カレンダーの過去の予定・重複予定を整理して下期の予定を見やすくする

こんにちは。デジタル整理＆AI活用を支援しているらくらスタイルです。

カレンダーアプリを開いた瞬間、画面が色とりどりのブロックで埋め尽くされている。もはや何が何だか分からない。そんな状態になっていませんか。

よく見ると、同じ打ち合わせが2つ並んでいたり、去年から毎週繰り返されている「朝会」がまだ生き残っていたり。とっくに終わったプロジェクトの定例が、今も律儀に毎週鳴り続けている。

予定表って、本来は「これから何をするか」を見るための道具ですよね。なのに、過去の残骸に埋もれて肝心の未来が見えない。冷蔵庫の手前に賞味期限切れの容器が並んでいて、今日使う食材が取り出せない状態と同じ。

9月も残りわずか。下期を気持ちよく始めるために、今日はカレンダーの片付けです。

カレンダーが見づらくなる3つの原因

原因1：終わったはずの繰り返し予定

一番の犯人はこれ。

「毎週月曜9時 定例会議」のような繰り返し予定は、設定した瞬間は便利。でも、その会議が終了しても、自動でカレンダーから消えてはくれません。設定した本人が止めない限り、延々と続きます。

蛇口を閉め忘れた水道みたいなもの。出し続けている本人が、出ていることに慣れてしまっている。

原因2：共有カレンダーの重ねすぎ

仕事用、家族用、部署の共有、祝日、誰かの誕生日。表示するカレンダーが増えるほど、画面は賑やかになります。

賑やかなのは悪くありませんが、全部を常時表示する必要はありません。必要なときだけ表示を切り替えるほうが、ずっと見やすい。

原因3：同じ予定が二重に入っている

招待されたイベントを自分でも手入力してしまった。別のツールと連携して、同じ予定が2つ流れ込んでいる。よくある話です。

重複していると、片方だけ時間変更されたときに気づけません。地味に危険。

下期に向けた片付け、5つのステップ

ステップ1：表示するカレンダーを絞る

まずは視界をクリアにするところから。ここが一番効果を感じやすいポイント。

1. Googleカレンダーをパソコンで開き、画面左側にあるカレンダー名の一覧を見ます。
2. 各項目の左にチェックボックスがあるので、今すぐ見る必要のないものからチェックを外します。
3. 外しても予定が消えるわけではありません。表示が隠れるだけ。
4. 迷ったら、まず全部外して、必要なものから1つずつ戻すのが早いです。

机の上のものを全部いったん床に下ろして、使うものだけ戻す。片付けの基本と同じやり方ですね。

ステップ2：生き残っている繰り返し予定を止める

1. 今週から来週にかけての画面を開き、毎週・毎月出てくる予定を探します。
2. その中で、もう実施していないもの、参加しなくなったものを見つけます。
3. 予定をクリックして、ゴミ箱アイコンを選択します。
4. 「この予定」「これ以降のすべての予定」「すべての予定」と聞かれるので、「これ以降のすべての予定」を選びます。

4番目の選択が肝心。「すべての予定」を選ぶと過去の記録まで消えてしまい、あとで「あの会議いつやったっけ」が調べられなくなります。記録として残しておくほうが安全。

ステップ3：重複を見つけて片方を消す

1. カレンダーを「週」表示に切り替えます。上部の表示切替ボタン、またはキーボードの「W」キーで切り替わります。
2. 同じ時間帯に2つ並んでいるブロックを探します。
3. それぞれをクリックして、内容が同一かどうか確認。
4. 同じなら、自分で作ったほうを削除します。招待されたものを残すのが原則。

4番の理由は単純。主催者側が時間を変更したとき、招待された予定なら自動で更新されるから。自分で作った複製は、永遠に古い時間のままです。

ステップ4：下期の重要な予定を先に置く

過去を片付けたら、未来を仕込む番。

1. 10月から3月までの間に確定している予定を書き出します。
2. 締め切り、決算、イベント、家族の行事など。
3. カレンダーに入れるとき、締め切り当日ではなく「3日前」にも予定を入れておきます。
4. 色分けして、仕事とプライベートをひと目で区別できるようにします。

