こんにちは。デジタル整理＆AI活用を支援しているらくらスタイルです。
この10月、いろいろなメモや一覧を、作ってきました。サブスクの一覧、資産メモ、SNSのチェックリスト、基本情報シート、アカウント回復の整理表。ひとつひとつは役に立つのに、気づけば、あちこちに散らばっていませんか？
「あのメモ、どこに置いたっけ」「最後に見直したの、いつだっけ」。せっかく作った整理が、今度は、整理されないまま、埋もれてしまう。ご相談の中でも、こうした声が聞かれます。
そこで今日は、バラバラのメモを、1枚の画面にまとめる「ダッシュボード」の作り方を紹介します。使うのは、ノートや表づくりが得意なツール、Notion。そして、骨組みづくりは、AIにお手伝いしてもらいます。
ダッシュボードって、何？
ひとことで言うと、「全体が、ひと目でわかる、司令室のような画面」です。
たとえ話で言うと
車の運転席にある、メーターパネルを想像してみてください。速度、燃料、警告ランプ。必要な情報が、ひと目でわかるから、安心して運転できますよね。デジタル終活のダッシュボードも、同じ。何をどこまで整理したかが、ひと目でわかる画面です。
デジタル終活に、ダッシュボードがあると
- 整理の進み具合が、見える
- 次にやることが、わかる
- 見直しの時期を、忘れにくい
- 家族に、「ここを見てね」と伝えやすい
Notionって、どんなツール？
Notionの公式ページによると、Notion AIでは、次のようなことができます。
- ワークスペースや接続したアプリの情報を使って、ページやデータベースを作ったり、編集したりする、エージェント機能
- Slack、Google ドライブ、GitHubなどを、横断して検索する機能
- ページの中で、文章の改善や、下書きを生成する機能
- 会議の内容を文字起こしし、要点をまとめる、ミーティングノート
- データベースの項目を、自動で入力する機能
https://www.notion.com/ja/product/ai
プランは、フリー、ビジネス、エンタープライズなどがあると紹介されています。使える機能や料金は、変わることがあるので、使い始める前に、公式ページで、最新の情報を確認してください。
ダッシュボードに、入れたい5つの要素
シンプルに、始めましょう。次の5つがあれば、十分です。
要素1：整理の進み具合の一覧
「サブスクの棚卸し」「資産メモ」「SNSの設定」など、やることを一覧にして、「未着手」「進行中」「完了」を、色で分けます。
要素2：サービス・アカウントの一覧表
使っているサービスを、表にまとめます。項目は、サービス名、種類、回復用の連絡先を確認した日、もしものときの設定の有無、など。
要素3：見直しの予定
「年に1回、見直す」とした項目を、カレンダーのように並べます。
要素4：家族への、メッセージ置き場
「ここを見てね」というひとことと、保管場所の案内。
要素5：リンク集
公式ヘルプへのリンクを、まとめておきます。Googleの非アクティブアカウントマネージャーや、Appleの故人アカウント管理連絡先など、これまでの記事で紹介したものです。
AIに、骨組みを作ってもらおう
ここで、AIの出番です。NotionのAI機能を使ってもいいですし、GeminiのようなAIに、設計図だけ作ってもらうこともできます。
質問例1：全体の設計
- 「デジタル終活の進み具合を管理するダッシュボードを、Notionで作りたいです。ページの構成と、データベースの項目を、初心者向けに提案してください」
質問例2：データベースの項目
- 「使っているサービスを管理する表を、Notionのデータベースで作ります。項目名と、それぞれの入力形式（テキスト、選択、日付など）を、提案してください」
質問例3：見直しの仕組み
- 「年に1回、デジタル終活を見直すための、仕組みの作り方を、Notionの機能を使って、提案してください」
AIの提案は、あくまで、たたき台。自分に合わない部分は、削ったり、足したりして、育てていきましょう。
絶対に守りたい、Notionに書かないもの
ここが、いちばん大事です。ダッシュボードには、次のものは、書かないでください。
- パスワード、暗証番号
- 口座番号、カード番号
- 秘密の質問の、実際の答え
- マイナンバーなどの、重要な番号
ダッシュボードは、「どこに、何があるか」を示す、目次です。中身そのものは、安全な方法で、別に管理しましょう。
共有の設定にも、注意
ダッシュボードを家族と共有するときは、「誰に」「どこまで」見せるかを、よく確認してください。共有の仕組みや、設定方法は、Notionの公式ヘルプで、確認しましょう。
AIに入力するものも、同じ考え方で
Geminiの公式ヘルプには、設定がオンの場合、人間のレビュアーが一部を確認することがあること、人の目に触れてほしくない機密情報は入力しないよう案内されていることが、書かれています。
https://support.google.com/gemini/answer/13594961?hl=ja
AIには、「項目の名前」や「構成」を相談するだけ。実際の情報は、自分で書き込みましょう。
作るときの、進め方
いきなり完成形を目指さないのが、続けるコツです。
ステップ1：まず、1ページだけ作る
「進み具合の一覧」だけ、作ってみましょう。ここに、これまでの記事の内容を、項目として並べます。
ステップ2：1つずつ、増やす
慣れてきたら、サービス一覧の表を、追加します。
ステップ3：見直しの日を、決める
カレンダーや、リマインダーに、見直しの日を入れておきます。見直しの仕組みは、明後日の記事で、AIと一緒に作ります。
ステップ4：家族に、場所を伝える
ダッシュボードの場所を、家族に伝えて、完成です。
Notionが苦手な人は？
「Notionは、ちょっと難しそう」と感じる人も、いるでしょう。そんなときは、無理にNotionを使う必要は、ありません。
- 紙のノートに、一覧表を書く
- Googleスプレッドシートや、Excelで表を作る
- Googleドキュメントに、リンク集を作る
大切なのは、道具ではなく、「ひと目でわかる形にまとめて、続けて見直すこと」。使い慣れたツールで、ダッシュボードを作ってください。
まとめ
- ダッシュボードは、整理の進み具合が、ひと目でわかる司令室のような画面
- 入れたいのは、進み具合の一覧、サービス一覧、見直し予定、家族へのメッセージ、リンク集の5つ
- Notion AIには、ページやデータベースの作成を手伝う機能があるが、料金や機能は公式ページで確認する
- パスワードや口座番号などは、ダッシュボードにも、AIにも、書かない
- 苦手なら、紙や表計算ソフトでも、十分
まずは、「進み具合の一覧」を、1ページだけ作ってみませんか？
デジタル整理や、AI活用のヒントは、らくらスタイルのブログでも、ご紹介しています。
今日のひとこと
整理は、「作る」より「見える化して、続ける」ことが、いちばん大切。小さな画面が、毎日の安心を、支えてくれますよ。
らくらスタイルは「日常にもっと便利と、ワクワクを」を目指して、ご相談内容に合わせてお手伝いをいたします。気軽にご連絡ください
明日のタイトルは『家族会議の切り出し方は？AIと一緒にシミュレーションする会話プラン』です。お楽しみに！ ※内容が変更になった場合はご容赦ください。
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