こんにちは。デジタル整理＆AI活用を支援しているらくらスタイルです。
突然ですが、こんなメールが届いたことはありませんか。
「ストレージの空き容量がなくなりました」
嫌な予感しかしない一文。しかも困ったことに、この状態を放置すると新しいメールが受信できなくなったり、スマホの写真が自動バックアップされなくなったりします。つまり、気づかないうちに大事な情報が保存されなくなっている、という最悪のパターンもあり得るわけです。
でも、いざ整理しようとファイル一覧を開くと、あまりの量にそっと閉じる。私も何度もやりました。
大丈夫です。今日は、どこから手をつければ効率よく容量が空くのか。その「太い順」を押さえていきます。全部見る必要なんてありません。
そもそも容量って、何に使われているのか
冷蔵庫にたとえてみる
クラウドストレージは、インターネット上にある自分専用の冷蔵庫のようなもの。パソコンが壊れても、中身は無事。どこからでも取り出せる。便利ですよね。
ただし容量には限りがあります。そして冷蔵庫が満杯になるとき、犯人はたいてい細かい調味料ではありません。奥に眠っている大きな鍋とか、いつ買ったか分からない冷凍食品の山とか。
デジタルも同じ。1キロバイトの文書を100個消すより、動画1本を消すほうが圧倒的に効きます。
Googleの容量は3つで共有されている
ここ、意外と知られていないポイント。
Googleアカウントの無料15GBという枠は、Googleドライブだけのものではありません。Gmail、Googleドライブ、Googleフォトの3つで分け合っています。
つまり、ドライブを掃除しても減らない場合、犯人はGmailの添付ファイルだったりするわけです。正確な内訳はGoogle One のストレージ管理ページで確認できます。まずはここを開くところから。
Microsoftの場合も同様に、OneDriveとOutlookのメールで容量を共有しています。
まずは「何が重いか」を調べる
料理と同じで、いきなり包丁を握らない。材料を見てからです。
ステップ1：容量の内訳を見る
- Googleの場合、Google One のストレージ管理ページを開きます。パソコンでもスマホでも構いません。
- 画面に「ドライブ」「Gmail」「フォト」の3つが、それぞれ何GB使っているか表示されます。
- 一番大きい数字の場所が、今日の主戦場です。
- OneDriveの場合は、パソコンの通知領域にある青い雲のアイコンから「設定」を開き、「アカウント」タブで使用量を確認できます。
ステップ2：大きいファイルから並べ替える
- Googleドライブを開き、左側のメニューから「ストレージ」を選びます。
- すると、容量の大きい順に自動で並びます。この画面、本当に優秀。
- 上から順に眺めて、明らかに不要なものにチェックを入れていきます。
- 動画ファイル、古い会議の録画、圧縮していない写真の束。だいたいこのあたりが上位を占めているはず。
部屋の片付けで、まず大きな段ボールから運び出すのと同じ考え方。小物の仕分けは後回しでいいんです。
効果が大きい順に、掃除していく
Gmailの添付ファイルを狙い撃ち
メールそのものは軽いのですが、添付ファイルは別物。写真や資料が10年分溜まっていると、それだけで数GBになります。
- Gmailの検索窓に「has:attachment larger:10M」と入力して検索します。
- これで、10メガバイト以上の添付ファイルが付いたメールだけが並びます。
- 日付の古いものから確認し、もう不要なものを削除。
- 削除しただけでは容量は空きません。左メニューの「ゴミ箱」を開いて、完全に空にするところまでやってください。
ゴミ箱を空にしないと容量が戻らない。これ、家庭のゴミ出しと全く同じ理屈ですね。玄関に置いたままでは部屋は片付きません。
迷惑メールとプロモーションも忘れずに
- Gmailの「迷惑メール」フォルダは30日で自動削除されますが、手動で空にすれば即座に反映されます。
- 「プロモーション」タブに溜まった広告メールも、まとめて削除の対象。
- 検索窓に「older_than:2y」と入れると、2年以上前のメールだけを表示できます。
- 昨日の記事でメルマガの配信解除に取り組んだ方は、その効果がここで効いてきます。
Googleフォトの保存画質を見直す
写真は枚数が多いぶん、じわじわ効いてきます。
- Googleフォトの設定から「保存容量を管理」を開きます。
