昨日のブログはお読みいただけましたか？ご自身のパソコンのデスクトップ画面、スクリーンショットに撮ってみて、いかがでしたでしょうか。「うわっ、こんなに散らかっていたのか…」と、少しだけ現実を直視する時間になったかもしれませんね。でも、大丈夫です。その一歩が、快適なデジタルライフへの最も重要なスタートラインなのです。
こんにちは！あなたの「楽で楽しい」デジタルライフを応援する、デジタル整理アドバイザー「らくらスタイル」です。
さて、現状把握が終わった今日からはいよいよ実践編。散らかったデスクトップを劇的にスッキリさせるための、とてもシンプルで強力なルールをご紹介します。
それは、デスクトップに置いていいのは「ショートカット」「作業中フォルダ」「一時保管フォルダ」の3種類だけ、というルールです。
「たったそれだけで？」と思われるかもしれませんが、騙されたと思って試してみてください。このルールを守るだけで、あなたのパソコン作業の効率は驚くほど向上しますよ。
なぜデスクトップにファイルを置いてはいけないの？
そもそも、なぜデスクトップにファイルをたくさん置くのが良くないのでしょうか。少しだけ、その理由を考えてみましょう。
デスクトップは「現実の作業机」と同じだから
あなたのパソコンのデスクトップは、現実の世界でいうところの「作業机の上」です。
想像してみてください。これから集中して仕事をしようという時に、机の上が読みかけの雑誌、昨日のコーヒーカップ、大量の書類で埋め尽くされていたらどうでしょうか？必要な資料を探すのに時間がかかりますし、何より「片付けなきゃ…」という気持ちが頭の片隅にあって、目の前の作業に集中できませんよね。
パソコンのデスクトップも全く同じです。アイコンが何十個も散らばっている状態は、脳にとって余計な情報が多く、無意識のうちに集中力を削いでしまうのです。デスクトップは、あくまで作業をするための場所。ファイルや書類を「保管」しておく書庫ではない、という意識を持つことが大切です。
パソコンの動作が遅くなる原因にも…
これは少し専門的な話になりますが、デスクトップにたくさんのファイル（特に容量の大きいもの）を置くと、パソコンの起動が遅くなったり、動作が不安定になったりする原因になることがあります。
パソコンは起動時にデスクトップにある情報を読み込むため、ここに物が多いと、それだけ朝の準備運動に時間がかかってしまう、というイメージです。常に身軽な状態にしておくことが、パソコン君にご機嫌で働いてもらうコツでもあるのです。ここ新潟の冬のように、パソコンも重たいコートは脱ぎたいのかもしれませんね。
鉄則！デスクトップに常駐させるべき3つの存在
では、具体的にデスクトップをどのように使えば良いのでしょうか。私がおすすめしているのが、先ほどお伝えした「3つのフォルダ（＋ショートカット）」を置くだけ、というシンプルなルールです。
それぞれの役割をご説明します。
- ① ショートカット:よく使うアプリやフォルダへの「近道ドア」です。本体そのものではなく、あくまで入り口へのリンク。玄関に、よく履く靴を1〜2足だけ出しておくようなイメージですね。
- ② 「作業中」フォルダ:今まさに行っている、まさに「作業中」の案件に関するファイルを一時的に入れておく場所です。「今日の会議で使う資料」「A社への提出見積書」など、今日・明日中に片付けるべきタスクの関連ファイルをここに集めます。
- ③ 「一時保管」フォルダ:とりあえずダウンロードしたファイルや、後で整理しようと思っている書類などを、一時的に避難させておく場所です。「とりあえずボックス」と言い換えても良いでしょう。机の上が散らかりそうになったら、一旦この箱にポイっと入れることで、目の前の作業スペースを常に綺麗に保つことができます。
この3種類（ショートカットはファイルではないので、実質2つのフォルダ）だけをデスクトップに置く。これが、デジタル整理の基本となる考え方です。
実践！「作業中」と「一時保管」フォルダを作成しよう
理屈がわかったところで、早速フォルダを作ってみましょう。パソコンが苦手な方でも大丈夫。30秒で終わりますよ。
【ステップ1】デスクトップの何もないところで右クリック
デスクトップの、アイコンなどが置かれていない場所でマウスを右クリックします。すると、メニューが表示されます。
【ステップ2】「新規作成」から「フォルダー」を選択
メニューの中から「新規作成(X)」にカーソルを合わせ、さらに表示される「フォルダー(F)」をクリックします。
【ステップ3】フォルダに名前を付ける
「新しいフォルダー」という名前のフォルダが作成されるので、分かりやすい名前を付けましょう。
らくらスタイルのおすすめは、並び順が固定されるように、頭に数字を入れることです。
- 01_作業中
- 02_一時保管
このように名前を付けてみましょう。Enterキーを押せば確定です。同じ手順で、2つのフォルダを作成してください。
これで準備は完了です！簡単でしたよね？
