みなさん、こんにちは。「らくらスタイル」です。新潟も本格的に寒くなり、こたつから出るのが億劫な季節になりましたね。
さて、12月といえば大掃除。
デスク周りやリビングの棚を見て、こんなふうにため息をついていませんか？
「この書類、いつか使うかもと思って取っておいたけど、結局見てないな…」
「学校のプリントや町内会のお知らせ、捨てていいのか判断がつかない…」
「とりあえず、ここ積んでおこう（そして雪崩が起きる）」
紙の書類って、一枚一枚は薄いのに、集まるとすごい存在感ですよね。しかも、「捨てる」という行為には勇気がいります。「もし必要になったらどうしよう」という不安が、片付けの手を止めてしまうんです。
そんな「捨てられない」悩みをお持ちのあなたへ。
今日は、専用のスキャナー機械を買わずに、お手持ちのスマートフォンとGoogleドライブだけで、書類をデジタル化してポイッと捨てる方法をご紹介します。
めんどくさがりな私でも続いている、最強の「デスク整頓術」です。一緒に机の上をスッキリさせましょう！
「スキャンして保存」が最強の整理術である理由
なぜ「デジタル化（スキャン）」をおすすめするかというと、「検索できるから」です。
紙のままだと、「あの書類どこだっけ？」と探すのに、物理的に山を崩して探さなければなりません。でも、Googleドライブに入れておけば、キーワード検索で一発で見つかります。
しかも、Googleのすごいところは、画像の中の文字まで読み取ってくれる（OCR機能）ところ。
つまり、「タイトルをつけて保存」すら面倒でサボったとしても、書類の中に書いてある言葉で検索すれば出てくるんです。これはもう、AI技術の恩恵ですね。
「データとして持っている」という安心感があれば、紙そのものは心置きなくゴミ箱へ捨てられます。
スマホがスキャナーに早変わり！Googleドライブ活用手順
それでは、実際にやってみましょう。iPhoneでもAndroidでも、基本的な操作は同じです。
ステップ1：スマホでGoogleドライブアプリを開く
まずは、スマホに入っている「Googleドライブ」のアプリ（三角形のアイコン）を開きます。もし入っていない場合は、App StoreやGoogle Playから無料でダウンロードしてください。
保存したいフォルダ（例えば「2024年書類」など）を開いておくと、後の整理が楽になります。
ステップ2：右下の「＋」ボタンから「スキャン」を選ぶ
画面の右下に、大きく「＋（プラス）」のマークがありますよね。ここをタップします。
すると、「フォルダ」「アップロード」などのメニューが出てきますが、その中にあるカメラのマークの「スキャン」を選んでください。これだけで、カメラが起動します。
ステップ3：書類をパシャリと撮影する
保存したい書類を撮影します。このとき、机の色と書類の色が違うと（例：濃い色の机に白い紙）、アプリが自動的に書類の端っこを認識してくれます。
青い線などが表示されて範囲を認識したら、シャッターボタンを押します（自動で撮影されるモードもあります）。
ステップ4：仕上がりを確認して保存する
ここがGoogleドライブの賢いところです。
斜めに撮ってしまっても、影が入っても、撮影後に自動で補正して、まるでコピー機でスキャンしたかのように真っ白で四角い綺麗なデータに変換してくれます。
- 色が変？: 上部のパレットアイコンから「カラー」や「白黒」を選んで調整できます。
- まだ続きがある？: 複数枚の書類を一つのファイルにしたい場合は、左下の「＋」マークなどを押して続けて撮影します。
問題なければ、「保存」をタップ。これで、あなたのGoogleドライブの中に、PDFファイルとして安全に保管されました。
らくらスタイル流：「捨てる」ためのマイルール
操作は簡単ですが、一番大事なのは「運用のルール」です。
私が実践している、無理なく続けるためのコツをこっそり教えます。
1. 「迷ったらスキャンして捨てる」
「これ、要るかな？」と悩む時間はもったいないです。悩むくらいなら、とりあえずスキャンして紙は捨てます。Googleドライブの容量は無料でも15GB（メールなども含む）ありますから、書類データ程度ならいくら入れても簡単には埋まりません。
2. 即時スキャン、即時廃棄
郵便ポストから書類を取ってきたら、その場（玄関やリビング）で封を開け、必要なものはその場でスキャン。そしてゴミ箱へ直行。
「あとでやろう」と机に置いた瞬間、それは「紙の山」の一部になります。「机に置かない」が鉄則です。
3. 原本が必要なものだけ「重要ボックス」へ
契約書や実印が必要な書類など、どうしても「紙の原本」が必要なものはごく一部です。それらだけを入れる「重要ボックス」を一つ用意し、それ以外はすべてデータ化。これだけで、管理すべき紙の量は10分の1以下になりますよ。
まとめ
今日は、Googleドライブの「スキャン機能」を使って、デスク周りの紙類を片付ける方法をご紹介しました。
- スマホの「Googleドライブ」アプリの「スキャン」機能を使う。
- 自動補正でキレイなPDFにしてくれる。
- 画像内の文字検索もできるので、細かいファイル名付けは不要。
- スキャンしたら、原本が必要なもの以外は即捨てる。
これで、年末の大掃除も怖くありません。「データがあるから大丈夫」という安心感を手に入れて、広々としたデスクで新年を迎えましょう！
もし、「スキャンしたデータの整理方法が分からない」「Googleドライブの容量がいっぱいになってしまった」など、デジタル整理でお困りのことがあれば、らくらスタイルのブログもチェックしてみてください。便利な整理術をたくさん載せていますよ。
今日のひとこと
今回ご紹介した「画像の中の文字を読み取る機能」ですが、実は手書きの文字でも、ある程度丁寧に書いてあれば検索でヒットします。「AI」の画像認識技術の進化はすごいですね。昔のメモ書きなんかも、とりあえず写真に撮ってGoogleドライブに入れておけば、数年後に「あ、あのアイデア！」と検索で見つけられるかもしれませんよ。
らくらスタイルは「日常をもっと楽に、楽しく」を目指して、ご相談内容に合わせてオーダーメイドのお手伝いをいたします。気軽にご相談ください。
次回の予告
明日のタイトルは
「メルマガの山を自動で仕分け！Gmail「フィルタ」機能で受信トレイを聖域にする」
です。お楽しみに！
※内容が変更になった場合はご容赦ください。
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