3番目、地味ですが効きます。締め切り当日に気づいても、もう手遅れですから。信号が黄色に変わってから止まるか、その手前で減速するかの違い。

ステップ5：色のルールを決める

1. 色は4色までに絞ります。それ以上は判別できません。
2. たとえば、仕事は青、プライベートは緑、締め切りは赤、移動時間は灰色。
3. 一度決めたら、新しい予定を入れるたびに色を設定する習慣をつけます。
4. 色の変更は、予定を右クリックするだけで選べます。

信号機が3色しかないのは、多すぎると判断が遅れるから。カレンダーも同じ理屈だと思っています。

Googleカレンダーの便利な機能を使い倒す

検索で過去を掘り返す

1. カレンダー上部の虫眼鏡アイコンをクリックします。
2. キーワードを入れると、過去の予定も含めて検索できます。
3. 「去年の今頃、何をしていたか」を調べるのに便利。
4. 下期の計画を立てるとき、前年の同時期を見返すと抜け漏れが減ります。

予定の自動登録を活用する

Gmailに届いた飛行機や新幹線、ホテルの予約確認メールは、自動でカレンダーに登録されます。この機能、知らずに使っている方も多いはず。

不要なら設定でオフにもできます。詳しい仕様はGoogleカレンダー ヘルプで確認できるので、気になる方はのぞいてみてください。

空き時間を守る

これはらくらスタイルとしての実感なのですが、予定が入っていない時間ほど、あっという間に埋まります。

1. 集中したい時間帯を、あらかじめ予定として登録しておきます。
2. タイトルは「作業時間」でも「ブロック」でも構いません。
3. 他の人から見えるカレンダーなら、非公開設定にしておくと無難。
4. 週に2コマでも確保できると、下期の進み方がまるで違ってきます。

予定表は、入れるための道具であると同時に、守るための盾でもあるわけです。

AIに下期の計画を相談してみる

片付けが終わったら、ちょっと楽しいことを。

Geminiのような生成AIに、下期の目標と確定している予定を伝えて「逆算したスケジュール案を出して」と頼んでみてください。自分では思いつかなかった段取りが返ってくることがあります。

たとえば「12月に展示会があります。準備の工程を月単位で分解して」と頼むだけ。旅行の計画を、詳しい友人に相談する感覚に近いかもしれません。

出てきた案をそのまま使う必要はありません。たたき台があるだけで、自分の考えが進みやすくなる。そこが狙いです。

こうしたAIの実務での使い方については、らくらスタイルのブログでも継続して紹介しています。新潟から、全国どこでもオンラインでご相談を承り中。

まとめ

• 見づらさの原因は、終わった繰り返し予定・カレンダーの重ねすぎ・重複
• まずは表示するカレンダーを絞るだけで、視界がかなりクリアになる
• 繰り返し予定を消すときは「これ以降のすべての予定」を選ぶ
• 重複は、自分で作ったほうを消して招待されたほうを残す
• 締め切りは当日ではなく3日前にも予定を入れる
• 色は4色まで。集中したい時間は予定として先に確保する

今日は表示の絞り込みだけでも十分。画面がスッキリすると、下期の予定が急に現実味を帯びてきます。

今日のひとこと

Googleカレンダーでは、キーボードの「D」で日表示、「W」で週表示、「M」で月表示、「A」で予定リスト表示に切り替わります。マウスを動かすより速いので、覚えておくと地味に快適。

過去の予定は消さずに残しておくと、下期の振り返りや確定申告のときに役立つことがあります。全部を捨てるのが整理ではない、というのが正直なところ。

らくらスタイルは「日常にもっと便利と、ワクワクを」を目指して、ご相談内容に合わせてお手伝いをいたします。気軽にご連絡ください

明日のタイトルは『ToDoリストをゼロから見直し！「今やらなくていいタスク」を捨てるコツ』です。お楽しみに！ ※内容が変更になった場合はご容赦ください。

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