こんにちは。デジタル整理＆AI活用を支援しているらくらスタイルです。
「もし今、大きな地震が来たら、家族とどこで会えばいい？」
急に聞かれて、はっきり答えられる人は少ないはず。私も昔は「まあ、そのとき電話すればいいでしょ」くらいの感覚でした。でも、新潟で暮らしていると台風や豪雨、大雪、そして地震まで、災害はけっこう身近な話題ですよね。
しかも困るのは、慌てているときほど頭が真っ白になること。普段なら覚えている電話番号すら思い出せない。そんな状態で「どこに集まる？」を考えるのは、正直かなり無理があります。
そこで今日は、家族やチームと共有する連絡ルールを、AIに手伝ってもらって30分で作る方法をご紹介。難しい防災知識はいりません。必要なのは、スマホかパソコンと、ちょっとした決断だけ。
そもそも、なぜ「決めておく」だけで差がつくのか
災害時、電話はいちばんつながらない手段
普段の連絡手段といえば電話やLINE。ところが大きな災害が起きると、みんなが同時に使うので回線が混み合います。
イメージとしては、朝の高速道路の合流地点。1台ずつなら余裕で通れるのに、全員が同じタイミングで入ろうとすると渋滞してしまう。あれと同じ状態が、電話回線でも起きるというわけ。
一方で、テキストのやり取りやSNSは比較的軽いデータなので通りやすい傾向があります。つまり「連絡手段の順番」を先に決めておくだけで、無駄な時間を使わずに済むんです。
「たぶん通じる」は、いちばん危ない思い込み
家族間でよくあるのが、お互い別の場所で待っていたという行き違い。父親は職場から自宅へ、子どもは学校から避難所へ、母親は自宅から学校へ。全員が善意で動いているのに、誰も会えない。
これは料理で言えば、レシピを見ずに3人で同じカレーを作ろうとしている状態。それぞれの頭の中の「常識」が微妙に違うから、味も手順もバラバラになる。防災の連絡ルールは、この共通レシピにあたるものです。
集合場所は1か所では足りない
もうひとつ大事なのが、集合場所を複数決めておくこと。第1候補が使えないことは、普通にあり得ますよね。道路が通れない、建物が損傷している、そもそも自分がそこに近づけない。
なので、次の3段階で考えるのがおすすめ。
- 第1集合場所：自宅（もしくは自宅前の安全なスペース）
- 第2集合場所：近所の指定避難所や学校
- 広域集合場所：離れた地域にある親戚や知人の家
AIに任せる前に、自分で決める「5つの項目」
AIは万能ではありません。あなたの家族構成や職場の事情は知らないので、材料は自分で用意する必要があります。冷蔵庫の中身を伝えないと、献立は提案してもらえないのと同じ理屈。
決めるべきは次の5つだけです。
- 連絡手段の優先順位（例：LINE → メール → 災害用伝言板 → 電話）
- 集合場所の3段階（第1・第2・広域）
- 連絡が取れない場合の行動ルール（例：3時間連絡なしなら第2集合場所へ向かう）
- 情報の保管場所（クラウドと紙の両方）
- 見直しのタイミング（例：年2回、3月と9月）
ここまでメモできたら、あとはAIに整えてもらいましょう。
なお、避難所の場所や災害時の行動指針は、内閣府 防災情報のページで公開されている情報が参考になります。自治体のハザードマップと合わせて確認しておくと、集合場所の候補選びがぐっと現実的になりますよ。
家族版「連絡ルール表」をAIで作る5ステップ
ステップ1：材料をメモアプリに書き出す
まずは先ほどの5項目を、箇条書きで書くだけ。文章として整える必要はありません。誤字も気にしなくて大丈夫。整えるのはAIの仕事です。
ステップ2：AIに役割と条件を伝える
ここが結果を左右するポイント。GeminiやChatGPTに、次のようなプロンプトを投げます。
あなたは防災の専門家です。以下の条件で、家族4人が共有する「災害時連絡ルール表」を作成してください。 ・条件：小学生の子どもが理解できる言葉づかい ・形式：A4用紙1枚に収まる表形式 ・項目：連絡手段の優先順位、集合場所3段階、連絡が取れないときの行動、備考 ・以下が我が家の情報です（実際の住所や電話番号は含めません） （ここに箇条書きメモを貼る）
ステップ3：子ども目線でチェックしてもらう
出てきた表を、そのまま採用しないこと。追加でこう聞いてみてください。
