こんにちは。デジタル整理＆AI活用を支援しているらくらスタイルです。
スマホの電池が切れた瞬間、あなたは誰の電話番号を思い出せますか。
家族の番号すら、正確には言えない。私もそうです。ここ十年、番号を暗記したことなんてありません。
普段はそれで困らない。困らないからこそ、いざというときに詰みます。
災害で停電が続いたとき。スマホをなくしたとき。急に入院することになったとき。「連絡先が分からない」という、たったそれだけの理由で、身動きが取れなくなる。
さらに個人事業主だと、もう一つ問題があります。契約しているサービスの一覧、把握できていますか。サーバー、ドメイン、会計ソフト、各種サブスク。自分が動けなくなったとき、誰も引き継げません。
今日はこの2つをまとめて解決する「緊急連絡先・アカウント一覧表」を、AIの力で作っていきます。
なぜ一覧表が必要なのか
記憶は、意外とあてにならない
普段使っているサービス、いくつあるか即答できますか。
数えてみると、たいてい想像の倍はあります。私が最初に洗い出したときは、47件ありました。自分でも驚きました。
「自分だけが知っている」の危うさ
サーバーの契約更新日。ドメインの管理会社。取引先の担当者の携帯番号。
これらが頭の中にしかないと、あなたが動けなくなった瞬間、全部が止まります。
家の鍵を1本しか持っていないのに、それを常に自分のポケットに入れている状態。落としたら誰も家に入れません。
紙とデジタル、両方あるのが理想
災害時、スマホが使えない前提で考えてください。
クラウドに完璧な一覧があっても、見られなければ意味がない。だから紙も用意する。原始的ですが、電池切れしないという圧倒的な強みがあります。
つくるのは2種類の表
混ぜないのがコツ。用途が違うからです。
表1：緊急連絡先一覧（紙で持ち歩く用）
災害時に、その場で見る想定。だから短く、要点だけ。
表2：アカウント・契約一覧（金庫に保管する用）
引き継ぎや、自分の管理用。こちらは詳しく。
分けておくと、持ち歩く紙に機密情報が載らずに済みます。財布に入れるカードと、金庫にしまう権利証。分けますよね。
表1：緊急連絡先一覧の作り方
入れる項目
- 分類（家族／医療／取引先／インフラ）
- 名前・組織名
- 電話番号
- 続柄・関係
- 優先順位
これだけ。A4一枚に収まる分量で。
ChatGPTに作ってもらうプロンプト
災害時に紙で携帯するための、
緊急連絡先一覧表のひな形を作成してください。
【私の状況】
・新潟県で個人事業主として働いている
・家族4人（配偶者、子ども2人）
・自宅兼事務所
【必要な項目】
分類 / 名前・組織名 / 電話番号 / 関係 / 優先順位
【条件】
・A4用紙1枚に収まる分量にしてください
・「これも入れておくべき」という連絡先を、
カテゴリごとに提案してください
・実際の氏名や番号は書かず、記入欄だけ作ってください
・CSV形式で出力してください
・思いつきで項目を増やさず、災害時に本当に必要なものに絞ってくださいここで出てくる提案が、けっこう役に立ちます。「かかりつけ医」「子どもの学校の緊急連絡先」「電力会社の停電受付」「加入している保険会社」。自分では抜けがちなものが並びます。
見落としやすい連絡先
AIの提案に加えて、私からもいくつか。
- 職場や取引先の代表番号（担当者が不在でもつながる先）
- 自治体の災害対策本部
- 賃貸なら管理会社、持ち家なら施工業者
- ペットをお持ちなら、動物病院
- 遠方に住む親族（近隣が同時に被災する可能性を考慮）
最後の項目、防災の世界ではよく言われる話。近所の人と同時に被災すると、お互い助けられません。離れた場所に一人、連絡役を決めておくと安心です。
印刷して持ち歩く
作った表は印刷して、こう扱います。
- A4で印刷し、半分に折ります。
- 100円ショップのクリアケースに入れます。防水になります。
- 財布、防災リュック、車の中。3か所に置きます。
- 家族にも1枚ずつ配ります。
濡れたら読めない紙は、災害時には役に立ちません。ラミネートまでやれば完璧ですが、そこまでしなくてもクリアケースで十分。
表2：アカウント・契約一覧の作り方
こちらは中身が重くなります。
入れる項目
| 項目 | 記入例 |
|---|---|
| サービス名 | レンタルサーバー〇〇 |
| 用途 | ホームページの公開 |
| 重要度 | 高 |
| 登録メールアドレスの種別 | 屋号用アドレス |
| 支払方法 | クレジットカード（末尾4桁のみ記載） |
| 契約更新日 | 毎年3月15日 |
| 年額 | 約13,000円 |
| 二段階認証 | 設定済み |
| 認証アプリの保管場所 | メインのスマホ |
| パスワードの保管場所 | パスワードマネージャー |
| 解約時の連絡先 | サポート窓口の電話番号 |
| 備考 | 停止するとHPが見られなくなる |
絶対に書かない項目
ここ、太字にしたいくらい大事なところ。
- パスワードそのもの
- クレジットカードの全桁
- 銀行口座の暗証番号
- 認証コード
書くのは「どこに保管してあるか」だけ。
宝の地図に、宝そのものを描く人はいませんよね。場所を示すだけで十分です。
ChatGPTに作ってもらうプロンプト
個人事業主向けの「アカウント・契約一覧表」の
ひな形を作成してください。
【想定する用途】
・自分が病気や事故で動けなくなったときの引き継ぎ
・契約の棚卸しと、無駄なサブスクの発見
