こんにちは。AI活用＆デジタル整理アドバイザーのらくらスタイルです。
Excelの関数、正直なところ面倒くさいですよね。
「えーっと、ここはVLOOKUPだっけ？いや、XLOOKUPか？引数の順番はどうだったかな…」
こんなふうに迷っているうちに時間が過ぎ、挙げ句の果てに「#N/A」エラーが出てイラッとする。パソコン画面に向かってため息をつくあの瞬間、本当に勿体ないなと感じます。私も以前は分厚い関数の辞書を片手に格闘していましたが、今はもうそんなことはしていません。
なぜなら、AIに聞けば一発だからです。
関数を覚える必要はありません。「やりたいこと」を日本語で伝えるだけで、AIが勝手に数式を組み立ててくれる。そんな夢のような時代になりました。
今回は、新潟の寒い冬、こたつから出たくない気持ちと同じくらい「楽しよう」という精神で、話題のChatGPTを使ってExcel作業を劇的に楽にする方法をご紹介します。パソコンが苦手な方にこそ知ってほしい、魔法のようなテクニックです。
関数を暗記する努力はもう捨てましょう
かつて、Excelのスキルと言えば「どれだけ多くの関数を知っているか」でした。しかし、今は違います。「AIにどれだけ上手に指示を出せるか」が重要になってきています。
私たちの脳のメモリには限りがあります。年に数回しか使わないような複雑な計算式を覚えておくよりも、もっとクリエイティブなことや、あるいは美味しいご飯のお店を覚えることにメモリを使ったほうが人生は豊かになると思いませんか？
AIは、私たち専属の超優秀なアシスタントです。24時間文句も言わず、一瞬で答えを返してくれます。これを使わない手はありません。
ChatGPTとは？
ご存じの方も多いと思いますが、ChatGPTは人間のように自然な会話ができるAIチャットサービスです。OpenAIという会社が開発しています。
ここに「Excelの数式を教えて」と入力するだけで、答えが返ってくるのです。難しいプログラミングの知識は一切不要。必要なのは、普通の日本語力だけです。
ChatGPTに関数を作ってもらう基本の型
AIにお願いするとき、少しだけコツがあります。それは「状況」と「やりたいこと」を具体的に伝えることです。
人間相手でもそうですよね。「あれ計算しといて」と言われても、「あれって何？」となります。AIも同じです。
基本のフォーマットはこんな感じです。
質問のテンプレート
- データの配置: どのセルに何が入っているか
- やりたい処理: 何を計算・判定したいか
- 出力場所: 結果をどこに表示したいか
これらを組み合わせて質問します。
良い例と悪い例
例えば、消費税の計算をしたいとします。
悪い聞き方
「消費税の出し方を教えて」
これだと、AIは一般的な消費税の話をするか、一般的な数式（=A1*1.1）を返すだけです。あなたの表に合うかは分かりません。
良い聞き方
「Excelで、A列に商品名、B列に税抜価格が入っています。C列に、税率10%の税込価格を表示させる関数を教えてください」
ここまで具体的に言えば、AIは「セルC1に =B1*1.1 と入力して、下にコピーしてください」と、そのまま使える答えを返してくれます。
実践！そのまま使えるプロンプト例
では、実際の業務でよくあるシーンを想定して、どのようなプロンプト（指示文）を送ればいいか見ていきましょう。これをコピーして、自分の表に合わせて列番号などを書き換えるだけで使えますよ。
ケース1：条件によって表示を変えたい
「点数が80点以上なら合格、それ以外は不合格と表示したい」といった場合です。IF関数を使う場面ですが、入れ子（ネスト）になると途端にややこしくなりますよね。
手順
- ChatGPTを開く。
- 以下の文章を入力して送信する。
Excelで、A列にテストの点数が入っています。
B列に、以下の条件で判定を表示させる関数を作ってください。
条件：
・80点以上なら「合格」
・60点以上80点未満なら「再試」
・60点未満なら「不合格」
こう投げかけると、AIは複雑なIF関数の数式をパッと出してくれます。IFS関数が使えるバージョンかどうかも考慮してくれたりするので、非常に賢いです。
ケース2：別の表からデータを持ってきたい
これです。全Excelユーザーの悩み、VLOOKUP関数。商品IDから商品名を持ってきたりする作業ですね。これもAIに任せましょう。
手順
- データがどのような状態か確認する（シート名など）。