デスクトップ上のファイルを仕分けてみよう
さて、魔法のフォルダが2つ準備できました。
昨日のブログ記事を参考に撮った「ビフォー」写真を見ながら、今デスクトップにある無数のアイコンやファイルを、このルールに従って仕分けていきましょう。
分類1：アプリやプログラムは「ショートカット」に
ExcelやWord、Google Chromeなど、アプリケーションのアイコンは「ショートカット」です。これはそのままデスクトップに置いておいて構いません。
ただし、本当に毎日使うものだけに厳選するのがポイントです。半年に一度しか使わないソフトのショートカットは、思い切って削除してしまいましょう。スタートメニューや検索機能からいつでも起動できます。
分類2：今まさに取り組んでいる仕事のファイルは「01_作業中」フォルダへ
「今日の午後の会議で使うプレゼン資料」や「今まさに執筆中の報告書」など、現在進行形のファイルは、迷わず「01_作業中」フォルダにドラッグ＆ドロップで移動させます。
ここでの重要なルールは、その作業が終わったら、必ず「作業中」フォルダから本来の保管場所（例：ドキュメント内のプロジェクトフォルダなど）に移動させること。「作業中」フォルダは、あくまで一時的な作業場。決してファイルの永住場所にしてはいけません。
分類3：それ以外のファイルは、一旦すべて「02_一時保管」フォルダへ
「これは何だっけ？」「後で見るかもしれない」「整理する場所を考えるのが面倒…」
そんなファイルは、深く考えずに、すべて「02_一時保管」フォルダに放り込んでしまいましょう。
ここで大切なのは、一つ一つのファイルを吟味して悩まないこと。悩む時間は無駄です。とにかくデスクトップ上からファイルをなくし、まっさらな作業スペースを確保することを最優先してください。「一時保管」フォルダの中身をどうするかは、また別の機会に考えれば良いのです。
分類4：明らかに不要なファイルは思い切って「ごみ箱」へ
ダウンロードしたけれど一度しか使わなかったインストーラーや、昔のスクリーンショット、内容を忘れてしまったメモ帳のファイルなど、明らかに不要だと判断できるものは、思い切って「ごみ箱」へドラッグ＆ドロップしましょう。
デジタルな世界も、現実の部屋と同じで「捨てる勇気」はとても大切です。
「ショートカット」の正しい知識
最後に、意外と混同しがちな「ショートカット」と「ファイル本体」の違いについて少しだけ。
ショートカットは、左下に小さな矢印マークが付いているアイコンです。これはあくまで「本体ファイルへの近道」なので、このショートカットアイコンを削除しても、ファイル本体がパソコンから消えることはありません。ご安心ください。
逆に、本体のファイルを別の場所に移動させたり、削除したりすると、デスクトップに残ったショートカットは行き先を失い、ただの抜け殻になってしまいます。この関係性だけ、頭の片隅に置いておいてくださいね。
まとめ
本日は、散らかったデスクトップを劇的に改善するための、シンプルで強力なルールをご紹介しました。
- デスクトップは「作業机」。ファイルを保管する「書庫」ではない。
- デスクトップに置いていいのは「ショートカット」「01_作業中フォルダ」「02_一時保管フォルダ」の3種類だけ。
- 作業が終わったら、「作業中」フォルダの中身は本来の場所へ移動させる習慣をつける。
- 判断に迷うファイルは、悩まず「一時保管」フォルダにとりあえず入れる。
たったこれだけのルールですが、徹底するだけでパソコンの使い勝手は驚くほど向上し、あなたの探し物の時間はゼロに近づきます。ぜひ、今日の仕事終わり、あるいはこの週末にでも試してみてください。
今日のひとこと
今日作成したフォルダ、少し見た目が寂しいと感じませんか？そんな時は、フォルダのアイコンを自分好みのデザインに変えてみるのがおすすめです。フォルダを右クリック→「プロパティ」→「カスタマイズ」タブ→「アイコンの変更」から、好きなアイコンを選べます。
さらに、Web上には無料で商用利用も可能なアイコンを配布しているサイトがたくさんあります。例えば「ICOOON MONO」のようなサイトで、シンプルでおしゃれなアイコンを探してみるのも楽しいですよ。仕事で使うツールも、少し見た目をカスタマイズするだけで愛着が湧き、デジタル整理がもっと楽しくなるはずです。将来的にはAIが最適なアイコンを提案してくれるようになるかもしれませんが、今は自分の手で「楽しさ」をプラスしてみましょう。
らくらスタイルは「日常をもっと楽に、楽しく」を目指して、ご相談内容に合わせてオーダーメイドのお手伝いをいたします。気軽にご相談ください。
明日のタイトルは
「【週末チャレンジ】無法地帯になってない？「ダウンロード」フォルダを空にするための仕分けルール」
です。お楽しみに！
※内容が変更になった場合はご容赦ください。
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