こんにちは！デジタル業務とデータを整える、デジタル整理アドバイザーの「らくらスタイル」です。
皆さんは「表計算ソフト」と聞くと、何を思い浮かべますか？多くの方が、緑色のアイコンでおなじみの「Microsoft Excel」をイメージするかもしれませんね。確かに、Excelは非常に高機能で、多くの企業で標準的に使われている素晴らしいソフトです。
でも、もし「もっと手軽に、誰とでも、どこからでも使える無料の表計算ソフトがある」としたら、試してみたくありませんか？
それが、今回ご紹介する「Googleスプレッドシート」です。Googleアカウントさえあれば、誰でも無料で、Webブラウザ上ですぐに使い始めることができます。
「Excelと何が違うの？」「無料で使えるってことは、機能が少ないんじゃない？」
そんな疑問を持つ方もいるかもしれませんね。ご安心ください。基本的な操作はExcelとほとんど同じ感覚で使えますし、スプレッドシートならではの強力なメリットもたくさんあるんです。
この記事を読めば、Googleスプレッドシートの基本的な使い方と、Excelとの賢い使い分け方が分かります。チームでの作業や、外出先からのデータ確認が、これまで以上にスムーズになりますよ。
Excelと何が違うの？スプレッドシート3つの大きな特徴
Googleスプレッドシートは、一見するとExcelとそっくりです。しかし、根本的なところで大きな違いがあります。
- インストール不要！Webブラウザで動くExcelはパソコンにソフトをインストールして使いますが、スプレッドシートはWebブラウザ（Google Chromeなど）上で動作します。そのため、ソフトの購入やインストールの手間が一切ありません。
- データは自動でクラウドに保存作成したファイルは、自動的にGoogleドライブというインターネット上の保管庫に保存されます。「うっかり保存し忘れてデータが消えた！」なんて悲劇とは無縁です。これも立派なデジタル整理ですね。
- 「共有」と「同時編集」がとにかく得意これがスプレッドシート最大のメリットです。ファイルのURLを教えるだけで、他の人と簡単にファイルを共有できます。さらに、複数人が同時に同じシートを開き、リアルタイムで編集作業を進めることができるのです。
【実践】スプレッドシートを使ってみよう！基本の3ステップ
百聞は一見に如かず。さっそくスプレッドシートに触れてみましょう。
ステップ1：スプレッドシートを新規作成する
Webブラウザで「Googleスプレッドシート」と検索するか、Gmailなどの画面右上にあるGoogleアプリのメニューから「スプレッドシート」を選びます。「新しいスプレッドシートを作成」から「空白」をクリックすれば、見慣れた格子状の画面が表示されます。
ステップ2：文字の入力と簡単な計算
操作方法はExcelとほとんど同じです。セルをクリックして文字や数値を入力し、Enterキーで確定します。
計算も簡単。「=A1+B1」のように、半角の「=」から数式を入力すれば、足し算や引き算ができます。合計を出す「SUM関数」なども、もちろんExcelと同じように使えます。
ステップ3：ファイルを共有してみる
ここからがスプレッドシートの真骨頂です。画面右上にある緑色の「共有」ボタンをクリックしてみましょう。
共有したい相手のメールアドレス（Gmailアドレス）を入力するか、「リンクをコピー」して、そのURLをチャットなどで相手に送るだけです。
相手に「編集者」「閲覧者」などの権限を設定できるので、見てほしいだけなのか、一緒に編集してほしいのか、目的に合わせて使い分けられます。
Excelとスプレッドシート、どう使い分ける？
では、Excelとスプレッドシート、どちらを使えばいいのでしょうか。私は「目的によって使い分ける」のが一番賢い方法だと考えています。
- Googleスプレッドシートが向いている作業
- チームメンバーとの共同作業： 議事録、タスク管理表、アンケート結果の集計など、複数人で同時に編集したいファイル。
- 外出先でも確認・編集したいファイル： 見積書や顧客リストなど、スマホからも手軽にアクセスしたいデータ。
- 簡単な集計やリスト作成： 個人的な家計簿や住所録など、手軽に作りたい表。
- Microsoft Excelが向いている作業
- 複雑なデータ分析やマクロ処理： ピボットテーブルの高度な分析や、VBAを使った複雑な自動化処理など、専門的な機能を使いたい場合。
- 社外とのやり取りがメインの場合： 取引先がExcelを標準としている場合など、ファイルの互換性を最優先したいとき。
まとめ
今回は、無料で高機能な「Googleスpreッドシート」の基本をご紹介しました。
- Googleスプレッドシートは、Webブラウザで動き、自動保存される手軽な表計算ソフト。
- 最大のメリットは、URLだけで簡単に「共有」でき、複数人で「同時編集」できること。
- 簡単な表やチームでの共同作業はスプレッドシート、高度な分析やマクロはExcel、と賢く使い分けるのがおすすめ。
Excelに慣れている方も、ぜひ一度スプレッドシートの「共有」と「同時編集」の快適さを体験してみてください。きっと、あなたの仕事の進め方が大きく変わるはずです。
今日のひとこと
Googleスプレッドシートには、「IMPORTRANGE」という面白い関数があります。これを使うと、なんと「別のスプレッドシートの特定の範囲のデータを、自動で読み込んで表示する」ことができるんです。例えば、各担当者が自分のシートで入力した売上データを、マネージャーの集計用シートに自動で集約する、なんてことが可能になります。まさにAIのように賢くデータを連携させてくれる機能ですね！
らくらスタイルは「日常をもっと楽に、楽しく」を目指して、ご相談内容に合わせてオーダーメイドのお手伝いをいたします。気軽にご相談ください。
明日のタイトルは
「データ整理法：クラウドか？外付けHDDか？写真や動画の最適な保存場所を考える（難易度★★★☆☆）」
です。お楽しみに！
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