こんにちは。デジタル整理＆AI活用を支援しているらくらスタイルです。
朝5時、大雪警報。窓の外は真っ白。
さて、今日は出社すべきか。それとも在宅に切り替えるべきか。
この判断、毎回悩みませんか。しかも判断が必要なのは、たいてい早朝。頭が回っていない時間帯に、電話やチャットで確認を取り合う。そのうち出発時刻が迫ってきて、結局「とりあえず行ってみる」となる。
新潟だと、冬の雪はもちろん、夏の豪雨や台風でも同じ場面がやってきます。年に何度か、必ず。
でも考えてみてください。判断に迷うのは、判断基準がないからですよね。
料理でいえば、レシピを見ずに毎回味付けを勘で決めているようなもの。うまくいく日もあれば、失敗する日もある。それなら、先に基準を作っておけばいい。
今日はその判断フローを、Geminiと一緒に作っていきます。
なぜ毎回迷うのか
理由1：判断材料がバラバラの場所にある
天気予報はテレビ、交通情報はスマホ、道路状況は自治体のサイト、業務の緊急度は自分の頭の中。
集めるだけで疲れます。
理由2：判断する人が決まっていない
「上司に確認してから」「本人の判断に任せる」。この曖昧さが、朝の混乱を生みます。
理由3：安全より遠慮が優先される
「みんな出社しているのに、自分だけ休むのは」
この気持ち、よく分かります。でも、この遠慮が事故につながることも。判断基準が明文化されていれば、遠慮する必要がなくなります。
だから「事前に決めておく」が答え
火事になってから避難経路を考える人はいませんよね。避難訓練は、平常時にやるもの。
判断フローも同じ。今日のような穏やかな日に作っておくものです。
判断フローに入れるべき5つの要素
要素1：安全に関する条件
これが最優先。ここで引っかかったら、他の条件を見る必要はありません。
- 避難指示や高齢者等避難が発令されているか
- 通勤経路に通行止めがあるか
- 大雪や暴風の警報が出ているか
- 自宅または勤務先が被災しているか
命に関わる部分なので、ここは自動的に「在宅または待機」に振り分ける設計にします。
要素2：交通に関する条件
- 電車やバスが運休、または大幅に遅延しているか
- 車での移動に危険があるか
- 帰宅困難になる可能性があるか
3つ目、忘れがち。朝は行けても、夕方に帰れなくなる。この視点、意外と抜けます。
要素3：業務に関する条件
- その日の業務が、在宅で実行可能か
- 対面でしかできない予定があるか
- 延期しても支障のない予定か
要素4：設備に関する条件
- 自宅の電気と通信が使えるか
- 必要なデータにアクセスできるか
- 会議に参加できる環境があるか
要素5：家族に関する条件
- 学校や保育園が休みになっていないか
- 介護や看護が必要な家族がいるか
会社員でも個人事業主でも、ここは無視できません。
Geminiで判断フローを作る手順
ステップ1：まず基本のフローを作らせる
災害時の「出社するか、在宅勤務にするか」を判断するための
フローチャートを作成してください。
【私の状況】
・新潟県内で個人事業主として働いている
・自宅兼事務所だが、顧客先へ訪問する業務がある
・車での移動が中心
・オンライン対応も可能な業務が多い
【想定する災害】
大雪、豪雨、台風、地震
【条件】
・判断は「はい／いいえ」の分岐で進む形にしてください
・最初に安全確認を置き、次に交通、業務の順にしてください
・最終的な結論は「訪問実施」「オンライン切替」「延期」
「待機・安全確保」の4つに分類してください
・テキストで表現できるツリー形式で出力してください
・避難情報が出ている場合は、必ず自治体の指示を最優先とする旨を
明記してください最後の条件、絶対に入れてください。AIの判断より、自治体の情報が上。この順序を逆にすると、命に関わります。
ステップ2：具体的な数値基準を追加させる
「大雪のとき」では曖昧すぎます。数字にしましょう。
先ほどのフローチャートに、判断の目安となる数値基準を
追加してください。
【追加してほしい基準の例】
・警報や注意報の種類ごとの対応
・積雪量の目安
・降水量の目安
・通勤にかかる所要時間が通常の何倍になったら中止するか
【条件】
・数値は「目安」であり、実際の判断は現地の状況と
自治体の情報を優先すべき旨を明記してください
・地域によって基準が異なる点にも触れてください
・根拠が不確かな数値は、その旨を正直に書いてください数値があると、迷いが減ります。体温が37度台なら様子見、38度を超えたら病院。基準があるから、その場で悩まずに済むわけです。
ただし、この数値はあくまで自分用の目安。気象庁の気象警報・注意報などの一次情報と組み合わせて使ってください。
ステップ3：判断のタイムラインを作らせる
いつ判断するか。これも決めておきます。
災害時の出社判断について、時系列のタイムラインを
作成してください。
【時間軸】
・前日の夕方
・当日の朝5時
・当日の朝6時30分
・当日の朝7時30分（最終判断）
【条件】
・各時点で「確認すること」「連絡すること」「決めること」を
分けて記載してください
・関係者への連絡は、いつまでに行うべきか明記してください
・判断を保留する場合の、次の確認タイミングも示してください
・表形式で出力してくださいこのタイムラインが、実は一番使えます。
