デジタル書類のファイリング術（PDF、Word、Excelの命名規則と保存場所）

あなたのパソコンの「ダウンロード」フォルダや「ドキュメント」フォルダ、こんなことになっていませんか？

• 請求書.pdf
• 請求書(1).pdf
• 請求書(2).pdf
• A社見積書（最新）.docx
• A社見積書（最終版）_修正.docx
• Book1.xlsx
• コピー ～ 2024年10月売上.xlsx

紙の書類を減らすために「ペーパーレス化」を進めたはずなのに、パソコンの中が、現実の机の上以上に散らかってしまっている…。

必要なPDFが1枚見つからないせいで、メールを何十件も遡ったり、フォルダを一つひとつ開けて中身を確認したり。そんな「探し物」に、毎日どれだけの時間を使っているでしょうか。

こんにちは。AIやITを活用して、面倒なデジタル業務やデータを整理するデジタル整理アドバイザー「らくらスタイル」です。

私自身、完璧主義でありながら、根はものすごく「めんどくがり」。

だから、請求書(1).pdf のようなファイル名が存在する状態は、それだけでストレスを感じてしまいます。

かといって、ファイルを保存するたびに「完璧な分類」を考えるのも、それはそれで面倒で続かない…。

この「完璧」と「面倒」のジレンマを抱える多くの人にとって、「デジタル書類の整理」は永遠の課題かもしれません。

今日は、この永遠の課題に終止符を打つための、「らくらスタイル」流ファイリング術をお話しします。

一度「仕組み」を作ってしまえば、あとはそれに乗っかるだけ。あなたが二度と「あの書類どこだっけ？」と悩まなくなるための、究極に「楽」なルールです。

なぜ、デジタル書類は「紙」以上に散らかるのか？

そもそも、なぜデジタルデータはこんなにも散らかりやすいのでしょうか。

それは、デジタルと紙の「決定的な違い」にあります。

違い1：物理的な「痛み」がない

紙の書類は、増えれば増えるほど「場所」を取ります。

机の上は狭くなり、ファイルキャビネットはパンパンになる。物理的に邪魔になるので、私たちは「そろそろ整理しないとヤバい」と「痛み」を感じます。

しかし、デジタルデータはどうでしょう？

請求書.pdf が1枚あろうと100枚あろうと、パソコンのデスクトップが狭くなるわけではありません。

ハードディスクの容量（ストレージ）が許す限り、無限に溜め込めてしまいます。

この「痛みのなさ」が、整理整頓のタイミングを失わせる第一の原因です。

違い2：簡単に「複製」できてしまう

「このファイル、こっちのフォルダにも一応コピーしておこう」

こんなふうに、紙では考えられないほど簡単に「複製」ができてしまいます。

その結果、「最新」と「最終」と「コピー」が乱立し、どれが「正本」なのか、作った本人でさえ分からなくなるという悲劇が起こります。

めんどくさがりの私たちがやりがちな「とりあえず保存」と「とりあえずコピー」が、パソコンの中を「紙」以上にカオスな状態にしてしまうのです。

「探す時間」こそ最大のムダ！ファイリングのゴールとは

では、私たちは何を目指して整理すれば良いのでしょうか？

完璧主義な人ほど、「博物館の展示のように美しく分類すること」をゴールにしがちです。

でも、ちょっと待ってください。

「らくらスタイル」が目指すゴールは、そこではありません。

私たちが目指すゴールは、ただ一つ。

「必要な書類（データ）を、必要な時に、30秒（あるいは3クリック）で見つけ出せること」

です。

いくら美しく分類されていても、見つけるまでに5分かかっていたら、それは「失敗した整理」です。

逆に、多少雑に見えても、検索一発で0.5秒で見つかるなら、それは「大成功した整理」なのです。

「めんどくがり」だからこそ、この「探す時間」という最大のムダを徹底的に排除したい。

そのために必要なのが、「保存場所（住所）」と「命名規則（名前）」の2大ルールなのです。

デジタルファイリングの「2大原則」

「探せる」状態にするために必要なのは、たった2つのことです。

1. 原則1：保存場所（住所）を固定化する「どこにしまったか」が明確であること。
2. 原則2：命名規則（名前）を統一する「何という名前でしまったか」が明確であること。

