こんにちは。デジタル整理＆AI活用を支援しているらくらスタイルです。
急に会社を休まなければならなくなったとき。頭に浮かぶのは、こんなことではないでしょうか。
「あのお客さんに、連絡しなきゃ」「今日の会議、どうしよう」「あの書類、誰が出すの？」
体調が悪いときや、緊急の用事があるときに、これを一から考えるのは、かなりしんどいですよね。そこで役立つのが、「もしもの時の業務連絡ガイド」です。あらかじめ文面や手順を用意しておけば、いざというとき、コピーして送るだけ。気持ちの負担が、ぐっと軽くなります。
今日は、このガイドをAIと一緒に下書きする方法を紹介します。
業務連絡ガイドとは？
ひとことで言うと、「緊急時に、誰に、何を、どう連絡するか」をまとめた、お助けメモです。
たとえ話で言うと
学校や会社にある「緊急連絡網」を、思い浮かべてください。いざというときに、慌てず動けるよう、あらかじめ連絡の順番が決まっているものです。業務連絡ガイドは、それを自分用に作る感覚です。
こんなときに役立つ
- 急な発熱や、体調不良
- 家族の緊急事態
- 交通機関の遅れや、災害
- 入院や、長期のお休み
もしものとき、本人が連絡できない場合もあります。そんなときのために、家族や同僚が代わりに連絡できるよう、ガイドを残しておくのも、大切な備えです。
ガイドに入れる、4つの要素
必要なことは、意外とシンプルです。
要素1：連絡する人の優先順位
まず、誰に連絡するか。上司、チームの同僚、取引先、の順に、整理します。「最初に連絡する人」を決めておくだけで、焦りが減ります。
要素2：連絡の文面
「体調不良のため、本日お休みをいただきます」といった、定型文を用意しておきます。状況別に、いくつか作っておくと便利です。
要素3：代わりに対応してほしいこと
今日の予定や、急ぎの案件のうち、誰かに頼みたいことを、書いておきます。詳しい手順は、昨日の記事の「引き継ぎメモ」に任せて、ここでは「見る場所」だけを書いておきます。
要素4：連絡手段
電話、メール、チャット。どの手段で連絡するのが、会社のルールか。これも、先に書いておきましょう。
AIに、文面の下書きを作ってもらう
文章を考えるのが、いちばん面倒ですよね。ここは、AIの得意分野です。
質問例1：状況別の連絡文を作る
- 「体調不良で、急に仕事を休むときの、上司への連絡文を、丁寧な言い方で、短く作ってください」
- 「取引先に、担当者が急に対応できなくなったことを伝える文面を、お詫びの気持ちが伝わる形で作ってください」
質問例2：トーンを変える
- 「同じ内容を、社内のチャット向けに、もう少し短く、やわらかい言い方に変えてください」
質問例3：抜けをチェックする
- 「緊急時の連絡文に、入れておくべき項目を、チェックリストにしてください」
AIが出した文面は、そのまま使わず、必ず、自分の言葉に直しましょう。会社によって、言い回しの習慣も違います。「らしくない」文章で送ると、かえって、相手が不安になることもあります。
個人名や取引先名は、入力しない
文面を作るときは、「上司」「取引先」のように、役割で伝えましょう。実際の名前や、会社の名前、顧客の情報は、AIに入力しないでください。Geminiの公式ヘルプにも、人の目に触れてほしくない機密情報は入力しないよう書かれています。
https://support.google.com/gemini/answer/13594961?hl=ja
チャットツールのステータスも、味方につける
もしものときの連絡は、メールや電話だけではありません。チャットツールの「ステータス」も、便利な連絡手段です。
たとえば、Slackの公式ヘルプによると、ステータスは、自分の状況をほかのメンバーに知らせるメッセージです。名前の横に、絵文字が表示されます。また、ステータスを自動で消す時間を設定したり、今後のステータスを事前にスケジュールしたりもできると説明されています。
https://slack.com/help/articles/201864558-Set-your-Slack-status-and-availability
「お休み中です」と表示しておくだけで、チームの人が、状況を察してくれます。ステータスについては、明日の記事で、さらにくわしく取り上げます。
文面の例（そのまま使えるひな形）
AIに作ってもらった文面を、自分の言葉に直すとき、参考になる例を挙げておきます。名前や会社名は、あえて入れていません。
例1：体調不良で休むとき（上司へ）
- 「おはようございます。体調がすぐれないため、本日はお休みをいただきたく、ご連絡しました。急ぎの案件は、共有フォルダの引き継ぎメモに場所を書いています。ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします」
例2：取引先へ、担当者が対応できないとき
- 「いつもお世話になっております。担当の者が、急なご事情で、しばらく対応できなくなりました。お急ぎの件は、代わりの担当者が承ります。ご不便をおかけし、申し訳ございません」
例3：家族が代わりに連絡するとき
- 「本人が体調を崩しており、代わって、ご連絡しています。しばらくお休みをいただきたいとのことです。詳細は、本人が回復してから、あらためてご連絡いたします」
どれも、短く、必要なことだけ。長い説明は、かえって相手の負担になります。
「完璧な文面」より「すぐ送れる文面」
ガイドを作るとき、つい、立派な文章を目指してしまいがちです。でも、緊急時に必要なのは、「完璧さ」ではなく「スピード」。
- 状況別に、2〜3パターンあれば十分
- 長くなりすぎないよう、3行以内を目安にする
- 送る相手の名前の部分だけ、書き換えればいい形にしておく
お弁当を、前の晩に詰めておくようなもの。朝は、持って出るだけで済みます。
ガイドを、どこに保管する？
作ったガイドは、必要なときに、すぐ取り出せる場所に置きましょう。
- 会社のルールで許されている、共有の場所
- 家族にも、場所だけ伝えておく
- 上司や同僚にも、存在を知らせておく
ただし、会社の情報は、個人のスマホや、自宅のパソコンに置かないことが基本です。個人用と仕事用は、きちんと分けて、管理しましょう。
定期的に、見直そう
連絡先や、会社のルールは、変わることがあります。半年に1回くらい、次の点を見直しましょう。
- 連絡先は、今も正しいか
- 上司や、担当者は、変わっていないか
- 文面は、今の状況に合っているか
年度の変わり目や、部署の異動のタイミングで、見直すのが、おすすめです。
まとめ
- 業務連絡ガイドは、緊急時に、慌てず動くためのお助けメモ
- 入れる要素は、連絡の優先順位、文面、代わりに対応してほしいこと、連絡手段の4つ
- 文面の下書きは、AIに任せ、最後は自分の言葉に直す
- 個人名や会社名は、AIに入力しない
- 半年に1回は、ガイドを見直す
まずは、「急に休むときの、連絡文」を、AIに1つ作ってもらうところから、始めてみませんか？
仕事のデジタル整理や、AI活用で迷ったら、らくらスタイルのブログも、のぞいてみてください。
今日のひとこと
「準備しておく」ことは、「安心を先に買っておく」こと。備えがあるだけで、毎日の仕事が、ちょっと軽やかになりますよ。
らくらスタイルは「日常にもっと便利と、ワクワクを」を目指して、ご相談内容に合わせてお手伝いをいたします。気軽にご連絡ください
明日のタイトルは『AIに相談！会社のチャットツールのステータス管理』です。お楽しみに！ ※内容が変更になった場合はご容赦ください。
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