こんにちは。デジタル整理＆AI活用を支援しているらくらスタイルです。
今日で3月も終わり。1ヶ月、本当にお疲れ様でした。
この1ヶ月、あなたもGeminiやClaudeなどのAIに、色々な相談やお願いをしてきたのではないでしょうか。
文章の要約、メールの下書き、アイデア出し。
すっかりAIが手放せなくなったという方も多いはず。
でも、ここでちょっと胸に手を当てて振り返ってみてください。
「〇〇について、わかりやすくまとめてください」
「以下の文章を、丁寧なビジネスメールに書き換えてください」
これ、毎回キーボードで一文字ずつ、カタカタと手打ちしていませんか？
せっかくAIを使って作業を自動化しているのに、指示を出す（プロンプトを打つ）作業そのものに時間をかけていては、本末転倒。
今回は、月末の振り返りにぴったりの「AIへの指示出しを極限までラクにする仕組みづくり」をお伝えします。
毎回フルセンテンスで注文するのは疲れる
AIに毎回同じような指示を丁寧に打ち込むこと。
これ、行きつけのカフェでの注文に例えると、よくわかります。
毎朝通っているカフェ。
レジに行くたびに「ホットコーヒーを一つ。ブラックで。サイズはMサイズ。持ち帰りでお願いします」と、一から十まで説明している状態。
店員さんも「この人、毎日同じこと言ってるな…」と思っているかもしれません。
「いつもの」の一言で、サッとMサイズのホットコーヒーが出てきたら。
すごくスマートだし、何より楽ですよね。
実は、パソコンの機能を使えば、AI相手にこの「いつもの」が使えるようになります。
完璧主義なところがある私は、「AIへの指示は毎回その状況に合わせて完璧な文章を作らなきゃ」と思い込んでいました。
でも、履歴を見返してみると、結局お願いしているパターンは3つか4つしかないことに気づいたのです。
根がめんどくさがりの私。「だったら、そのパターンを使い回せばいいじゃないか」と。
この「指示のテンプレート化」こそが、AI活用のスピードを何倍にも引き上げる魔法の杖です。
「いつもの」で通じる仕組みを作る3ステップ
どうやってAIへの指示をテンプレート化するのか。
特別なソフトは買いません。今お使いのパソコンに最初から入っている機能を使うだけ。
月末の10分間でできる、簡単な3ステップです。
ステップ1：今月のAIチャット履歴を眺める
まずは、GeminiやClaudeの画面を開いて、左側に並んでいる過去のチャット履歴をザーッと眺めてみてください。
「あ、この日も議事録の要約を頼んでる」
「この日は、お客さんへのお詫びメールの添削」
「また文章を短くまとめてってお願いしてる」
自分がどんな場面でAIを頼っているか、傾向が見えてくるはず。
その中から、「今月3回以上お願いしたこと」を一つピックアップします。
ステップ2：よく使う指示を「穴埋め問題」にする
ピックアップした指示文を、使い回せるように「型」にします。
ポイントは、毎回変わる部分を【 】にして、穴埋め問題を作ること。
たとえば、メールの添削をよくお願いしているなら、こんな感じです。
「以下の文章を、取引先に送る丁寧なビジネスメールに書き換えてください。 用件：【 】 注意点：【 】
（ここに文章を貼り付ける）
」
これなら、次からは【 】の中と下の文章を埋めるだけで、完璧な指示が完成しますよね。
ステップ3：パソコンの「単語登録」に覚えさせる
型ができたら、いよいよパソコンに覚えさせます。
使うのは、文字入力ソフトの「単語（辞書）登録」という機能。
Windowsなら画面右下の「あ」や「A」を右クリックして「単語の追加」。
Macならシステム設定の「キーボード」から「ユーザー辞書」。
（Windowsの詳しい操作方法は、Microsoftの公式サポートページがわかりやすいです）
ここに、先ほど作った「型」を登録します。
読み方を「めーる」や「てんさく」など、自分が呼び出しやすい短い言葉に設定しておくのがコツ。
これで準備完了。
次回AIにメール添削を頼む時は、「めーる」と打って変換するだけ。
一瞬で、長文の指示テンプレートが画面にパッと現れる。この快感、ぜひ味わっていただきたいです。
らくらスタイル流・おすすめの登録ワード3選
デジタル業務の面倒をなくす「らくらスタイル」として、私が実際にパソコンに単語登録していて、毎日使っているお気に入りのテンプレートを3つご紹介します。
① 「よみ」→「要約して」
「以下の文章を、箇条書きで3つのポイントに要約してください。中学生でもわかる簡単な言葉を使ってください。
—」
② 「しら」→「調べて」
「以下のキーワードについて、最新の情報を教えてください。回答には必ず参考にしたWebサイトのURLを含めてください。
キーワード：【 】」
③ 「あい」→「アイデア出して」
「【 】に関する新しい企画のアイデアを、全く違う業界の視点を取り入れて5つ提案してください。」
これらを登録しておくだけで、AIへの指示出しにかかる時間はほぼゼロに。
過去の当ブログでも「自分だけの仕組みを作ること」の大切さをお伝えしてきましたが、まさにこれが一番効果的な仕組みづくりです。
まとめ
今月のAI利用履歴を振り返って、指示をテンプレート化する方法をお話ししました。
- AIに毎回フルセンテンスで指示を出すのは、カフェで毎回細かく注文するのと同じ。
- 過去の履歴から「よく使うお願い」を見つけ出す。
- 毎回変わる部分を【 】にして「穴埋め形式の型」を作る。
- パソコンの「単語登録」に設定して、「いつもの」の一言で呼び出せるようにする。
AIを使って仕事を楽にしているつもりが、AIを操作することに疲れてしまっては意味がありません。
「いかに自分が楽をするか」を考えるちょっとした工夫が、明日からの業務を劇的に変えてくれます。
新潟からデジタル業務の快適化を支援していますが、この単語登録は「もっと早く知りたかった！」と一番言われる小技です。
今日の仕事終わりにでも、ぜひ今月のAIとの会話を振り返ってみてください。
来月のあなたを助けてくれる、宝物のようなテンプレートが見つかるはずです。
今日のひとこと
単語登録で長い文章が一瞬で変換された時。まるで魔法使いになったような気分になって、無駄に何度も変換したくなりませんか？
らくらスタイルは「日常をもっと楽に、楽しく」を目指して、ご相談内容に合わせてお手伝いをいたします。気軽にご連絡ください。
明日のタイトルは『「AI自動化」を習慣にするコツ。無理なく毎日の業務にAIを溶け込ませる3つのルール』です。お楽しみに！ ※内容が変更になった場合はご容赦ください。
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