これは、11月9日の記事（フォルダ階層）と11月10日の記事（命名規則）でお話ししたことの総集編であり、PDF・Word・Excelという「デジタル書類」に特化した実践編です。

この2つさえ守れば、あなたはもう迷いません。

原則1：「保存場所」は「業務（ジャンル）」で仕切る

まずは「住所」を決めましょう。

多くの人が、ダウンロード フォルダや ドキュメント フォルダ（マイドキュメント）に、あらゆる種類のPDFやWordファイルを「ごちゃ混ぜ」に放り込んでいます。

（ドキュメント フォルダの最適解については、明日の記事で詳しくお話ししますね）

これでは、探せるわけがありません。

「ドキュメント」フォルダを、あなたの「仕事のファイルキャビネット」だと考えて、中を「引き出し」と「仕切り箱」で分けていきます。

「ドキュメント」フォルダ内の3階層ルール実践（書類編）

ここでも、11月9日の記事でお伝えした「3階層ルール」が最強の武器になります。

1階層目（タンス）

まずは、一番大きな「タンス」を決めます。

• C:\Users\YourName\Documents（ドキュメント）フォルダの中に…
  • 01_仕事
  • 02_プライベート
  • 03_学習
  • 99_一時保管 （←11月11日の記事参照）

2階層目（引き出し）

次に、「仕事」タンスの中を「引き出し」で分けます。

ここが「書類」ファイリングのキモです。

• 01_仕事 フォルダの中に…
  • 01_経理・総務 （請求書、見積控、契約書、届出書類など）
  • 02_取引先 （顧客ごと、プロジェクトごとの資料）
  • 03_マーケティング （広報資料、Webサイト関連、広告データなど）
  • 04_社内資料 （議事録、マニュアル、テンプレートなど）

3階層目（仕切り箱）

最後に、「引き出し」の中を「仕切り箱」で分けます。

• 01_経理・総務 フォルダの中に…
  • 請求書（受領）
  • 請求書（発行控）
  • 見積書（発行控）
  • 契約書
• 02_取引先 フォルダの中に…
  • A社
  • Bプロジェクト

どうでしょう？

これで、例えば「A社から受け取った請求書」は、

01_仕事 → 01_経理・総務 → 請求書（受領）

という「住所」が確定しました。

もう「どこに保存しよう？」と迷うことはありません。

原則2：「命名規則」は検索キーワードの「先読み」

さて、完璧な「住所」が決まりました。

次はその「表札（名前）」、つまり「ファイル名」です。

11月10日の記事で「日付」「プロジェクト名」「バージョン」が重要だとお話ししましたが、「デジタル書類」の場合は、この順番が非常に重要になります。

なぜなら、「後から探すとき、何で探すか？」を先読みして、ファイル名の「先頭」に持ってくる必要があるからです。

書類の黄金律：「日付」＋「取引先名」＋「書類の種類」

「らくらスタイル」が推奨する、デジタル書類の最強の命名規則は、この順番です。

[日付]_[取引先名]_[書類の種類]_[バージョン].拡張子

なぜ、この順番なのか？

それは、フォルダ内で名前順に並べたときに、最も見やすくなるからです。

1. まず「日付」で、時系列に並びます。
2. 同じ日付なら、次に「取引先名」の順（あいうえお順）で並びます。
3. 同じ取引先なら、次に「書類の種類」で並びます。

