こんにちは。デジタル整理＆AI活用を支援しているらくらスタイルです。
メールやチャットを開くたびに、「いつもお世話になっております」「お疲れ様です。〇〇です」と打ち込む毎日。
これ、1日に何十回繰り返しているか数えたことはありますか？
仮に1日50回だとしたら、1年で1万回以上も同じ挨拶を打ち込んでいる計算。
考えただけでも、指と肩がどっと疲れてきちゃいますよね。
毎日毎日、同じ文章をひたすらキーボードで打つ作業。
今日は、この退屈で面倒な時間をゼロにする、賢い「自動化」の仕組みについてお話しします。
同じ文章を手で打つのは「毎回、種から野菜を育てる」のと同じ
この状況を、日々のお料理に例えてみましょう。
夕食にカレーを作ろうと思ったとき、毎回わざわざ畑を耕して、じゃがいもや人参の種をまくところから始める人はいませんよね。
スーパーで買ってきたカット野菜を使えば、一番大切な「煮込んで味を調える」工程にすぐ取りかかれます。
パソコン業務でも、決まりきった挨拶や案内文は「カット野菜」としてあらかじめ用意しておくのが正解。
一からキーボードを叩いて文章を作るのは、今日で終わりにしましょう。
手書きで何度も自分の住所を書く代わりに、「ポンッ」とゴム印を押す。
この「デジタルなゴム印」を作るのが、今回のご提案です。
なぜ「日本のAIツール」なのか
「よし、定型文を作ろう！」と思ったとき、海外の汎用的なAIに頼むと「親愛なる〇〇様」のような、少し不自然な翻訳調になってしまうことがありませんか。
ここで頼りになるのが、日本のビジネス文化や敬語のニュアンスに特化した国産のAIツールです。
たとえば、ログイン不要ですぐに使える国産のAI検索エンジン「Felo（フェロー）」（https://felo.ai/）などのサービス。 日本の企業が開発しているため、「角が立たない催促メール」や「丁寧な断りの連絡」など、日本特有の微妙な空気感やクッション言葉を、驚くほど自然な日本語で生成してくれます。
新潟の控えめで丁寧な県民性にも、スッと馴染む文章が作れるというわけです。
らくら流・定型文の「自動化」3ステップ
AIに文章を作らせて終わり、ではありません。
それを一瞬で呼び出せるようにしてこそ、真のデジタル整理。
以下の手順で、あなた専用の「呼び出し魔法」を設定してみましょう。
- AIに「完璧な土台」を作ってもらう まずはFeloなどのツールで「取引先への月末の請求書送付メールの定型文を作って」と依頼。出来上がった文章の、宛名や金額の部分だけを空欄にしておきます。
- パソコンの「辞書（単語登録）」に仕込むここが最大のポイント。完成した文章をコピーし、Windowsの画面右下にある「あ」や「A」のアイコンを右クリックして「単語の追加（またはユーザー辞書ツール）」を開きます。そこに、さきほどの文章を貼り付けて登録。
- 短い「よみ」を設定する呼び出すための「よみ」を決めます。たとえば「おつ」と設定するだけで、「お疲れ様です。らくらスタイルの〇〇です。本日の議事録を送付いたします。」と一気に変換されるようにする。
たった2文字叩くだけで、長文がパッと画面に現れる快感。
これはまさに、手書きからゴム印に持ち替えたような劇的な変化です。
楽をして生まれた時間で、本当に伝えたいことを書く
「定型文や自動化なんて、心がこもっていないのでは？」
真面目な方ほど、そう悩まれるかもしれません。
でも、実は全くの逆なのです。
「いつもお世話になっております」という形式的な部分を機械に任せることで、あなたの脳と指先に「余裕」が生まれます。
その余ったエネルギーを使って、「急に冷え込んできましたが、体調はいかがですか」「先日の新潟名物のお土産、美味しかったです」といった、相手への純粋な気遣いを1行添える。
これこそが、らくらスタイル（https://rakura.net）が目指す、温かみのあるIT活用術。
面倒なことは徹底的にツールに任せ、人間らしさを残すべき部分にだけ全力を注ぐ。
これが、本当の意味での「丁寧な仕事」だと私は考えています。
まとめ：指先の省エネで、心に余裕を
今回のポイントを振り返ります。
- 挨拶の繰り返し入力は、時間と体力の見えない浪費。
- Feloなどの国産AIツールを使って、不自然さのない「完璧なテンプレート（カット野菜）」を作成する。
- パソコンの「単語登録」と組み合わせることで、2〜3文字で長文を呼び出す。
- 浮いた時間で、相手への「本当の気遣い」を1行添える。
まずは今日、あなたが一番よく打っている「よろしくお願いします」という挨拶だけでも、辞書に登録してみませんか。
明日からのメール返信が、驚くほど身軽になりますよ。
今日のひとこと
「楽をする」ための準備には、少しだけ手間をかける価値があります。一度の仕組みづくりが、未来のあなたを確実に救ってくれます。
らくらスタイルは「日常をもっと楽に、楽しく」を目指して、ご相談内容に合わせてお手伝いをいたします。気軽にご連絡ください。
明日のタイトルは『テキストの「行頭・行末」へ一気にジャンプする快感』です。お楽しみに！ ※内容が変更になった場合はご容赦ください。
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