エクセル時短術：【データ整理の基本】Excelの「並べ替え」機能で情報を整理する方法（難易度★★☆☆☆）

こんにちは！「らくらスタイル」のデジタル整理アドバイザーです。

毎日の業務、お疲れ様です。パソコンを開いてExcelの表を見たとき、「このデータ、もっと見やすくならないかな…」とため息をついた経験はありませんか？たくさんの情報がバラバラに入力されていると、探したいデータが見つからず、ムダな時間を過ごしてしまいますよね。

完璧主義な私としては、こういう「小さなイライラ」を見逃せません。でも、実はこれ、すごく簡単な操作で解決できるんです。今日のテーマは、Windowsパソコン初心者の方でもすぐにできる、Excelの「並べ替え」機能。これをマスターすれば、あなたのデジタル整理は一歩前進し、業務効率がグッと上がりますよ！

なぜExcelの「並べ替え」が必要なの？

データ整理は、ただ見た目をきれいにするだけでなく、仕事のスピードを劇的に変えるための重要なステップです。散らかったデータのままだと、探す手間だけでなく、間違いも起こりやすくなります。例えば、「売上が一番高い商品はどれだろう？」とか「顧客リストを都道府県別にまとめたい」と思ったとき、並べ替え機能を使えば、一瞬で目的の情報を引き出せるようになるのです。

「どうすればもっと楽に、快適になるか」を追求する私「らくらスタイル」も、この機能には常にお世話になっています。

【ステップ1】並べ替えの準備：データをすべて選択する

並べ替えで最も大切なのは、表全体を正しく選択することです。ここを間違えると、データがバラバラになってしまい、後で大変なことになります。

1. 並べ替えをしたい表の中にある、いずれかのセルをクリックします。
2. キーボードの**「Ctrl」キーと「A」キーを同時に押します**。これで、表全体が自動的に選択されます。

もし表全体がうまく選択できない場合は、マウスを使って先頭のセルから最後のセルまでをドラッグして選択してください。

【ステップ2】「並べ替え」機能を呼び出す

表全体が選択された状態で、画面上部のメニューから「データ」タブをクリックします。

その中に、「並べ替えとフィルター」というグループがあります。今回は、一番基本の「昇順」（小さい順、あいうえお順）と「降順」（大きい順、逆あいうえお順）を使ってみましょう。

【ステップ3】実際に並べ替えてみよう

• 数値のデータを並べ替える例えば、売上データなどが入っている列を並べ替えたいとします。
  1. 売上データの列のセルをクリックします。
  2. 「データ」タブにある「昇順」（A→Zアイコン）をクリックすると、数値の小さい順に並び変わります。
  3. 「降順」（Z→Aアイコン）をクリックすると、数値の大きい順に並び変わります。
• 文字のデータを並べ替える例えば、顧客名をあいうえお順に並べ替えたい場合も同じです。
  1. 氏名データの列のセルをクリックします。
  2. 「データ」タブにある「昇順」をクリックすると、あいうえお順に並び変わります。

これだけで、表全体が自動的に連動して、あなたの見たい形に一瞬で整理されます。まるで魔法のようですね。

【ステップ4】複数の条件で並べ替える

さらに、少し応用して「並べ替え」ボタン（アイコンの隣にある大きなボタン）を使ってみましょう。

• 「役職」と「氏名」で並べ替えたい場合
  1. 表全体を選択した状態で、「並べ替え」ボタンをクリックします。
  2. 「最優先されるキー」に「役職」を選び、「並べ替えのキー」は「値」、「順序」は「昇順」を選びます。
  3. 次に、「レベルの追加」ボタンをクリックして、「次に優先されるキー」に「氏名」を選び、同じように設定します。
  4. これで、「役職」があいうえお順に並び、同じ役職の中では「氏名」があいうえお順になるように整理できます。

まとめ

Excelの「並べ替え」機能は、デジタル整理の第一歩として非常に強力です。

• 並べ替えたい表全体を正しく選択することが最も重要です。
• 「データ」タブから**「昇順」「降順」ボタン**で簡単に並べ替えができます。
• 「並べ替え」ボタンを使えば、複数の条件を組み合わせて、より細かくデータを整理できます。

最初は戸惑うかもしれませんが、一度やり方を覚えてしまえば、どんなデータも怖くなくなります。この機能を使って、データの迷子から卒業し、日々の業務をもっと「楽」に、もっと「楽しく」していきましょう！

今日のひとこと

Excelの並べ替え機能と似た機能で、データを絞り込む「フィルター」機能があります。実は、キーボードの「Ctrl」＋「Shift」＋「L」というショートカットキーを使うと、一発でフィルターを設定できるんですよ。今日の並べ替え機能と合わせて、ぜひ試してみてくださいね。

らくらスタイルは「日常をもっと楽に、楽しく」を目指して、ご相談内容に合わせてオーダーメイドのお手伝いをいたします。気軽にご相談ください。

明日のタイトルは

「パワポプレゼン作成：箇条書きをオシャレに！「SmartArt」機能で図解に一発変換する方法（難易度★★☆☆☆）」

です。お楽しみに！

※内容が変更になった場合はご容赦ください。

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