- 「ぼやけている写真」「スクリーンショット」「大きな動画」を自動で見つけて提案してくれる機能があります。
- 提案されたものを確認して、不要なら削除。判断に迷うものは残して構いません。
- 今後の保存画質を「保存容量の節約画質」に変更しておくと、これから撮る写真の容量が抑えられます。
「節約画質」は解像度が少し下がりますが、スマホやパソコンの画面で見る分にはまず違いが分かりません。大きく印刷する予定がある写真だけ、元の画質で別途保存しておけば十分。
共有されたファイルは容量を食わない
ここ、誤解しやすいところ。
他人から共有されたファイルは、相手の容量を消費しています。自分のドライブに表示されていても、自分の容量には影響しません。だから消しても意味がない。
逆に、自分がアップロードして誰かに共有しているファイルは、自分の容量を消費し続けます。仕事で大きなファイルを渡した後、そのまま放置していませんか。
OneDriveの場合のコツ
ファイルオンデマンドを活用する
Windowsをお使いの方には、こちらも有効。
- パソコンのOneDriveフォルダを開くと、ファイル名の横に雲マークやチェックマークが付いています。
- 雲マークは「クラウドにだけある状態」。パソコンの容量を使っていません。
- 緑のチェックは「パソコンにも保存されている状態」。
- ファイルを右クリックして「空き容量を増やす」を選ぶと、雲マークに戻ります。
これはクラウド側ではなく、パソコン本体の容量を空ける技。使いたいときにダブルクリックすれば、自動で取り寄せてくれます。図書館の本みたいなもの。家に全部置かず、必要なときに借りに行く感覚ですね。
詳しい挙動はMicrosoft のサポートページに説明があります。
増やすより、増えない仕組みを作る
らくらスタイルとしては、毎回掃除するのが一番めんどくさい。だから予防します。
- 大きな動画ファイルは、クラウドではなく外付けハードディスクに保存するルールにする。
- 仕事で受け取った添付ファイルは、必要なものだけドライブに移し、メールは削除する。
- スマホの自動バックアップ対象から、スクリーンショットのフォルダを外す。
- 半年に一度、カレンダーに「容量チェック」の予定を入れておく。
特に3番目。スクリーンショットは撮った直後にしか使わないものがほとんど。バックアップする価値、正直あまりありません。
どうしても足りないなら、買うのも手
整理してもなお足りない場合、有料プランを検討する価値はあります。Google Oneの100GBプランは月額数百円程度。1時間かけて掃除する労力と比べて、どちらが得か。
ちなみにGoogle Workspaceを契約している場合、プランによって容量が大きく異なります。ビジネス スタンダードなら1ユーザーあたり2TB。個人の無料アカウントとは桁が違うので、仕事用はそちらに寄せるという整理も有効です。
こうしたクラウドの使い分けや初期設定のご相談も承っています。らくらスタイルのブログでは、新潟から全国のみなさまに向けて、こうしたデジタル整理の小技を毎日お届け中。
まとめ
- Googleの15GBは、ドライブ・Gmail・フォトの3つで分け合っている
- まず内訳を見て、一番重い場所から手をつける
- ドライブは「ストレージ」画面で大きい順に並べ替えるのが最速
- Gmailは「has:attachment larger:10M」で添付ファイルを狙い撃ち
- 削除後はゴミ箱を空にしないと容量は戻らない
- 掃除より、そもそも溜めない仕組み作りのほうが楽
今日は5分だけ。容量の内訳を見るところまでで十分です。犯人が分かれば、あとは気が向いたときに片付ければいいんですから。
今日のひとこと
Googleドライブの検索窓の右にある「検索オプション」ボタン、押したことありますか。ファイルの種類やオーナーを指定して絞り込めるので、「自分がアップロードした動画だけ」といった探し方ができます。地味に便利。
削除したファイルはゴミ箱に30日間残ります。勢い余って消しても、しばらくは復活できるので、そこは安心して整理を進めてください。
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明日のタイトルは『使っていないWebサービス・アプリのアカウントを整理・退会する』です。お楽しみに！ ※内容が変更になった場合はご容赦ください。
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