オフィスの机の上や引き出し、気づけば紙の書類で山積みになっていませんか？契約書や請求書、会議の資料など、大切な書類ほど捨てられずに溜まっていく一方…。いざという時に「あの書類どこだっけ？」と探すのに時間を取られてしまうのは、大きなストレスですよね。
紙の書類は、物理的なスペースを取るだけでなく、検索性の悪さや共有のしにくさといったデメリットも抱えています。そこで今回は、溜まっていく紙の書類をスキャンしてデータ化し、後から探しやすいように整理するコツをご紹介します。
この一手間が、未来のあなたを助ける最強のデジタル整理術。もう書類探しで時間を無駄にするのはやめにしましょう。
なぜスキャン（データ化）するの？
まず、なぜ手間をかけてまで紙をデータ化するのでしょうか。それには、こんなにたくさんのメリットがあるからです。
- 省スペース：キャビネットや段ボール箱を占領していた書類がなくなり、オフィスがスッキリします。
- 検索が簡単：ルールに沿って名前を付ければ、パソコンの検索機能で一瞬で見つけ出せます。
- 劣化しない：紙のように色褪せたり、破れたりする心配がありません。
- 共有が楽：メールに添付したり、クラウドで共有したりするのが簡単です。
- バックアップ可能：万が一の災害時にも、データを守ることができます。
まさに、良いこと尽くしですね。
どうやってスキャンする？スマホアプリが便利！
「スキャンするには、専用の高価な機械が必要なんでしょ？」と思うかもしれませんが、そんなことはありません。もちろん、大量の書類を扱うならドキュメントスキャナが便利ですが、まずは手元のスマートフォンから始めるのがおすすめです。
最近のスマホアプリは非常に優秀で、紙の書類をカメラで撮影するだけで、歪みや傾きを自動で補正し、綺麗なPDFデータに変換してくれます。
おすすめは、Googleドライブに標準搭載されているスキャン機能や、Microsoftが提供する無料アプリ「Microsoft Lens」などです。これらを使えば、誰でも簡単に書類のデータ化を始められます。
探しやすいファイル名の付け方【重要ルール】
さて、ここからが本日の最重要ポイントです。ただスキャンするだけでは、パソコンの中に紙の山が移動しただけになってしまいます。データ化した真価を発揮させるには、「ファイル名の付け方」に一貫したルールを設けることが不可欠です。
らくらスタイルがおすすめするのは、**「【種類】YYYYMMDD_内容」**という命名規則です。
【ステップ1】書類の種類をカッコでくくる
ファイル名の先頭に、【契約書】や【請求書】、【議事録】といった書類の種類を記載します。
こうすることで、ファイル一覧で見たときに、パッと何の書類か識別しやすくなります。また、「請求書」と検索すれば、すべての請求書を一覧表示することも可能です。
【ステップ2】日付を「YYYYMMDD」形式で入れる
次に、その書類の日付（契約日や発行日など）を「年4桁月2桁日2桁」の8桁で入れます。例えば、2025年9月24日なら「20250924」です。
この形式の最大のメリットは、パソコンが日付順に正しく並べ替えてくれることです。「250924」や「2025.9.24」といった形式だと、思った通りにソートされないことがあるので、この8桁形式を徹底しましょう。
【ステップ3】内容を簡潔に入れる
最後に、アンダーバー_を挟んで、具体的な内容を簡潔に書きます。「A社」や「Bプロジェクト定例会」といった、後から見て内容が思い出せるキーワードを入れておきましょう。
【具体例】
【契約書】20250924_A社との業務委託契約【請求書】20250930_B社宛（2025年9月分）【議事録】20250920_Cプロジェクト第5回定例会議
このルールを守るだけで、フォルダ内が劇的に見やすく、探しやすくなります。
まとめ
紙の書類の整理は、後回しにすればするほど大変になります。思い立ったが吉日、まずは机の上にある一枚の書類からデータ化を始めてみませんか？
- 紙の書類はスマホアプリで手軽にスキャン（PDF化）できる。
- スキャンした後のファイル名が最も重要。
- おすすめの命名規則は「【種類】YYYYMMDD_内容」。
- このルールを徹底すれば、書類探しは過去のものになる。
新潟のオフィスでも、ご家庭でも、このデジタル整理術は必ず役立ちます。ぜひ、今日から実践してみてください。もっと詳しく知りたい方は、らくらスタイルブログの他の記事もご覧ください。
今日のひとこと
最近のスキャンアプリやスキャナには、「OCR（光学的文字認識）」という機能が付いているものが多くあります。これは、画像のなかの文字を認識して、テキストデータに変換してくれるAI技術の一種です。OCR処理をしておけば、ファイル名だけでなく、書類の中身の文字で検索することも可能になり、検索性がさらに向上しますよ。
らくらスタイルは「日常をもっと楽に、楽しく」を目指して、ご相談内容に合わせてオーダーメイドのお手伝いをいたします。気軽にご相談ください。
次回の予告
明日のタイトルは
「エクセル時短術：【集計の神】ピボットテーブル超入門！マウス操作だけでデータを分析する方法（難易度★★★☆☆）」
です。お楽しみに！
※内容が変更になった場合はご容赦ください。
※曜日ごとのブログテーマは下記の通りです。
月曜日：パソコン設定
火曜日：Google活用術
水曜日：データ整理法
木曜日：エクセル時短術
金曜日：パワポプレゼン作成
土曜日：生成AI入門
日曜日：スマホ連携
