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仕事始めから数日が経ち、七草粥で胃を休める時期ですね。でも、仕事の方はお休みモードというわけにはいきません。
皆さん、こんな経験はありませんか？
チームのみんなに「担当者名を入力してね」とExcelファイルを渡したら、「佐藤」「佐藤（あ）」「サトウ」……と同じ人なのにバラバラの書き方で入力されて戻ってきたこと。
これを集計しようとすると、Excelは別のデータとして認識してしまうので、結局手作業で修正する羽目になります。これぞまさに、時間の無駄遣い！
「頼むから統一してくれ〜！」と心の中で叫ぶ前に、Excelの方で決まったものしか入力できない仕組みを作ってしまいましょう。それが今日ご紹介する「ドロップダウンリスト（プルダウン）」です。
入力する人も「選ぶだけ」で楽になり、集計する人も「修正ゼロ」で楽になる。みんなが幸せになれる機能ですよ！
ドロップダウンリストってなに？
Webサイトのアンケートなどで、右側の▼マークを押すと、都道府県などの選択肢がズラッと出てくるアレです。クリック一つで入力が完了するので、キーボードを打つ手間が省けます。
これをExcelに設定するメリットは3つあります。
- 入力スピードが上がる：マウス操作だけで完了！
- 表記揺れがなくなる：全角・半角のミスや変換ミスがゼロに。
- ストレスが減る：「なんて入力すればいいの？」という迷いがなくなります。
3ステップで完了！設定の基本手順
「難しそう」と思われるかもしれませんが、実はメニューの場所さえ分かれば3分で設定できます。今回は、一番管理がしやすくておすすめの「別表を参照する方法」をご紹介します。
ステップ1：選択肢のリストを用意する
まずは、ドロップダウンリストに表示させたい項目を、表の空いている場所（または別のシート）に入力します。
例えば、部署名のリストなら、K列あたりに縦に「営業部」「総務部」「開発部」と入力しておきましょう。
- らくら流ポイント：このリストは後で隠したり、別のシート（「設定用」などの名前をつけて）に作っておくと、間違って消される心配がなくてスマートです。
ステップ2：「データの入力規則」を開く
次に、ドロップダウンリストを設定したいセル（実際にデータを入力する場所）をマウスで範囲選択します。
そして、画面上部の「データ」タブをクリックし、その中にある「データの入力規則」というボタンを探してクリックします。
（ちょっと小さなアイコンの場合もありますが、禁止マークとチェックマークが重なったようなアイコンです）
ステップ3：設定を変更する
設定画面が出てきたら、以下の操作をします。
- 「設定」タブの「入力値の種類」を、「すべての値」から「リスト」に変更します。
- すると「元の値」というボックスが現れます。ここをクリックしてカーソルを点滅させます。
- ステップ1で作っておいた「部署名リスト（営業部〜開発部）」をマウスでドラッグして選択します。
- 「OK」ボタンを押します。
これだけです！
設定したセルをクリックしてみてください。右側に▼マークが出て、リストから選べるようになっていませんか？
この「カチッ、ポン！」という動き、気持ちいいですよね。
もっと楽をするための「ワンポイントテクニック」
基本ができたら、もう少しだけ便利にしてみましょう。めんどくさがりな私たちが「後で困らない」ための工夫です。
リストが増えた時の対応
部署が増えたり、商品が増えたりすることはよくありますよね。
その都度設定し直すのは面倒です。
そんな時は、ステップ1でリストを作る際に、「テーブル」という機能を使っておくと便利です。リストを選択して「挿入」タブ→「テーブル」にするだけ。
こうしておくと、テーブルの下に新しい項目を追加しただけで、ドロップダウンリストの選択肢にも自動で反映されます。「Excelって賢い！」と感動しますよ。
エラーメッセージを優しくする
ドロップダウンリスト以外の文字（例えば手打ちで無理やり入力しようとした場合）を入力すると、Excelは「この値は、このセルに定義されているデータ入力規則の制限を満たしていません」という、なんとも冷たいエラーメッセージを出して入力を拒否します。
これだと入力した人が「えっ、壊した！？」とびっくりしてしまいます。
「データの入力規則」の設定画面にある「エラーメッセージ」タブで、タイトルとメッセージを自由に変えられます。
「リストから選んでね！」くらいの優しい言葉にしておくと、職場の雰囲気も少し和むかもしれません。
まとめ
いかがでしたか？ドロップダウンリストの設定は、自分だけでなく、そのファイルを使う全員を楽にする「おもてなし」の機能です。
- リストを用意して、
- 「データの入力規則」を選び、
- 「リスト」に設定する。
この手順さえ覚えておけば、住所録も、在庫管理表も、シフト表も、驚くほど使いやすくなります。ぜひ次の資料作成で試してみてください。
「うちは項目が多すぎて設定が大変そう…」「選択肢が連動するような複雑なリストを作りたい」という場合は、ぜひらくらスタイルのブログや公式サイト（https://rakura.net）へご相談ください。新潟から、あなたの業務にぴったりの仕組み作りをお手伝いします。
今日のひとこと
Googleフォームや、最近話題のノーコードツールなどでも、この「選択肢から選ぶ」という考え方は基本中の基本です。データ活用（DX）の第一歩は、「きれいなデータを集めること」から始まります。Excelでその感覚を掴んでおくと、新しいツールにもすぐに馴染めますよ！
らくらスタイルは「日常をもっと楽に、楽しく」を目指して、ご相談内容に合わせてオーダーメイドのお手伝いをいたします。気軽にご相談ください。
次回の予告
明日のタイトルは
「マウスを使わず移動せよ！Ctrlキーと矢印キーの組み合わせテクニック」
です。お楽しみに！
※内容が変更になった場合はご容赦ください。
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