こんにちは。AI活用＆デジタル整理アドバイザーのらくらスタイルです。
月末が近づくと、なぜか憂鬱になりませんか。
窓の外を眺めながら「ああ、またあの作業が待っているのか」とため息をついてしまう。そんな経験、私にもあります。
特に、各部署や店舗、あるいは月ごとに作られた「バラバラのExcelファイル」を一つにまとめる作業。
A店の売上シートを開いて数値をコピー、まとめ用のシートに貼り付け。次はB店のシートを開いて……。
途中で「あれ、今どこまでやったっけ？」となったり、うっかり一行ずれて貼り付けてしまって、最後の合計が合わなくて顔面蒼白になったり。
もう、考えるだけで肩が凝ってきますよね。
私たちはロボットではありません。単純作業の繰り返しは、集中力を削ぎ、ミスを誘発する最大の敵です。
何より、そんなことに大切な時間を使いたくありません。「楽」をするためにパソコンを使っているはずなのに、これでは本末転倒です。
今日は、そんな「複数シートの集計地獄」から皆さんを救い出す、とっておきの魔法をご紹介します。
その名も「串刺し集計」。
料理の串揚げやお団子をイメージしてください。重なった具材を一本の串でズバッと貫く。あれをExcelでやってしまうんです。
複数のシートの同じ場所にあるセルを、串で刺すようにまとめて計算する。これさえ覚えれば、電卓を叩く必要も、コピペを繰り返す必要もなくなります。
デジタル整理アドバイザーとして断言しますが、この機能を知っているかどうかで、集計業務にかかる時間は10分の1以下になります。浮いた時間で、美味しいコーヒーでも淹れましょう。
それでは、パソコンが苦手な方でも分かるように、ゆっくり解説していきますね。
「串刺し集計」ってなに？
専門用語では「3-D参照」なんて呼ばれたりもしますが、難しく考える必要はありません。
要するに、「Sheet1からSheet5までの、A1セルにある数字を全部足して！」とExcelにお願いすることです。
通常、足し算をするときは、同じシートの中にあるセルを選びますよね。
でもExcelは、シートの壁を越えて計算ができるんです。
例えば、1月から12月までの家計簿が、それぞれ別のシートに分かれているとします。
年間の合計を出したいとき、わざわざ「1月シートの食費 ＋ 2月シートの食費 ＋ 3月シートの……」と一つずつ選んでいくのは面倒すぎます。
途中でクリックし忘れるかもしれないし、式が長くなりすぎて訳が分からなくなります。
串刺し集計を使えば、「1月シートから12月シートまで、全部まとめてドン！」で終わります。
シートが増えても手間は変わりません。3シートでも、100シートでも、操作は一瞬です。これがデジタル整理の醍醐味です。
一番大事な「準備」の話
具体的な操作に入る前に、一つだけ、とてもとても大切な条件をお話しします。
むしろ、操作方法そのものより、こちらの方が重要かもしれません。
それは、「すべてのシートの形（フォーマット）が同じであること」です。
串刺し集計は、「すべてのシートの同じ場所（セル番地）」を計算します。
1月のシートでは「食費」がC5セルにあるのに、2月のシートではC6セルにあったり、3月ではD5セルにあったりすると、Excelは混乱してしまいます。串が真っ直ぐ刺さらず、変なところを計算してしまいますからね。
・行や列の並び順を統一する
・項目の位置をずらさない
・余計な行を挿入しない
これが鉄則です。
もし、手元にあるデータがバラバラな場合は、まず「形を整える」ところから始めてください。
これはデジタルの整理整頓における基本中の基本。部屋の片付けと同じで、定位置が決まっていないと、あとで探すのに苦労します。
一度フォーマットを決めて、「この形式以外では受け付けません！」と周りに宣言してしまうのも、自分の身を守るための一つの手ですよ。
串刺し集計の具体的な手順
それでは、実際にやってみましょう。
ここでは例として、「4月」「5月」「6月」という3つのシートに分かれた売上データを、「集計」という新しいシートにまとめる場面を想定します。
お手元にExcelがある方は、ぜひ一緒に手を動かしてみてください。
1. まとめ用のシートを用意する
まず、結果を表示するための「集計用シート」を用意します。
他の月ごとのシートをコピーして作り、中身の数字だけ消して空っぽにしておくと、形がぴったり合うので一番楽です。
この「集計」シートの、合計を表示したいセル（例えばB2セルとします）をクリックして選択してください。
2. 半角で「=SUM(」と入力する
合計を出したいので、おなじみのSUM関数を使います。
「オートSUM」ボタンを使ってもいいですが、手入力の方が流れが分かりやすいかもしれません。
セルに半角で =SUM( と入力します。まだEnterキーは押しませんよ。
3. 「串」の入り口を選択する
ここからがポイントです。
数式の入力途中のまま、マウスで「集計したい最初のシート」の見出し（タブ）をクリックします。
画面下にあるシートの見出しです。今回の例だと「4月」のシートですね。
そして、計算したいセル（B2）をクリックします。
4. Shiftキーで「串」を貫通させる
ここで魔法のキー、「Shiftキー」の登場です。
キーボードのShiftキーを「ぐっ」と押しっぱなしにしてください。離してはいけません。
Shiftキーを押したまま、集計したい「最後のシート」の見出しをクリックします。例だと「6月」のシートです。
すると、どうでしょう。画面下のシート見出しが、4月から6月まで全部白く（選択状態に）なったはずです。
これが「串が刺さった状態」です。複数のシートがグループ化され、全部まとめて選択されています。
数式バーを見てみると、 =SUM('4月:6月'!B2 のような表示になっているはずです。
「4月から6月までのシート」という意味ですね。確認できたら、ここでようやくShiftキーを離します。
5. 括弧を閉じて確定する