【私の事業内容】
新潟でデジタル整理とIT活用の支援サービスを提供
【絶対に守ってほしい条件】
・パスワード、暗証番号、カード番号の全桁を
記入する欄は作らないでください
・保管場所を示す欄のみにしてください
【その他の条件】
・個人事業主が契約しがちなサービスを、
カテゴリ別に30項目ほど例示してください
・列項目はCSV形式で、サンプル1行を添えてください
・記入する際の注意点も、箇条書きで教えてくださいパスワード欄を作らせない指示、必ず入れてください。放っておくと、AIは親切心で作ってしまいます。
洗い出しに使えるプロンプト
「何を契約していたか思い出せない」。そんなときはこちら。
個人事業主が契約している可能性のあるサービスを、
質問形式で30個挙げてください。
【条件】
・「〜は契約していませんか」という形で書いてください
・カテゴリごとに分けてください
（IT関連、事務、金融、保険、通信、その他）
・年に1回だけ支払うものや、
自動更新で忘れがちなものを重点的に含めてください「ドメインの更新料は誰が払っていますか」「使っていないサブスクの引き落としはありませんか」。こういう質問で、忘れていた契約が次々出てきます。
冷蔵庫の奥から、賞味期限切れの調味料が出てくる感覚。ちょっと気まずいけれど、見つかってよかったやつ。
洗い出しをラクにする実践テクニック
自力で思い出すのは大変。効率のいい方法を3つ。
方法1：クレジットカードの明細を見る
過去12か月分をさかのぼります。年払いのサービスも、これで全部拾えます。
明細をCSVでダウンロードできるカード会社なら、スプレッドシートに貼って眺めるのが早い。
方法2：メールを検索する
Gmailの検索窓に、こう入れてみてください。
subject:(領収書 OR ご請求 OR 更新 OR お支払い)契約しているサービスからの通知が、ずらっと並びます。
方法3：パスワードマネージャーの一覧を見る
Chromeのパスワード管理画面を開けば、ログインしたことのあるサービスが全部載っています。
ここが一番手っ取り早いかもしれません。
保管方法と、家族への伝え方
作って終わりでは意味がない。
3か所に分けて保管
- Googleドライブに置き、信頼できる相手に共有設定をしておく
- 印刷して、自宅の鍵付き引き出しか金庫に保管する
- 実家など、別の場所にもう1部預けておく（機密性の低い版のみ）
3つ目は、自宅が被災した場合の保険。ただし詳細版は預けず、緊急連絡先だけにしておくのが無難。
「存在を伝える」が最重要
どんなに完璧な一覧を作っても、家族が存在を知らなければゼロと同じ。
「何かあったら、リビングの引き出しの一番下を見て」
この一言を、今日中に伝えてください。1分で終わります。
防災用品を買っても、置き場所を家族が知らなければ使われません。まったく同じ話ですね。
更新のタイミング
- 年に1回、確定申告の時期に見直す
- 新しいサービスを契約したとき
- 契約を解約したとき
私は2月に「アカウント一覧の更新」をカレンダーに入れています。確定申告のついでにやると、二度手間になりません。
AIに渡してはいけないもの
念のため、はっきり書いておきます。
- 実際の氏名、電話番号、住所
- パスワード、暗証番号
- カード番号、口座番号
- 実在するアカウントのIDやメールアドレス
AIに頼むのは「ひな形の作成」まで。中身を埋めるのは、手元のスプレッドシートで。
ここを混同すると、自分の情報を丸ごと外部に渡すことになります。便利さと引き換えに失うものが大きすぎる。
災害への備えとセキュリティは、実は同じ根っこ。この考え方はらくらスタイルのブログでも繰り返しお伝えしています。
なお、防災の観点から一覧を作る意義については、日ごろからの備え – 首相官邸 防災の手引きにも関連する情報があります。目を通しておくと、抜けに気づけるかもしれません。
まとめ
今日の要点を振り返ります。
- 緊急連絡先は「紙で持ち歩く用」、アカウント一覧は「金庫保管用」。2種類に分ける
- 緊急連絡先はA4一枚。クリアケースに入れて、財布・防災リュック・車の3か所へ
- 遠方の親族を1人、連絡役として入れておく
- アカウント一覧には、パスワードそのものを絶対に書かない。保管場所だけ記す
- 洗い出しは、カード明細・メール検索・パスワードマネージャーの3方向から
- AIにはひな形作成を頼む。実データは入力しない
- 保管は3か所に分散。そして家族に存在を伝える
- 年1回、確定申告のついでに更新する
今日やることは1つ。Gmailで「subject:(領収書 OR ご請求)」と検索してみてください。1分で、自分の契約状況がざっと見えます。
思っていたより多いはず。そこが出発点です。
今日のひとこと
Googleスプレッドシートは、スマホアプリで「オフラインで使用可能」に設定できます。ファイルを開いて右上のメニューから設定するだけ。
これで、通信が切れても一覧表が見られます。紙とスマホ、二重の備え。どちらか生き残ればいい、という考え方で十分です。
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明日のタイトルは『停電したらどうする？PC・スマホのバッテリー長持ちテクをAIに聞く』です。お楽しみに！ ※内容が変更になった場合はご容赦ください。
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