こんにちは！デジタル整理アドバイザーの「らくらスタイル」です。
突然ですが、たくさんのデータがずらっと並んだExcelのシートを見て、思わずため息をついてしまった経験はありませんか？
「商品ごとの売上を集計して、って言われたけど、一つひとつ電卓で計算するのは大変…」
「アンケートの結果をまとめるのに、時間がかかりすぎて他の仕事が進まない…」
「支店ごとの実績を比較したいけど、どうやって表を作ればいいのか分からない…」
日々の業務では、こうしたデータ集計作業が意外と多いものですよね。手作業でやっていると時間もかかるし、何より集中力が途切れてしまう原因にもなりかねません。実はそれ、大きな時間のロスに繋がっているかもしれないんです。
でも、安心してください。Excelには、そんな面倒な集計作業をあっという間に片付けてくれる、まるで魔法のような機能が備わっているんです。その名も「ピボットテーブル」。
「名前からして難しそう…」「関数とか使わないといけないんでしょ？」と感じた方もいるかもしれませんね。正直に言うと、私も最初はボタンがたくさんあって、なんだか専門家が使う難しい機能なんだろうな、と思っていました。
でも、根がめんどくさがりの私だからこそ、この「どうすればもっと楽になるか」を追求した結果、ピボットテーブルは絶対に手放せない相棒になったんです。プログラミングの知識も、難しい関数も一切不要。必要なのは、マウスのドラッグ＆ドロップだけ。
この記事を読み終える頃には、あなたもきっと「なんでもっと早く使わなかったんだろう！」と感じるはず。データ集計への苦手意識を克服し、分析の楽しさに目覚めるきっかけになれば嬉しいです。それでは、一緒にデータ集計の達人への第一歩を踏み出しましょう！
そもそも「ピボットテーブル」って一体何？
まず、「ピボットテーブル」という言葉の響きに圧倒されないでくださいね。一言でいうと、これは「大量のデータをあっという間にまとめてくれる、賢いまとめ役」です。
例えば、たくさんのレゴブロックがごちゃ混ぜに入った箱があるとします。これを「赤いブロックだけ集めて」「四角いブロックだけ集めて」と手作業で仕分けるのは大変ですよね。
ピボットテーブルは、この仕分け作業を自動でやってくれる魔法の箱のようなもの。レゴブロックという「元データ」さえあれば、「色別」「形別」「大きさ別」といった様々な切り口で、瞬時に数を数えたり、分類したりしてくれるんです。
専門的な言葉を使わずに言うと、「行」と「列」の項目を自由に入れ替えながら、色々な角度からデータをインタラクティブに分析できるツール、と考えると分かりやすいかもしれません。
この機能を使えば、これまで何時間もかかっていた集計作業が、ほんの数分で終わることも夢ではありません。新潟のオフィスでも、多くのビジネスパーソンがこの機能を知らずに、貴重な時間を集計作業に費やしているかもしれません。この感動をぜひ、あなたにも味わっていただきたいです。
最重要！ピボットテーブルを使う前の「お作法」
魔法のようなピボットテーブルですが、一つだけ守ってほしい「お作法」があります。それは、元になるデータをきれいな「リスト形式」で用意しておくことです。
ピボットテーブルが正しくデータを理解できるように、事前にきちんと整えてあげる。これこそ、まさに「デジタル整理」の考え方そのものなんです。難しいことはありません。以下の3つのポイントだけ、確認してみてください。
- 1行目は必ず「見出し」にする「日付」「商品名」「売上金額」のように、各列に何が入っているかを示す見出しを必ず1行目に作りましょう。
- データ内に空白の行や列を作らないデータが途切れていると、ピボットテーブルが「データはここまでだな」と勘違いしてしまいます。空白行や列は削除しておきましょう。
- セルを結合しない見た目を整えるためにセルを結合していると、正しく集計できません。セルの結合はすべて解除しておくのがルールです。
【良い例：ピボットテーブルが喜ぶデータ】
| 日付 | 支店名 | 商品名 | 売上金額 |
| 4/1 | 東京 | りんご | 100 |
| 4/1 | 大阪 | みかん | 80 |
| 4/2 | 東京 | みかん | 160 |
【悪い例：ピボットテーブルが困ってしまうデータ】
| 4月度売上 | |||
| 東京支店 | |||
| 日付 | 商品名 | 売上金額 | |
| 4/1 | りんご | 100 | |
| 大阪支店 | |||
| 4/1 | みかん | 80 |
このひと手間が、後の分析作業を劇的に楽にしてくれます。まさに「急がば回れ」ですね。
もし、データ整理の基本からしっかり学びたいという方は、こちらの記事も参考にしてみてくださいね。
【データ整理の基本】散らかったパソコンを卒業する方法
【図解】いよいよ実践！ピボットテーブルを作ってみよう
お待たせしました！データの準備ができたら、いよいよピボットテーブルを作成していきます。ここからは、ステップ・バイ・ステップで丁寧に解説しますので、一緒に操作してみてくださいね。
#### ステップ1：元になる表を選択する
まず、先ほど準備したデータリストの中の、どこか一つのセルをクリックします。表全体を選択する必要はありません。Excelが自動でデータ範囲を認識してくれるので、どこか一か所で大丈夫です。この手軽さが嬉しいですよね。
#### ステップ2：「挿入」タブから「ピボットテーブル」をクリック
次に、Excelの上部にあるメニューから「挿入」タブを選び、一番左にある「ピボットテーブル」をクリックします。
#### ステップ3：作成場所を選択する
クリックすると、「ピボットテーブルの作成」という小さなウィンドウが表示されます。ここでは、分析するデータの範囲が正しく選択されているかと、ピボットテーブルをどこに作成するかを聞かれます。