これが、人間にとってもパソコンにとっても、最も「楽」で、最もミスが少ない並び順なのです。

実践！書類別・命名規則ガイド

では、PDF、Word、Excel、それぞれのケースで見ていきましょう。

PDF（主に「受け取る」か「完成形」の書類）の場合

PDFは、メールで受け取ったり、WordやExcelから書き出して「完成！」としたりする書類です。

受け取ったときのファイル名が invoice_12345.pdf のようになっていることが多いですが、これをそのまま保存してはいけません。

めんどくさいですが、この「一手間」が、未来の自分を救います。

必ず、先ほどの黄金律に沿って「リネーム（名前の変更）」します。

• 保存場所: 01_仕事/01_経理・総務/請求書（受領）/
• ファイル名: 20241114_A社_請求書.pdf
• 保存場所: 01_仕事/02_取引先/Bプロジェクト/
• ファイル名: 20241114_Bプロジェクト_契約書（捺印済）.pdf

Word（主に「作成・編集」する文書）の場合

Wordは、途中で何度も修正が入る「生きた」文書です。

ここで重要になるのが、「バージョン管理」です。

「（最新）」や「（最終版）」は、11月10日の記事でお話しした通り、混乱の元なので絶対禁止です。

_v1 _v2 _v3 …と、末尾にバージョンを付けます。

• 保存場所: 01_仕事/02_取引先/A社/
• ファイル名: 20241114_A社_提案資料_v2.docx（v1 は昨日の版、v2 が今日修正した最新版、という意味）
• 保存場所: 01_仕事/04_社内資料/議事録/
• ファイル名: 20241114_定例ミーティング議事録_v1.docx

Excel（主に「管理・更新」する表）の場合

Excelは、Wordとは少し性質が異なります。

「バージョン」を重ねるファイル（例：タスク管理表）と、ひと月のデータをまとめる「月次」ファイル（例：売上管理表）などがあるからです。

＜月次・年次で更新する表＞

ファイル名に「いつのデータか」が分かるようにします。

• 保存場所: 01_仕事/01_経理・総務/
• ファイル名: 202411_売上管理表.xlsx （11月分のデータ）
• ファイル名: 2024_顧客リスト.xlsx （2024年版のデータ）

＜プロジェクトで進行する表＞

これはWordと同じく、バージョン管理を使います。

• 保存場所: 01_仕事/02_取引先/Bプロジェクト/
• ファイル名: Bプロジェクト_タスク管理表_v3.xlsx（※この場合、日付はファイル名に入れず、v3 が最新だと判断します）

このように、「書類の性質」によってルールを使い分けるのがコツです。

めんどくさがりのための「ワンポイント・テクニック」

ルールは決まりました。

でも、めんどくさがりの私たちは、「もしルールを破りたくなったら…」「もっと楽したい…」と考えてしまいますよね。

そんなあなたのための、「保険」であり「飛び道具」となるテクニックをご紹介します。

テクニック1：PDFは「OCR処理」をかけて保存する

これが最強の「保険」です。

「OCR（オーシーアール）」とは、画像として保存されている文字を、パソコンが認識できる「テキスト文字」に変換する技術のことです。（Optical Character Recognition：光学文字認識）

最近のスキャナや、Adobe AcrobatのようなPDF編集ソフト、一部のクラウドストレージには、このOCR機能がついています。

（らくらスタイルでも、OCR導入のご相談は非常に多いです）

これの何がすごいのか？

例えば、20241114_A社_請求書.pdf と完璧な名前を付け忘れて、invoice.pdf のまま保存してしまったとします。

でも、このPDFにOCR処理がかかっていれば、パソコンの検索機能で「A社」とか「請求番号 12345」と、PDFの中身の文字で検索して、invoice.pdf を見つけ出すことができるのです！

ファイル名を付けるのが面倒な時でも、OCRさえかけておけば「中身検索」という保険が効く。これは、めんどくさがりな完璧主義者にとって、最高の「楽」だと思いませんか？

