こんにちは。デジタル整理＆AI活用を支援しているらくらスタイルです。
ふと、自分のスマホやパソコンを見て、こんなことを思ったことはありませんか？
「仕事の連絡が、プライベートのLINEに来ている」「家族の写真が、仕事用のクラウドに入っている」「個人のメールで、取引先とやりとりしている」。つい、便利なほうに流れて、気づけば、仕事とプライベートが、ごちゃ混ぜになっていませんか？
ご相談の中でも、「仕事とプライベートが混ざっていて、整理のしようがない」という声は、とても多いんです。特に、個人事業主や、小さな会社で働いている人は、この傾向が強いようです。今日は、この「分離度」を、AIの力でセルフチェックする方法を紹介します。
なぜ、分けたほうがいいの？
「別に、混ざっていても困らないのでは？」と思うかもしれません。でも、分けておくと、いいことがたくさんあります。
理由1：もしものとき、整理しやすい
仕事のデータと、家族のデータが混ざっていると、残された人が、何を誰に渡せばいいか、わからなくなります。
理由2：退職や、異動のときに、困らない
会社を辞めるとき、会社のアカウントは、使えなくなります。個人のデータが、会社のアカウントに入っていると、一緒に失われてしまうことがあります。
理由3：情報漏えいのリスクを、減らせる
仕事の情報を、個人のアカウントで扱うと、会社のルールに反することがあります。逆に、家族の情報が、仕事のアカウントに混ざると、プライバシーの問題にもなります。
たとえ話で言うと
家の冷蔵庫と、お店の冷蔵庫を、ひとつにしているようなもの。何が自分の食材で、何が商品か、わからなくなりますよね。分けておけば、管理も、引き継ぎも、ぐっと楽になります。
分離度チェックの、10の質問
ここからが、本番です。次の質問に、「はい」か「いいえ」で、答えてみてください。
連絡手段のチェック
- 仕事の連絡と、プライベートの連絡で、メールアドレスを分けている
- 仕事の連絡に、個人のLINEや、SNSを使っていない
- 仕事用の電話番号と、個人の電話番号を、分けている
データのチェック
- 仕事のファイルは、仕事用のクラウドや、フォルダに保存している
- 家族の写真や、個人の書類は、仕事用のクラウドに、入れていない
- 仕事のデータを、個人のスマホやパソコンに、保存していない
アカウントのチェック
- 仕事で使うサービスは、仕事用のアカウントで登録している
- 個人のサービスに、仕事用のメールアドレスを、使っていない
- 仕事用と個人用で、パスワードを使い回していない
- パスワードの管理も、仕事用と個人用で、分けている
結果の見方
- 「はい」が8〜10個：分離度は、とても高め。この調子で
- 「はい」が5〜7個：まずまず。混ざっている部分を、少しずつ分けましょう
- 「はい」が0〜4個：混ざりやすい状態。まずは、メールとクラウドから、分けるのがおすすめです
点数は、あくまで目安。完璧を目指す必要はありません。「ここが混ざっているな」と気づくこと自体が、大きな一歩です。
AIに、チェックを手伝ってもらおう
ここで、AIの出番です。自分で作ったチェックリストを、さらに、使いやすくしてもらいましょう。
質問例1：自分向けにカスタマイズ
- 「私は、個人事業主です。仕事とプライベートのアカウントを、分けているかをチェックする質問を、10個作ってください。メール、クラウド、SNS、パスワード管理の観点で、お願いします」
質問例2：優先順位を決める
- 「次の、混ざっている項目のうち、どれから分けると、いちばん効果が大きいか、考え方を教えてください。項目：メール、LINE、クラウド、パスワード」
質問例3：分け方の手順
- 「個人のメールアドレスで、仕事のやりとりをしています。これを、無理なく、仕事用に分けていく手順を、段階的に教えてください」
AIに入力しないもの
チェックのために、具体的なアカウント名や、取引先の情報を、AIに入力しないでください。
- メールアドレスや、ID、パスワード
- 取引先や、顧客の名前
- 会社の、内部の情報
Geminiの公式ヘルプには、設定がオンの場合、人間のレビュアーが一部を確認することがあること、人の目に触れてほしくない機密情報は入力しないよう案内されていることが、書かれています。
https://support.google.com/gemini/answer/13594961?hl=ja
「メール」「クラウド」のように、種類だけを伝えれば、十分に相談できます。
分けるときの、進め方
いきなり全部を分けようとすると、混乱します。優先順位をつけて、少しずつ進めましょう。
ステップ1：メールを分ける
いちばん効果が大きいのが、メールです。仕事用のアドレスを作り、取引先には、少しずつ、新しいアドレスを案内していきます。
ステップ2：クラウドを分ける
仕事のファイルと、個人のファイルを、別のフォルダや、別のアカウントに分けます。
ステップ3：パスワード管理を分ける
仕事用と個人用で、パスワード管理ツールの保管庫を、分けておきましょう。8日の記事で紹介したように、緊急時の仕組みもあわせて確認しておくと安心です。
ステップ4：SNSやチャットを分ける
仕事で使うSNSや、チャットは、仕事用のアカウントで運用します。プライベートの、LINEや、SNSとは、できるだけ別にしましょう。
Googleドライブの「オーナー」にも、注意
仕事で、Googleドライブを使っている人は、「ファイルのオーナー」という考え方も、知っておくと安心です。
Googleの公式ヘルプによると、組織のアカウントの場合、ファイルのオーナー権限を譲渡できるのは、同じ組織内のユーザーに限られます。つまり、個人のGoogleアカウントに、仕事のファイルを、そのまま移すことは、簡単ではない可能性があります。
https://support.google.com/drive/answer/2494892?hl=ja
退職や、異動の前に、自分のファイルのオーナーが、誰になっているかを、確認しておきましょう。個人のデータを、会社のアカウントに置いてしまっている場合は、先に、取り出す必要があります。
完璧に分けなくても、大丈夫
仕事とプライベートを、100%分けることは、現実には難しいもの。次のような、現実的なラインを目指しましょう。
- 重要なデータだけは、必ず分ける
- 連絡手段は、少しずつ分けていく
- 「ここは混ざっている」と、自覚しておく
自覚があるだけでも、リスクは、ぐっと減ります。そして、メモに残しておけば、もしものときにも、家族や同僚が、助かります。
まとめ
- 仕事とプライベートを分けると、もしものときや、退職のときに、整理しやすい
- 10の質問で、メール、データ、アカウントの分離度を、セルフチェックできる
- AIには、チェックの質問や、分け方の手順を相談し、具体的なアカウント名や取引先情報は、入力しない
- 分けるときは、メール、クラウド、パスワード管理、SNSの順に、進めると効果的
- Googleドライブのオーナー権限は、組織内でしか譲渡できない場合があるので、事前に確認する
まずは、10の質問に、さっと答えてみませんか？
仕事のデジタル整理や、AI活用の相談は、らくらスタイルのブログでも、ご紹介しています。
今日のひとこと
「分ける」ことは、「守る」こと。仕事の自分と、プライベートの自分、どちらも大切にできる仕組みを、少しずつ作りましょう。
らくらスタイルは「日常にもっと便利と、ワクワクを」を目指して、ご相談内容に合わせてお手伝いをいたします。気軽にご連絡ください
明日のタイトルは『Notion×AIで作成する「自分だけのデジタル終活ダッシュボード」』です。お楽しみに！ ※内容が変更になった場合はご容赦ください。
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