- 以下の文章を入力して送信する。
Excelで2つのシートがあります。
「シート1」のA列に商品IDが入っています。
「シート2」は商品マスタで、A列が商品ID、B列が商品名です。
「シート1」のB列に、IDに対応する商品名を「シート2」から探して表示させたいです。
XLOOKUP関数、もしくはVLOOKUP関数を使った数式を教えてください。
これだけで、引数の範囲指定など、面倒な部分を全部やってくれます。エラーが出ないようにする工夫（IFERROR関数など）を追加で提案してくれることもあります。
ケース3：住所から都道府県だけを取り出したい
文字列操作もAIの得意分野です。LEFT関数やMID関数などを使いますが、文字数を数えるのが面倒ですよね。
手順
- 住所が入っているセルを確認する。
- 以下の文章を入力して送信する。
A列に住所（例：新潟県新潟市…）が入っています。
別の列に、都道府県名だけを抜き出す関数を教えてください。
ただし、神奈川県や和歌山県のように4文字の県名にも対応できるようにしたいです。
人間が考えると「3文字か4文字か判定して…」と頭が痛くなりますが、AIなら一瞬です。
エラーが出たときもAIに丸投げ
関数を入力したのに「#VALUE!」や「#REF!」などのエラーが出ること、ありますよね。そんな時こそ、らくらスタイルの出番…ではなく、AIの出番です。
エラーが出ている状況をそのままAIに相談してしまいましょう。
プロンプト例
さっき教えてもらった数式を入力したら、「#N/A」というエラーが出ました。
これはどういう意味ですか？また、データが見つからないときは空白を表示するように修正してください。
こう伝えると、エラーの原因解説と、修正版の数式（IFERROR関数を組み合わせたものなど）を提示してくれます。
エラーの原因をネット検索して、専門用語だらけの解説ページを読んで挫折する。そんな時間はもう過ごさなくていいんです。エラーが出たら「ラッキー、AIに直してもらおう」くらいの感覚でいてください。
AIを使うときの重要な注意点
とても便利なAIですが、いくつか気をつけなければならない点があります。私たち「らくらスタイル」も、お客様のデジタル整理をお手伝いする際は、セキュリティに細心の注意を払っています。
1. 個人情報や機密情報は入力しない
ChatGPTに入力したデータは、AIの学習に使われる可能性があります。
「顧客名簿のA列に田中太郎さんの電話番号090-xxxx-xxxxがあって…」といった具体的な個人情報や、会社の売上の詳細な数字などをそのまま入力するのは避けましょう。
対策
「A列に顧客名、B列に電話番号があります」のように、具体的なデータの中身ではなく「データの構造」だけを伝えるようにしてください。
2. 必ず「答え合わせ」をする
AIはたまに、もっともらしい顔をして嘘をつくことがあります（これをハルシネーションと言います）。
教えてもらった数式が正しいかどうか、必ず1つか2つのデータで計算結果が合っているか確認してください。
いきなり数千行にコピーするのではなく、まずは手元の数行でテスト。これは鉄則です。
まとめ
Excelの関数は、自分で組み立てる時代から、AIに「やりたいこと」を伝えて書いてもらう時代になりました。
- 関数は暗記しなくていい。「AIへの聞き方」を知っていればOK。
- 「どのセルに何があり、どうしたいか」を具体的に伝えるのがコツ。
- エラーが出ても焦らない。エラーメッセージごとAIに投げて修正してもらう。
- 機密情報は入力せず、必ず検算をしてから使う。
これで、面倒な数式作成の悩みから解放されます。浮いた時間で、温かいコーヒーでも飲みながらリラックスしてください。業務の効率化は、楽をするためにあるのですから。
今日のひとこと
ChatGPTに「Excelでこんな表を作りたいから、ダミーデータを作って」と頼むと、練習用のデータをCSV形式で作ってくれます。勉強するときに便利ですよ。
らくらスタイルは「日常をもっと楽に、楽しく」を目指して、ご相談内容に合わせてお手伝いをいたします。気軽にご連絡ください。
明日のタイトルは
「プログラミング不要！「マクロの記録」で毎日のルーチン作業をボタン1つにする」
です。お楽しみに！ ※内容が変更になった場合はご容赦ください。
#らくらスタイル #デジタル整理 #パソコン #新潟 #AI #ChatGPT #Excel #業務効率化 #時短テクニック