この表を小学3年生が読んだとき、意味が分からない言葉や迷いそうな箇所を指摘してください。
すると「広域」「安否確認」といった言葉が引っかかると教えてくれます。ここを直すだけで、実用性が一気に上がる。
ステップ4：抜けている視点を洗い出す
もう一歩踏み込むなら、こんな質問も有効です。
この連絡ルールで想定できていないケースを5つ挙げ、それぞれの対策案を提案してください。
私が試したときは、「夜間に停電していて表が読めない」「ペットの避難先が決まっていない」といった指摘が返ってきました。自分だけで考えると、こういう穴はなかなか見つかりません。
ステップ5：印刷して、冷蔵庫に貼る
完成したらスプレッドシートやWordに貼り付けて印刷。玄関のドアの裏や冷蔵庫、家族それぞれの財布の中に1枚ずつ。
ここが最重要ポイントかも。デジタル整理を仕事にしている私が言うのも変ですが、災害時はスマホが使えない前提で考えるべきです。紙は電池が切れません。
チーム・事業者向けにアレンジするコツ
「誰が誰に連絡するか」を線でつなぐ
社内やチームの場合、全員が全員に連絡すると混乱します。連絡の流れを一本道にしておくのがコツ。
AIにはこう頼みます。
従業員5名の小規模事業所向けに、災害時の安否確認フローを作成してください。連絡の順番が一目で分かるよう、番号付きの手順で示してください。連絡が取れない場合の代替担当者も含めてください。
代替担当者を必ず決める
担当者が1人だと、その人が被災した時点でルールが止まってしまいます。車の運転で言えば、スペアタイヤを積んでいない状態。必ず二番手を決めておきましょう。
判断基準を数字で書く
「危険だと判断したら出社しない」では曖昧すぎます。「警戒レベル3以上、または公共交通機関が停止した場合は自宅待機」のように、迷わない基準にしておくこと。
判断フローの作り方は、らくらスタイルのブログでも別の切り口から取り上げています。合わせて読むと、自分の職場に合う形が見えてくるはず。
ここだけは守ってほしい、セキュリティの注意点
便利なAIですが、入力してはいけない情報があります。
- 家族や社員の氏名、住所、電話番号
- 勤務先の詳細な所在地
- 銀行口座やパスワードに関する情報
AIには「小学生の子ども1人」「徒歩15分の距離にある避難所」といった、ぼかした表現で伝えれば十分。具体的な情報は、自分の手で後から書き込むのが安全です。
これは、レシピを人に聞くときに、自宅の合鍵まで渡す必要はないのと同じ話。必要な範囲だけ伝えれば、答えはちゃんと返ってきます。
完成したデータの置き場所も考える
作った連絡ルール表は、Googleドライブなどのクラウドに保存し、家族やチームで共有設定を。ただし共有リンクを「リンクを知っている全員」にするのは避けて、相手を指定して共有する設定にしてください。
そして、共有相手には「どのフォルダに入っているか」を口頭でも伝えておくこと。保存場所が分からないファイルは、存在しないファイルと同じですから。
まとめ
- 災害時は電話がつながりにくい。連絡手段の優先順位を先に決めておく
- 集合場所は第1・第2・広域の3段階で用意する
- 「3時間連絡がなければ移動」のように、時間と行動を数字で決める
- AIに渡す材料は自分で用意する。個人情報は入れない
- 完成したら必ず印刷して、紙でも持ち歩く
- 年2回、3月と9月に見直すと忘れにくい
所要時間はだいたい30分。今日の夕食後、家族に「ちょっと5分だけ聞いていい？」と声をかけるところから始めてみてください。作業のほとんどはAIがやってくれるので、あなたが考えるのは「どこで会うか」だけです。
今日のひとこと
スマホのメモアプリで、連絡ルールをロック画面の壁紙にしてしまう裏技があります。テキストをスクリーンショットして壁紙に設定するだけ。ロックを解除できない状態でも情報が読めるので、いざというときに意外と役立ちますよ。備えは、重たく考えないほうが続きます。
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明日のタイトルは『今月のバックアップ実施完了！AIと振り返るリスク管理チェック』です。お楽しみに！ ※内容が変更になった場合はご容赦ください。
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