最後に、数式の終わりの括弧 ) を入力して、Enterキーで確定します。
すると、画面は自動的に「集計」シートに戻り、セルには3ヶ月分の合計値が表示されているはずです。
あとは、そのセルをオートフィル（セルの右下をドラッグ）して、隣のセルや下のセルにコピーすれば完了です。
たった一つの数式を作るだけで、何百箇所あろうと、一気に集計が終わります。
どうですか？
一つずつ足し算していたのが嘘のように感じませんか？
もっと楽するための応用テクニック
基本ができれば、あとは応用次第でいくらでも楽ができます。
合計以外も計算できる
今回はSUM関数（合計）を使いましたが、もちろん他の関数でも使えます。
例えば、平均を出したいなら AVERAGE、最大値なら MAX、最小値なら MIN。
やり方は全く同じ。「=関数名(」と入れて、Shiftキーでシートを選択するだけです。
「全店舗の中で一番高い売上はいくらか？」なんていうのも一発で分かります。
シートが増えても大丈夫
この機能の素晴らしいところは、シートの間に新しいシートを挟み込むと、それも自動的に集計対象に含まれることです。
「4月」と「6月」の間に、後から「5月修正版」というシートをドラッグして移動させれば、自動的にその数値も合計に含まれます。
逆に、範囲の外に出せば集計から外れます。
串（範囲）の間に具材（シート）を出し入れするイメージですね。
ただし、注意点もあります。
一番端っこ、つまり「4月」や「6月」のシートそのものを削除したり移動したりすると、串の始点や終点が変わってしまうので、計算がおかしくなることがあります。
私はよく、集計範囲の最初と最後にダミーの空白シートを作って、「Start」と「End」という名前にしておきます。
そして =SUM(Start:End!B2) という式にしておくんです。
こうすれば、その間にどんなシートを放り込んでも確実に集計されます。これ、地味ですがプロっぽい小技です。
データの配置がバラバラな時は？
先ほど「形を揃えるのが絶対条件」と言いましたが、どうしても揃えられない場合もありますよね。
取引先から送られてくるフォーマットが毎回違うとか。
そんな時は、「データの統合」という別の機能を使うのが正解です。
これについては、また別の機会に詳しくお話ししようと思いますが、Excelには「位置」ではなく「項目名（ラベル）」を見て集計してくれる機能もあるんです。
無理に串刺ししようとしてストレスを溜めるより、適材適所で機能使い分ける。これも「らくらスタイル」の鉄則です。
デジタル整理アドバイザーとしての視点
この「串刺し集計」を使えるようになると、業務効率は劇的に上がります。
ですが、あえて少し厳しいことを言わせてもらうと、そもそも「シートを細かく分けすぎない」というのも、実は大切なデジタル整理術なんです。
Excelは本来、1枚の大きなシートにデータを溜め込んでいく「データベース」形式の方が得意です。
月ごとにシートを分けると、印刷するときや人間が見るときには分かりやすいのですが、後からデータを分析したり、年間推移を見たりするときに手間が増えます。
「見せるための形式」と「データを蓄積するための形式」は違う。
これを意識できるようになると、あなたはもう初心者卒業です。
とはいえ、今の業務フローをいきなり変えるのは難しいですよね。
まずは、今あるバラバラのシートを「串刺し集計」でサクッとまとめて、早く仕事を終わらせてしまいましょう。
余裕ができてきたら、「来年からは1シートで管理してみようかな？」と提案してみるのも良いかもしれません。
業務改善提案として評価されるかもしれませんよ。
もし、「そうは言っても、うちの会社のデータは複雑すぎて手におえない……」とお悩みなら、ぜひ私のブログや公式サイトも覗いてみてください。
もっと基礎的なことから、マニアックな時短術まで、色々な引き出しを用意しています。
また、Excelの公式サポートページも非常に参考になります。困ったときは「一次情報」に当たるのが解決への近道です。
まとめ
長くなりましたが、今日のポイントを整理しましょう。
- 串刺し集計とは：複数シートの同じ場所を一度に計算する機能。
- 絶対条件：すべてのシートの「形（フォーマット）」が同じであること。
- 魔法のキー：Shiftキーを押しながらシートを選択することで、複数を一気に掴める。
- 応用：SUM以外にもAVERAGEなどが使える。シートの増減にも対応可能。
- 視点：そもそもシートを分けすぎないのが理想だが、現状の解決策としては最強。
Excelの機能は、知っているか知らないか、ただそれだけの違いです。
能力の差ではありません。情報の差です。
今日、この記事を読んだあなたは、もう「知っている側」の人です。
明日の業務で、ぜひ涼しい顔をして「串刺し」てみてください。「おっ、やるな」と思われること間違いなしです。
日々の業務の「面倒くさい」は、工夫次第で必ず「楽」に変えられます。
浮いた時間で、新潟の美味しいお米でもゆっくり味わいたいものですね（私は昨日、新之助を食べて感動しました）。
今日のひとこと
Shiftキーは「範囲選択」の相棒ですが、Ctrlキーは「飛び飛び選択」の相棒です。
Excel操作において、左手は常にキーボードの左下（Ctrl, Shift, Altあたり）に置いておくと、プロっぽく見えるし作業も速くなりますよ。ホームポジションも大事ですが、Excel使いのホームポジションは「左手小指がCtrl」かもしれません。
らくらスタイルは「日常をもっと楽に、楽しく」を目指して、ご相談内容に合わせてお手伝いをいたします。気軽にご連絡ください。
明日のタイトルは
「Excel × ChatGPT活用術！関数をAIに書いてもらうプロンプト例」
です。お楽しみに！ ※内容が変更になった場合はご容赦ください。
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