こんにちは。デジタル整理＆AI活用を支援しているらくらスタイルです。
「来週、どこか空いてますか？」というメッセージ。返そうと思って手帳を開いて、あれこれ確認しているうちに、返信を後回しにしてしまう。そんな経験、ありませんか？
日程調整って、地味だけど本当に消耗する作業なんですよね。相手の候補日を聞いて、自分の予定と照らし合わせて、ダブっていないか確認して、返信して…。しかもメールの往復が3回も4回も続くと、決まる頃にはもうグッタリ。週末の飲み会ひとつ決めるだけなのに、なぜこんなに疲れるんでしょう？
そこで今日は、この面倒な日程調整をスマホでサクッと終わらせる方法。カレンダーの連携と調整ツールを組み合わせて、外出先でも10秒で予定を確定させるコツをお伝えします。
なぜ日程調整はこんなに面倒なのか
まず、面倒の正体をハッキリさせておきましょう。
日程調整がしんどい一番の理由。それは、情報があちこちに散らばっているからです。
仕事のカレンダー、プライベートの予定、家族との約束。これらがバラバラの場所に書いてあると、毎回すべてを頭の中で足し算しないと空き時間がわからない。これって、冷蔵庫の中身を確認せずに買い物に行くようなものですよね。何が家にあるか把握していないから、同じ調味料をまた買っちゃう、あの失敗と同じ構造です。
つまり、予定を一箇所にまとめて見える化するだけで、悩みの半分は消えるというわけ。
ステップ1：まずはカレンダーを一本化する
道具の話の前に、土台づくりから。
複数のカレンダーを使っている方は、それらを1つの画面でまとめて見られるようにしておきましょう。
家族の予定はTimeTreeで共有
家族やパートナーとの予定調整には、TimeTreeというアプリが便利。
これは、みんなで書き込める一冊のカレンダーを、それぞれのスマホで共有できる仕組み。冷蔵庫に貼ってある家族カレンダーが、そのままスマホに入ったイメージですね。「土曜は子どもの習い事」と誰かが書けば、全員のスマホに反映される。書き忘れによるダブルブッキングが、ぐっと減ります。
くわしい使い方はTimeTreeの公式サイトものぞいてみてください。
仕事のカレンダーはGoogleカレンダーに集約
仕事の予定は、Googleカレンダーにまとめておくのが王道。
Google Workspaceを使っているなら、パソコンで入れた会議もスマホで即座に確認できます。どの端末で見ても中身が同じ、というのが最大の安心材料ですよね。
ステップ2：日程調整ツールで往復メールを卒業する
カレンダーが整ったら、いよいよ本題。往復メールをなくす仕組みです。
ここで登場するのが、日程調整ツール。SpirやeeasyといったサービスをGoogleカレンダーとつなげておくと、魔法のようなことが起こります。
そもそも調整ツールって何をしてくれるの？
かんたんに言うと、あなたの空いている時間だけを自動で相手に提示してくれるツールです。
自分のカレンダーと連携させておくと、予定が埋まっている時間は自動で除外され、空いている枠だけがリストアップされる。あとはそのリンクを相手に送るだけ。相手が好きな時間を選んでクリックすれば、両者のカレンダーに自動で予定が書き込まれます。
これ、レストランの空席予約に似ています。予約サイトを見れば、埋まっている時間は最初から表示されず、空いている枠だけがポチッと選べますよね。それと同じことを、あなたの予定でやってくれるわけです。
実際の使い方（スマホでの手順）
- Spirなどの調整ツールのアプリをスマホに入れます。
- 初回だけ、自分のGoogleカレンダーと連携させる設定をします。
- 日程調整したい相手が出てきたら、アプリで新しい調整枠を作ります。
- 打ち合わせの長さ（30分、1時間など）を選びます。
- 表示された候補日から、提示したい枠を指でタップして選びます。
- できあがったリンクを、メールやチャットにそのまま貼り付けて送ります。
- 相手が枠を選ぶと、自動で両者のカレンダーに登録され、完了です。
慣れれば本当に10秒。「候補日を3つ考えて文章にする」という一番面倒な工程が丸ごと消えます。
らくらスタイル流「もっと楽する」ひと工夫
ここからは私らしい、さらにサボるための工夫を。
私のおすすめは、よく使う調整パターンをあらかじめ作っておくこと。
たとえば「30分のオンライン打ち合わせ用」「1時間の対面相談用」といった型を、テンプレートとして保存しておく。そうすれば毎回ゼロから設定する手間がなくなります。料理でいう作り置きですね。忙しい日でも、温めるだけでサッと出せる。あの安心感を、日程調整にも持ち込むわけです。
もうひとつ。プライベートの時間をあらかじめカレンダーに予定として入れておくこと。
「金曜の夜は自分の時間」とブロックしておけば、調整ツールがその時間を自動で候補から外してくれます。仕事の予定に自分の休みを侵食されない、賢い防衛策というわけ。
こうした時間の使い方の工夫は、らくらスタイルのブログでもいろいろ紹介しているので、よかったら合わせてどうぞ。
と言いつつ、私はGoogleカレンダーに家族の予定、仕事、プライベートすべてを集約させています。
実は色々なツールを使い分けるのもちょっと面倒・・・
まとめ
今日のポイントを振り返っておきましょう。
- 日程調整が面倒なのは、予定があちこちに散らばっているから
- 家族の予定はTimeTree、仕事はGoogleカレンダーで一本化する
- Spirなどのツールをカレンダーとつなぐとメールのやりとりが不要になる
- 空き時間だけが自動で相手に提示され、選ぶだけで両者に登録される
- よく使う調整パターンはテンプレート化して毎回の手間をゼロに
まずは今使っているカレンダーを、1つの画面でまとめて見られるように整えるところから。ここが整うだけで、週末の予定調整が驚くほど軽くなりますよ。
今日のひとこと
調整ツールのリンクを送るとき、ひと言「ご都合の良い時間をお選びください」と添えるだけで、印象がぐっと丁寧になります。便利さと気配りは両立できる。むしろ手間が減った分、相手への心配りに時間を回せる。それがデジタル整理の本当の狙いだったりします。
らくらスタイルは「日常をもっと楽に、楽しく」を目指して、ご相談内容に合わせてお手伝いをいたします。気軽にご連絡ください。
明日のタイトルは『土曜のカフェタイム：iPadを「仕事の相棒」に変えるおすすめの手書きノートアプリ』です。お楽しみに！ ※内容が変更になった場合はご容赦ください。
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