朝5時に何を見るか決まっていれば、寝ぼけた頭でも動ける。カーナビが「300m先を右折」と教えてくれるように、次にやることが分かっている状態。
ステップ4：連絡文のテンプレートも作らせる
災害時に取引先へ送る連絡文のテンプレートを、
以下の4パターン作成してください。
1. 訪問予定を、オンラインに切り替える場合
2. 訪問予定を、後日に延期させていただく場合
3. 状況を見極め中で、判断を保留する場合
4. 予定どおり実施する場合の、念のための確認連絡
【条件】
・ビジネスメールとして適切な、丁寧な文面にしてください
・簡潔に。長くても200文字程度に収めてください
・相手に判断を委ねる余地を残す表現を含めてください
・先方も被災している可能性への配慮を含めてください最後の条件、大事なところ。自分の都合だけを伝える文面だと、相手が困っている場合に冷たく響きます。
完成したフローの例
実際に作ると、こんな形になります。
【朝5時】情報収集
避難指示・高齢者等避難が出ている？
→ はい：待機・安全確保（自治体の指示に従う）
→ いいえ：次へ
警報が発令されている？
→ はい：交通と道路状況を確認 → 次へ
→ いいえ：次へ
【朝6時30分】移動可否の判断
通勤経路に通行止めや大幅な遅延がある？
→ はい：オンライン切替を検討
→ いいえ：次へ
移動時間が通常の1.5倍を超える見込み？
→ はい：オンライン切替を検討
→ いいえ：次へ
夕方までに状況が悪化する予報が出ている？
→ はい：帰宅困難のリスクあり → オンライン切替
→ いいえ：次へ
【朝7時30分】最終判断と連絡
その日の業務は、オンラインで対応可能？
→ はい：オンライン切替を連絡
→ いいえ：延期を打診、または実施を判断シンプルですよね。複雑にしすぎると、いざというとき使えません。
A4一枚に収まる分量。これが目安です。
作ったフローを、どう運用するか
保管場所
- Googleドキュメントに保存し、スマホからも見られるようにする
- オフラインでも開けるよう設定しておく
- 印刷して、玄関か冷蔵庫に貼っておく
3つ目、地味ですが効きます。朝、家を出る前に必ず目に入る場所へ。
家族や関係者と共有する
自分だけが知っているフローは、半分しか機能しません。
家族には「こういう基準で判断する」と伝えておく。取引先には、事前に「悪天候時はオンライン対応をお願いする場合があります」と一言添えておく。
事前に伝えておくと、当日の連絡がぐっとラクになります。
年1回、見直す
- 引っ越しをしたとき
- 取引先が変わったとき
- 交通手段を変えたとき
- 実際に災害を経験した後
特に4つ目。実際に使ってみると、必ず「ここが使いにくかった」が出てきます。その場で直しておく。
私は使った直後に、必ずメモを1行残すようにしています。記憶が新しいうちが勝負。
AIに頼るときの、大事な線引き
最後に、これだけは強調させてください。
AIが得意なこと
- 判断基準を、抜けなく整理すること
- 自分では思いつかない観点を提示すること
- 文面や表を、素早く形にすること
AIに任せてはいけないこと
- 実際に避難すべきかどうかの判断
- 気象や道路の最新状況の確認
- 命に関わる場面での最終決定
AIは今この瞬間の空を見ていません。窓の外の雪も、道路の凍結も知りません。
道具として優秀ですが、判断の主体はあくまで自分。カーナビが「直進」と言っても、目の前が通行止めなら止まりますよね。それと同じです。
個人情報も渡さない
- 詳細な住所
- 取引先名や担当者の氏名
- 家族の勤務先や学校名
「新潟県内」「顧客先へ訪問」程度の粒度で十分。具体的すぎる情報は、必要ありません。
便利さの前に、安全確認。この順番についてはらくらスタイルのブログでも繰り返しお伝えしています。
まとめ
今日の要点です。
- 朝に迷うのは、判断基準がないから。平常時に作っておく
- フローに入れる5要素：安全、交通、業務、設備、家族
- 安全条件を最優先に置き、そこで引っかかったら他は見ない
- Geminiには4段階で依頼する。基本フロー、数値基準、タイムライン、連絡文
- 判断のタイムラインを決めると、寝ぼけた頭でも動ける
- 完成したフローはA4一枚。複雑にしない
- 印刷して玄関に貼り、スマホでも見られるようにする
- 家族と取引先に、事前に基準を伝えておく
- AIは整理役。最終判断は自分、情報源は自治体と気象庁
今日やることは1つ。Geminiを開いて、ステップ1のプロンプトを試してみてください。5分で、たたき台ができます。
判断に迷う時間がなくなるだけで、朝の憂鬱がずいぶん軽くなりますよ。
今日のひとこと
Googleドキュメントは、スマホアプリの右上メニューから「オフラインで使用可能」に設定できます。
通信が切れても読める状態にしておく。判断フローのような「いざというときに見る書類」こそ、この設定が効いてきます。備えは、静かなうちに。
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明日のタイトルは『パスワードや機密情報はAIに入力NG！安全なバックアップの注意点』です。お楽しみに！ ※内容が変更になった場合はご容赦ください。
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