テクニック2：AI検索を「飼いならす」

最近のパソコン（WindowsのCopilotやMacのSpotlight）は、AIを搭載し、検索機能が非常に賢くなっています。

「A社の先月の請求書」と話しかけるだけで、見つけてくれる未来も遠くありません。

私たちらくらスタイルも、新潟という拠点で、日々AI活用の研究とご提案を進めています。

しかし、覚えておいてください。

AIも、整理されていないデータ（ゴミ屋敷）の中からは、正しい答えを見つけられません。

AIが 202410_A社_請求書.pdf を「先月のA社の請求書」だと認識するためには、私たちが「01_経理・総務/請求書（受領）」という「住所」に置き、「202410_A社_請求書」という「名前」を付けてあげる必要があるのです。

AIに「楽」をさせてもらうために、私たち人間は「最低限のルール（住所と名前）」を守る。これがAI時代の上手な付き合い方です。

テクニック3：「一時保管」フォルダと「正規の場所」を使い分ける

11月11日の記事でご紹介した「99_一時保管」フォルダを、ここでも活用します。

• WordやExcelで「作業中」のファイル:まだ完成していない、v1 にもなっていない「下書き」は、99_一時保管 フォルダで作業します。正規のキャビネット（01_仕事）を汚しません。
• PDFを「とりあえず」受け取った時:リネームして正規の場所に保存するのが面倒な時は、一旦 99_一時保管 フォルダに放り込みます。
• そして、週に一度（金曜の午後など）、99_一時保管 フォルダを開き、完璧な「住所」と「名前」を与えてファイリングします。

これで、「保存の面倒くささ」と「探す面倒くささ」を分離して、両方を解決できますね。

まとめ：デジタル書類は「仕組み」で整理しよう

紙よりも散らかりやすいデジタル書類だからこそ、「気合」や「完璧主義」で整理しようとすると挫折します。

めんどくさがりな私たちでも続く「仕組み」を作ってしまうことが、唯一の解決策です。

• ゴールは「検索性」。 30秒で見つかることが正義です。
• 原則1：「保存場所（住所）」を決める。
  • ドキュメント フォルダ内を「3階層」で仕切ります。（例： 仕事/経理/請求書）
• 原則2：「命名規則（名前）」を統一する。
  • 黄金律は [日付]_[取引先名]_[書類の種類]_[バージョン]
• PDF・Word・Excelでルールを使い分ける。
  • PDFは「リネーム」、Wordは「バージョン」、Excelは「月次 or バージョン」
• 「OCR」や「一時保管」を活用し、「楽」をするための保険をかける。

まずは、今日受け取ったPDF 1枚を、このルールでリネームして、決めた場所に保存することから始めてみませんか？

今日のひとこと

「PDFをちょっとだけ直したいのに、専用のソフト（Acrobatなど）がなくて困る！」

そんな経験はありませんか？

実は、最新の Microsoft Word は、PDFを読み込んで、Word文書（.docx）として編集できる機能が備わっています。

Wordで「開く」からPDFファイルを選ぶだけ。

レイアウトが完璧に再現されるとは限りませんが、テキストのちょっとした修正やコピーなら、これで十分対応できます。わざわざPDF編集ソフトを買わなくても「楽」ができる、覚えておくと便利な小技ですよ。

個人的には「PDF-XChage Viewer」を愛用しています。パワポのような感覚で追記出来るので便利です。

---

らくらスタイルは「日常をもっと楽に、楽しく」を目指して、ご相談内容に合わせてオーダーメイドのお手伝いをいたします。気軽にご相談ください

明日のタイトルは

「散らかりがちな「ドキュメント（マイドキュメント）」フォルダの最適解」

です。お楽しみに！

※内容が変更になった場合はご容赦ください。

#らくらスタイル #デジタル整理 #パソコン #ファイル管理 #命名規則 #PDF #Word #Excel #ファイリング #業務効率化 #パソコン初心者 #新潟 #AI #データ整理 #OCR