こんにちは。デジタル整理＆AI活用を支援しているらくらスタイルです。
バックアップが大事なことは、もう知っている。やったほうがいいのもわかっている。それでも「今週は忙しいから来週」を繰り返して、気づけば前回いつやったか思い出せない。
これ、わたしも通ってきた道です。歯医者の定期検診と同じ構造。緊急ではないけれど、放っておくと確実に痛い目に遭うタイプの用事。
厄介なのは、バックアップをサボっても、その日は何も起きないところ。困るのは半年後、パソコンが動かなくなった朝だけ。だから後回しにされ続けるわけです。
今日は「気合いで頑張る」以外の方法で、月1回のバックアップを勝手に回る仕組みに変える話をします。使う道具はChatGPT。あなたの代わりに、面倒な段取りを全部考えてもらいましょう。
続かない原因は、意志の弱さではありません
毎回ゼロから考えているから疲れる
バックアップが続かない人の多くは、やり方を毎回思い出すところから始めています。
どのフォルダを保存するんだったか。どこにコピーするのが正しいのか。前回の分は消していいのか。この判断を毎回やっていたら、それは疲れます。
料理でたとえると、毎晩「今日は何を作ろう」から考える状態。献立を決める作業が一番しんどいと言われるのは、選択肢が多すぎるから。バックアップも同じで、判断を減らせば途端に軽くなります。
「ちゃんとやろう」が敵になる
完璧を目指すと、時間が確保できるまで着手できません。「今日は30分しか空いてないから、また今度」となる。
でも実際のところ、月1回のバックアップに30分は不要です。仕組みを決めておけば、確認と実行で5分から10分。この認識のズレが、先延ばしの大きな原因かもしれません。
AIに作ってもらうのは「考えなくて済む手順書」
ChatGPTに頼むと便利なのは、あなたの環境に合わせた具体的な手順に落とし込んでくれる点。一般的なバックアップ解説を読んでも「自分の場合はどうすれば」で止まりますが、AIには自分の状況を伝えられます。
車のカーナビに近いイメージ。「東京へ行く方法」を調べるより、「今いる場所から東京駅まで」を案内してもらったほうが、迷わず着けますよね。
実践編：3ステップで仕組みを作る
ステップ1：自分の状況をメモする
AIに渡す材料を先に用意します。書き出す項目はこれだけ。
- 使っているパソコン（WindowsかMacか）
- 大事なデータの置き場所（Cドライブのドキュメント、デスクトップ、Googleドライブなど）
- 保存先として使えるもの（外付けハードディスク、USBメモリ、Googleドライブなど）
- 月1回に使える時間（10分など、正直な数字を）
- 絶対に失いたくないデータの種類（顧客名簿、写真、会計データなど）
メモ帳に箇条書きで十分。きれいに書く必要はありません。
ステップ2：ChatGPTに丸投げする
用意したメモを添えて、こう頼みます。実際に私が使っている文面がこちら。
あなたはデータ管理の専門家です。バックアップが苦手で忙しい個人事業主が、月1回10分で終わるバックアップ習慣を続けられるよう、実行手順を作ってください。
条件
・全体を10分以内で終わる分量にする
・手順は最大6ステップ。各ステップに目安の所要時間を書く
・専門用語は使わず、中学生でもわかる言葉で書く
・「毎月このタイミングでやる」というきっかけの案を3つ提示する
・忘れたときにすぐ復帰できる考え方を最後に1行添える私の状況
（ステップ1のメモを貼り付け）
コツは、条件を数字で示すこと。「簡単に」だけでは、AIは意外と欲張った計画を出してきます。「10分以内」「6ステップまで」と枠を決めると、優先順位をつけて削ってくれます。
出てきた手順が長すぎたら、「これを半分の分量にしてください」と続けて送るだけ。遠慮せず何度でも短くさせましょう。
ステップ3：チェックリストに変えて貼る
手順ができたら、最後の仕上げ。
- ChatGPTに「この手順を、印刷して壁に貼れるチェックリスト形式に書き直してください」と頼みます。
- 出てきた内容をGoogleドキュメントかスプレッドシートに貼り付けます。
- ファイル名を「月次バックアップ手順」にして、すぐ開ける場所に保存します。
- 印刷して、パソコンの横に貼ります。ここが一番効きます。
紙に貼る理由は単純。デジタルの中に入れると、開くという一手間が挟まって忘れるからです。冷蔵庫の買い物メモが手書きで貼られているのと同じ理屈。
忘れない仕掛けを、あと2つ
