イベントの出席簿、アンケートの回答、商品の在庫リスト…。
Excelの中にデータは入っているけれど、集計する時についやってしまうのが「指差し確認」です。
「えーっと、出席が1、2、3…あ、今の数えたっけ？」
「男性が…15人、で合ってるかな？」
モニターを指でなぞりながら数えているそこのあなた！
その作業、目が疲れませんか？それに、途中で電話がかかってきたら、また最初からやり直しですよね。
私たち「らくらスタイル」は、新潟を拠点に皆さんの「デジタル整理」をお手伝いしていますが、この「数を数える」という単純作業こそ、パソコンに任せるべき一番の仕事だと思っています。
私はめんどくさがりなので、3つ以上のものを数える時はもうExcelを使いたくなります。人間は間違える生き物ですが、Excelは文句も言わず、一瞬で、しかも100%正確に数えてくれますから。
今日は、そんな「特定の条件に合うものだけを数える」ための便利な道具、「COUNTIF（カウントイフ）関数」をご紹介します。これを覚えれば、画面を指差す日々とはサヨナラです！
COUNTIF関数ってなに？
名前の通り、「COUNT（数える）」と「IF（もしも）」が合体した関数です。
ただ全部を数えるのではなく、「もし〇〇だったら数える」ということができます。
例えばこんな場面で活躍します。
- 出席管理：名簿の中で「出席」と書いてあるセルの数だけ知りたい。
- アンケート：「満足」と答えた人が何人いるか知りたい。
- 在庫チェック：リストの中で「在庫切れ」になっている商品がいくつあるか把握したい。
- 成績管理：80点以上の人が何人いるか数えたい。
手作業だと数分かかる集計も、COUNTIFなら2秒で終わります。
3ステップで完了！COUNTIFの使い方
では、実際に「出席簿」を例にして、出席（○がついている人）の数を数えてみましょう。
ステップ1：答えを出したいセルを選ぶ
まず、集計結果（「出席：〇人」の数字部分）を表示させたいセルをクリックして選択します。
ステップ2：「関数の挿入」からCOUNTIFを選ぶ
数式を直接手入力するのは間違いの元なので、便利なボタンを使いましょう。
画面上部の数式バーの左にある「fx」マークをクリックします。
「関数の検索」で「COUNTIF」と入力して検索するか、一覧から探して「OK」を押します。
ステップ3：「範囲」と「検索条件」を指定する
設定画面が出てきます。入力するのはたったの2つだけです。
- 範囲：「どこから探す？」を指定します。
- 出席状況が入力されているセルを、マウスで上から下までドラッグして選択します。（例：C2からC30まで）
- 検索条件：「何を数える？」を指定します。
- ここでは「○」の数を数えたいので、入力欄に「○」と入力します。
- ※もし「出席」という文字を数えたいなら「出席」と入れます。
入力が終わったら「OK」をクリック。
はい、これだけです！
選択したセルに、一瞬で「○」の個数が表示されたはずです。
もし誰かの出席状況が変わって「○」を消せば、この集計結果も自動で減ります。これがExcelの気持ちいいところですね。
もう一歩進んだ「楽」な使い方
基本はこれだけですが、らくらスタイル流の「もっと楽をする」テクニックもお伝えします。
数字の条件も使える
文字だけでなく、数字の条件も指定できます。
例えばテストの点数表で「80点以上の人を数えたい」という場合。
- 検索条件に
">=80"と入力します。
不等号（> や <）を使う時は、ダブルクォーテーション " で囲むのがルールですが、ウィザード画面（fxボタンから出る画面）なら、入力後に別の場所をクリックするとExcelが勝手に囲んでくれることが多いです。親切ですね。
セルを参照して使い回す
これぞプロの技。「検索条件」に直接「”○”」と文字を入れるのではなく、「○」と入力されている別のセルをクリックして指定することもできます。
例えば、
- セルE1に「○」、セルE2に「×」と書いておく。
- COUNTIFの検索条件で、E1をクリックする。
こうすると、もし後で「やっぱり『出席』という文字を数えたいな」と思った時、関数をいじらなくても、セルE1の文字を書き換えるだけで集計対象が変わります。
Microsoftのサポートページにも様々な応用例が載っていますが、この「セル参照」を使うと、表のメンテナンスが劇的に楽になりますよ。
AI時代こそ、正確な「数」が大事
最近は「データ分析」という言葉をよく聞きますが、その第一歩は「現状を正しく把握すること」です。
「なんとなく多い気がする」ではなく、「先月より5個増えている」と数字で把握すること。
私たちが業務効率化の相談を受ける時も、まずは「今、その作業に何分かかっていますか？」「ミスは何回起きましたか？」と数を数えることから始めます。
COUNTIF関数は、そんな「事実」を拾い集めるための頼もしい相棒です。
AIにデータを食わせるにしても、元となる数字が手作業のカウントで間違っていたら意味がありませんからね。
もっと色々な集計テクニックを知りたい方は、ぜひらくらスタイルのブログ一覧も覗いてみてください。「こんなことも自動化できるの？」という発見があるかもしれません。
まとめ
今日は、特定のデータを数える「COUNTIF関数」をご紹介しました。
- 指差し確認は卒業：目は疲れるし間違えます。Excelにやらせましょう。
- 2つの情報を入れるだけ：「どこから（範囲）」と「何を（検索条件）」を指定すればOK。
- リアルタイムで更新：データが変われば集計も変わる。これがデジタルの強みです。
「数を数える」という単純作業から解放されれば、空いた時間で次の企画を考えたり、お客様への連絡を丁寧にしたりと、人間らしい仕事に時間を使えます。
もし「条件が複雑すぎてCOUNTIFじゃ無理かも…（例：男性で、かつ30代の人を数えたい）」という場合は、「COUNTIFS（カウントイフス）」という進化版の関数もあります。やり方が分からない時は、いつでも私たちにご相談くださいね。
今日のひとこと
昔、「野鳥の会」の方々がカウンターをカチカチして紅白歌合戦の集計をしていましたよね。あれはあれで風情がありますが、ビジネスの現場では「カチカチ」よりも「Enterキー」一発の方がスマートです。デジタルの力で、スマートに定時退社を目指しましょう！
らくらスタイルは「日常をもっと楽に、楽しく」を目指して、ご相談内容に合わせてオーダーメイドのお手伝いをいたします。気軽にご相談ください。
次回の予告
明日のタイトルは
「締め切りまであと何日？TODAY関数とDATEDIF関数で日数を自動計算」
です。お楽しみに！
※内容が変更になった場合はご容赦ください。
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