こんにちは、デジタル整理アドバイザーの「らくらスタイル」です。
みなさんは、仕事仲間や家族とファイルをやり取りするとき、どうしていますか？
「あのファイル、メールで送ったっけ？」「LINEで送った写真、保存期間が切れちゃった！」なんてこと、よくありますよね。これ、地味にストレスですし、どれが最新のファイルか分からなくなって、作業が振り出しに戻るなんていう悲劇も起こりがちです。
だからといって、みんなが見られる場所にただファイルを置くだけだと、「間違って誰かに消されちゃった…」なんて事故が起きるのが怖いところ。
実は、クラウドストレージを使ったデータ共有は、最初の「設定」さえきちんとしておけば、メールでファイルを送り合う手間から解放されて、驚くほど「楽」になるんです。今日は、パソコン初心者の方でも安心してできる、安全で快適なデータ共有のルールと設定方法についてお話しします。
データ共有は「合鍵」を渡すのと同じ
データを共有することを、難しく考える必要はありません。これは、自分の家（フォルダ）の「合鍵」を相手に渡すイメージを持つと分かりやすいですよ。
誰にでも合鍵を渡してしまうと、泥棒に入られるかもしれませんし、勝手に模様替えされてしまうかもしれませんよね。だから、「この人は玄関まで」「この人はリビングに入ってもOK」「この人は掃除（編集）もしていいよ」というふうに、相手によって渡す鍵の種類を変える必要があります。
これが、専門用語でいう「アクセス権限」の設定です。名前は難しそうですが、要は「どこまでやっていいか」を決めるだけのことなんです。
失敗しないための「3つの権限」使い分け
多くのクラウドサービス（GoogleドライブやOneDriveなど）では、大きく分けて3つの権限があります。これさえ覚えておけば、新潟のおじいちゃんおばあちゃんに孫の写真を送る時も、チームでAI活用プロジェクトを進める時も、トラブルなくスムーズに連携できます。
1. 閲覧者（見るだけの人）
ファイルを開いて中身を見ることはできますが、変更したり削除したりすることはできません。「展示品にはお手を触れないでください」という状態です。
完成した資料を確認してほしいときや、写真をただ見せたいだけのときは、この設定にします。一番安全な設定ですね。
2. 編集者（何でもできる人）
ファイルの中身を書き換えたり、ファイル名を変更したり、削除したりすることもできます。自分と同じ権限を持つことになるので、本当に信頼できる共同作業者（チームメンバーや家族）だけに与える「マスターキー」です。
3. コメント可（付箋を貼るだけの人）
中身を書き換えることはできませんが、「ここはこうした方がいいよ」というメモ（コメント）を残すことができます。原稿のチェックをお願いしたい時などに便利です。
Googleドライブで設定してみよう
では、実際にどうやって設定するのか、多くの方が使っているGoogleドライブを例に見てみましょう。手順はとてもシンプルです。
ステップ1：共有したいファイルやフォルダを選ぶ
Googleドライブを開き、共有したいファイル（またはフォルダ）の上で右クリックをします。メニューが出てくるので、「共有」を選びましょう。
ステップ2：相手のメールアドレスを入力する
画面が出てきたら、共有したい相手のGoogleアカウント（メールアドレス）を入力します。
ステップ3：権限を選ぶ
ここが一番大事なポイントです。メールアドレスを入れた横に、「編集者」などの文字が書かれたボタンがあります。ここをクリックして、先ほど説明した「閲覧者」「閲覧者（コメント可）」「編集者」の中から適切なものを選びます。
迷ったら、まずは「閲覧者」にしておくのが無難です。後から変更することもできますからね。
ステップ4：送信ボタンを押す
最後に「送信」を押せば完了です。相手にメールが届き、そこからファイルにアクセスできるようになります。
トラブルゼロを目指す「共有ルール」
機能としての設定はこれでバッチリですが、人と人とが気持ちよく作業するためには、ちょっとした「ルール」も必要です。私がおすすめする、デジタル整理を円滑にするためのシンプルなルールを2つ紹介します。
ルール1：「作業中」か「完了」かを明確にする
チームでファイルを編集していると、誰かが編集中のファイルを開いてしまったり、どれが完成版か分からなくなったりします。
ファイル名の先頭に【編集中】とつけたり、完了したものは「決定版フォルダ」に移動させるなど、場所や名前で状態が分かるようにしましょう。
ルール2：バックアップ担当を決める
クラウドは便利ですが、操作ミスでファイルが消えてしまう可能性はゼロではありません。特に「編集者」権限を持つ人が多い場合は要注意です。
チームの中で一人、「週に一度は大事なデータをパソコン本体（ローカル）に保存する係」を決めておくと、万が一の時も安心です。
デジタル整理で得られる「安心」と「時間」
共有設定を使いこなせるようになると、USBメモリを持ち歩いたり、重たいファイルをメールに添付して「届きません！」とエラーが出たりするストレスから完全に解放されます。
新潟に住む私も、遠方のクライアントさんと仕事をするときは、この共有機能をフル活用しています。お互いが好きな時間に最新のデータを確認できるので、待ち時間がなくなり、本来やるべき仕事や、プライベートな時間に集中できるようになりました。
最初は「設定なんて面倒くさい」と思うかもしれませんが、このひと手間が、将来の何十時間という「無駄なやり取り」を節約してくれます。ぜひ、今日から試してみてくださいね。
まとめ
- データ共有は「合鍵」を渡すのと同じ。相手によって権限を変えましょう。
- 基本の権限は「閲覧者（見るだけ）」「編集者（変更できる）」「コメント可（メモできる）」の3つ。
- 迷ったらまずは「閲覧者」に設定するのが安全策。
- 共有する際は、ファイル名や保存場所で「編集中」か「完成」かが分かるようにルールを決めましょう。
- 万が一のために、バックアップ担当を決めておくとさらに安心です。
今日のひとこと
セキュリティの世界では、最近「パスキー」という技術が注目されています。パスワードを覚えなくても、指紋や顔認証だけで安全にログインできる仕組みです。GoogleやAppleでも導入が進んでいますので、もし設定画面で案内が出たら、食わず嫌いせずに一度試してみると、ログインの手間が驚くほど楽になりますよ！
らくらスタイルは「日常をもっと楽に、楽しく」を目指して、ご相談内容に合わせてオーダーメイドのお手伝いをいたします。気軽にご相談ください。
次回の予告
明日のタイトルは
「整理整頓を「習慣」にするための日次・週次・月次タスクリスト」
です。お楽しみに！
※内容が変更になった場合はご容赦ください。
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