カレンダーに繰り返し予定を入れる
Googleカレンダーで「月次バックアップ」という予定を作り、繰り返し設定を「毎月第1営業日」あたりに。通知は前日と当日、2回鳴らします。
わたしは「毎月1日の朝9時」に固定しています。日付を決め打ちにすると、悩む余地が消えて楽。
既存の習慣にくっつける
新しい習慣を単独で始めるのは難しいので、すでに毎月やっていることに接着してしまいます。
- 請求書を発行し終わったあと
- 月初に売上を集計したあと
- 月1回のオンライン会議が終わった直後
歯磨きのあとに洗顔をする、みたいな並べ方。順番が決まっていると、身体が勝手に動くようになります。
押さえておきたい基本の考え方
手順を作る前に、これだけ知っておくと安心。バックアップの世界では「3-2-1ルール」という考え方が広く使われています。
- データは3つ持つ（元のデータ＋コピー2つ）
- 保存する場所は2種類以上に分ける（パソコンと外付けハードディスクなど）
- そのうち1つは別の場所に置く（クラウドや自宅以外など）
貴重品を全部同じ引き出しに入れない、という発想と同じ。火事や水害で1か所ダメになっても、他が残る形にしておくわけです。
このあたりの基本は、総務省の国民のための情報セキュリティサイトでも解説されています。無料で読めるので、一度目を通しておくと判断に迷わなくなります。
新潟のように大雪や豪雨の影響を受けやすい地域だと、「別の場所に1つ」の価値がぐっと上がります。事務所が使えなくなっても、クラウドに1つあれば仕事は続けられる。
めんどくさがりの結論：自動化できるものは自動に
正直に告白すると、わたしは手作業のバックアップを長く続けられる自信がありません。だから可能な範囲は自動にしています。
- 仕事のファイルは、そもそもGoogleドライブの中で作業する（保存した瞬間にクラウドへ）
- Windowsなら「ファイル履歴」、Macなら「Time Machine」を外付けハードディスクに設定して放置
- 手作業でやるのは「自動化できていない部分の確認」だけ
こうすると、月1回の作業は「本当にコピーされているか目視で確認する」だけになります。実質3分。
自動洗濯機を回すのと、洗濯板でこするのの違い。どちらも洗濯ですが、続くのは前者ですよね。
ちなみに、どのフォルダを自動化の対象にすべきかは環境によって変わります。判断に迷ったら、らくらスタイルのブログにバックアップ関連の記事をまとめてありますので、参考にしてみてください。
注意点：AIに渡してはいけない情報
便利な話だけで締めるわけにはいきません。
ChatGPTに状況を伝えるとき、顧客の氏名や住所、パスワード、口座番号などを含めないよう気をつけてください。AIに必要なのは「顧客名簿というファイルがある」という情報であって、名簿の中身ではありません。
フォルダ名に個人名が入っている場合も、「顧客フォルダ」などに置き換えて伝えれば十分。ここは面倒でも省略しないでほしいところ。
まとめ
- 続かない原因は意志ではなく、毎回ゼロから考えている段取りの重さ
- ChatGPTには「10分以内」「6ステップまで」と数字で枠を指定する
- 完成した手順は印刷して壁に貼る。デジタルの中に埋めると忘れる
- カレンダーの繰り返し予定と、既存の習慣への接着で忘れない仕掛けを作る
- 保存は3つのコピー、2種類の場所、1つは別の場所。3-2-1ルールを目安に
- 自動化できる部分は自動に。人がやるのは確認だけにする
- 個人情報やパスワードはAIに入力しない
まずは今日、ステップ1のメモを5行書くところから。それをAIに投げれば、あなた専用の手順が10分後には手元にあります。来月の自分が、確実に楽になります。
今日のひとこと
Googleドライブで大事なフォルダを右クリックし、「オフラインで使用できるようにする」を選んでおくと、ネットがつながらない状況でもパソコン内から開けます。停電や通信障害のときに助かる小技。設定は一度きりで、あとは自動で同期してくれます。
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明日のタイトルは『外出先でスマホを紛失！AIに教わる「遠隔ロック＆データ消去」の手順』です。お楽しみに！ ※内容が変更になった場合はご容赦ください。
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