基本的には、「新規ワークシート」 を選ぶことを強くおすすめします。なぜなら、元のデータを直接いじらずに、新しいきれいなシートで分析作業ができるからです。これも大切なデータ整理の考え方。元データはいつでも綺麗な状態に保っておきましょう。「OK」をクリックします。
#### ステップ4：フィールドをドラッグ＆ドロップで配置する
「OK」を押すと、新しいシートが追加され、左側にピボットテーブルの枠、右側に「ピボットテーブルのフィールド」という作業ウィンドウが表示されます。ここが、魔法をかけるための舞台です！
右側の作業ウィンドウは、大きく2つのエリアに分かれています。
- フィールドリスト（上部）: 元データの見出し（日付、支店名など）が一覧で表示されています。
- 4つのエリア（下部）:
- フィルター: 報告書全体を特定の条件で絞り込みたいときに使います。
- 列: 表の「列（横方向）」に表示したい項目を置きます。
- 行: 表の「行（縦方向）」に表示したい項目を置きます。
- 値: 集計したい「数値データ（売上金額など）」を置きます。
操作はとっても簡単。上部のフィールドリストから、分析したい項目をマウスで掴んで、下の4つのエリアのいずれかにドラッグ＆ドロップするだけです。
実践！マウス操作だけで色々な集計をしてみよう
理屈は分かったけど、実際にどう動くのか見てみたいですよね。よくある集計例を2つ、一緒にやってみましょう。あっという間に表が完成する様子に、きっと感動しますよ！
集計例1：商品ごとの「売上合計」を知りたい！
一番シンプルな集計です。どの商品がどれだけ売れたのか、一瞬で明らかにします。
- フィールドリストから「商品名」を掴んで、下の「行」エリアにドラッグ＆ドロップします。
- 次に、フィールドリストから「売上金額」を掴んで、下の「値」エリアにドラッグ＆ドロップします。
たったこれだけです！左側のピボットテーブルの枠に、下のような集計表が自動で作成されたはずです。
| 行ラベル | 合計 / 売上金額 |
| りんご | 100 |
| みかん | 240 |
| 総計 | 340 |
手作業で計算したり、SUM関数を使ったりする必要は一切ありません。これがピボットテーブルの基本の力です。
集計例2：【支店別】かつ【商品別】の売上を比較したい！
次はもう少し複雑なクロス集計表を作ってみましょう。どの支店で、どの商品が売れているのかを分析します。
- 「商品名」は先ほどと同じく「行」エリアに置いたままにします。
- フィールドリストから「支店名」を掴んで、「列」エリアにドラッグ＆ドロップします。
- 最後に、「売上金額」が「値」エリアにあることを確認します。
すると、どうでしょう。一瞬で、行に商品名、列に支店名が入った、見やすいクロス集計表が完成しました。
| 行ラベル | 大阪 | 東京 | 総計 |
| りんご | 100 | 100 | |
| みかん | 80 | 160 | 240 |
| 総計 | 80 | 260 | 340 |
このように、項目をドラッグ＆ドロップで入れ替えるだけで、データの見方を自由自在に変えることができます。「支店名」を行に、「商品名」を列にすれば、また違った見え方の表になります。ぜひ色々試して、データの面白い側面を発見してみてください。
まとめ
さて、今回はExcelの神機能「ピボットテーブル」の超入門編をお届けしました。もうデータ集計は怖くありませんね！最後に、今日のポイントを振り返っておきましょう。
- ピボットテーブルは、マウス操作だけで大量のデータを集計・分析できる魔法のツール。
- 使う前には、元データを「見出しあり・空白なし・結合なし」のリスト形式に整える「デジタル整理」が何より大切。
- 画面右側の「フィールド」を下の4つのエリア（行・列・値・フィルター）にドラッグ＆ドロップするだけで、自由自在に集計表が作れる。
- まずは簡単な集計から試してみて、その便利さを体感することから始めよう！
最初は少し戸惑うかもしれませんが、何度か触っているうちに、必ずこの便利さを実感できるはずです。これまで集計作業にかけていた時間を、もっと創造的な仕事や、自分のために使ってみませんか？お手元のパソコンにあるデータで、ぜひ一度、この魔法を試してみてくださいね。
より詳しい機能や応用方法について知りたい方は、Microsoftの公式サイトも素晴らしい情報源になりますよ。
今日のひとこと
実は、最近のExcelには「アイデア」（バージョンによっては「分析情報」）というAI機能が搭載されているのをご存知ですか？データを範囲選択して「ホーム」タブにあるこのボタンを押すだけで、AIが自動でデータを分析して、「こんなグラフはいかがですか？」「こんな傾向が見られますよ」と、ピボットテーブルやグラフを提案してくれるんです。
ピボットテーブルで自分で分析するのに慣れたら、AIに分析のヒントをもらう、という使い方も面白いかもしれません。データをただの数字の羅列として見るのではなく、その裏にある意味やストーリーを読み解く。このスキルは、これからの時代にあなたの強力な武器になりますよ。
らくらスタイルは「日常をもっと楽に、楽しく」を目指して、ご相談内容に合わせてオーダーメイドのお手伝いをいたします。気軽にご相談ください。
明日のタイトルは
「パワポプレゼン作成：プレゼンに動画を埋め込んで、よりダイナミックに表現する方法（難易度★★★☆☆）」
です。お楽しみに！
※内容が変更になった場合はご容赦ください。
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