仕事がひと段落してメールを送ろうとしたら、もう深夜だった…。こんな時間に通知を送ったら相手に失礼かな？でも、忘れないうちに送っておきたい…。そんな風に、送信ボタンを押すのをためらった経験はありませんか？
相手のワークライフバランスを考えると、深夜や早朝の連絡は避けたいもの。かといって、朝になったら忘れてしまうかもしれないし、タスクとして覚えておくのも少し面倒です。
そんな時に大活躍するのが、Gmailに標準で搭載されている「予約送信」機能です。これを使えば、あなたの送りたいタイミングでメールを作成し、相手に読んでほしい時間に自動で届けることができます。今回は、このスマートな機能を使って、日々のコミュニケーションを円滑にするデジタル整理術をご紹介します。
「予約送信」がもたらす、自分と相手への配慮
Gmailの予約送信機能は、単にメールを送る時間をずらすだけの機能ではありません。これを使うことで、2つの大きなメリットが生まれます。
- 相手への配慮：業務時間外の通知を送らないことで、相手のプライベートな時間を尊重できます。特に、スマートフォンに仕事のメール通知を設定している方にとっては、嬉しい配慮ですよね。
- 自分のタスク管理：深夜に思いついたアイデアや、翌朝一番に伝えたい連絡事項を、その場で作成して送信予約まで済ませておけば、「送信し忘れた！」というミスを防げます。頭の中がスッキリし、他の作業に集中できます。
パソコン（Web版Gmail）での予約送信手順
まずは、パソコンのブラウザでGmailを使う場合の手順です。
【ステップ1】メールを通常通り作成する
いつもと同じように、宛先、件名、本文を入力してメールを作成します。
【ステップ2】「送信」ボタンの横にある▼をクリック
メール作成画面の左下にある青い「送信」ボタン。そのすぐ右隣にある「▼」（もしくは▲）のマークをクリックします。
【ステップ3】「送信日時を設定」を選択
「送信日時を設定」というメニューが表示されるので、これをクリックします。
【ステップ4】希望の日時を選択する
「明日の朝」「明日の午後」「月曜日の朝」といった候補が自動で表示されます。希望のものがあればそれをクリックするだけで完了です。
もし、もっと細かく時間を指定したい場合は、「日付と時刻を選択」をクリックし、カレンダーと時間入力画面で好きな日時を設定しましょう。設定が完了すると、メールは自動的に「予定」フォルダに保存され、指定した時間に送信されます。
スマートフォン（Gmailアプリ）での予約送信手順
次に、スマートフォンのアプリで設定する手順です。外出先でも手軽に設定できますよ。
【ステップ1】メールを通常通り作成する
パソコン版と同様に、まずは送信したいメールの内容を作成します。
【ステップ2】画面右上の「︙」（縦の三点リーダー）をタップ
メール作成画面の右上にある「︙」のマークをタップします。
【ステップ3】「送信日時を設定」を選択
表示されたメニューの中から、「送信日時を設定」をタップします。
【ステップ4】希望の日時を選択する
パソコン版と同じように、日時の候補が表示されますので、希望の時間を選択すれば設定完了です。
もっと詳しく知りたい方は、Googleの公式ヘルプページも参考にしてみてください。
まとめ
メールを送る時間を少し工夫するだけで、相手への印象が良くなるだけでなく、自分自身の仕事の進め方もスムーズになります。
- Gmailの「予約送信」を使えば、好きな時間にメールを自動送信できる。
- 深夜にメールを作成しても、相手の業務時間内に届ける配慮ができる。
- 送信忘れを防ぎ、自分のタスク管理にも役立つ。
- パソコンでもスマートフォンでも、数回のクリック・タップで簡単に設定可能。
新潟で働く皆さんも、この便利な機能を活用して、よりスマートなコミュニケーションを心がけてみてはいかがでしょうか。日々の業務効率化に関するご相談は、らくらスタイルまでお気軽にどうぞ。
今日のひとこと
Gmailには、受信したメールを一時的に非表示にし、指定した日時に再び受信トレイに表示させる「スヌーズ」という機能もあります。「今は対応できないけど、明日の朝には思い出したい」といったメールに設定しておくと、受信トレイがスッキリして便利ですよ。「予約送信」と合わせて、メールの”時間”を操る達人を目指しましょう！
らくらスタイルは「日常をもっと楽に、楽しく」を目指して、ご相談内容に合わせてオーダーメイドのお手伝いをいたします。気軽にご相談ください。
次回の予告
明日のタイトルは
「データ整理法：紙の書類をスキャンして整理するコツとファイル名の付け方（難易度★★★☆☆）」
です。お楽しみに！
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