こんにちは。デジタル整理＆AI活用を支援しているらくらスタイルです。
カレンダーを見て、「あ、もう月末か」とため息をつく。
経費の精算、請求書の発行、今月の実績データの集計。
毎月毎月、お決まりのルーチンワーク。
「先月もやったし、パパッと終わらせよう」
そう思って取り掛かるものの、「あれ？この領収書はどう処理するんだっけ？」「交通費の入力、エクセルとシステムのどっちが先だっけ？」と手が止まる。
結局、思い出しながら作業するから時間がかかって、最後に「あ、PDFの保存忘れてた！」と抜け漏れが発覚する始末。
月末特有のこのモヤモヤ、本当によくあるお悩みですよね。
毎月同じことをしているはずなのに、1ヶ月経つと見事に手順を忘れてしまう。
今回は、そんな月末の憂鬱をスパッと解消して、来月の自分を劇的にラクにする方法をお伝えします。
月末のルーチンワークは「カレー作り」と同じ？
毎月やっているのに手順を間違えたり、忘れたりしてしまう現象。
これ、実は「たまに作るカレー」によく似ています。
カレーの作り方なんて、誰もが知っているはず。
でも、いざ台所に立つと「お肉を炒めるのが先だっけ？玉ねぎが先だっけ？」「隠し味のソース、いつ入れるんだっけ？」と迷ってしまう。
レシピを見ながら作れば絶対においしく、しかも迷わず完成するのに、「レシピを見るのが面倒」「自分を信じすぎる」せいで、毎回味がブレたり時間がかかったりするのです。
仕事のルーチンワークも全く同じ。
「経費精算のレシピ（＝チェックリスト）」があれば、無心で作業できるのに、そのリストを作るのが面倒で、毎回自分の記憶力に頼ってしまう。
完璧主義なところがある私は、「どうせ作るなら完璧できれいなマニュアルを作らなきゃ」と思い込んで、結局何ヶ月もリストを作れずにいました。
でも、根がめんどくさがりの私はある日気づいたのです。
「きれいなリストなんていらない。AIにパパッと整理してもらえばいいじゃないか」と。
AIに「私専用のレシピ」を作ってもらう
チェックリストを自分で一から作ろうとすると、項目の順番を入れ替えたり、言葉の表現を整えたりと、意外と時間がかかります。
そこで活躍するのが、Geminiなどの対話型AI。
AIの得意技は「バラバラの情報を、きれいに整理整頓すること」。
自分の頭の中にある「なんとなくの手順」をAIに投げ込むだけで、抜け漏れのない美しいチェックリストを一瞬で作ってくれるというわけです。
リスト作りに頭を使う必要はありません。
あなたはただ、AIという優秀な秘書に「今月やった作業」をメモ書きで渡すだけ。
3ステップで完成！来月の自分を救うチェックリスト
それでは、実際にAIを使ってチェックリストを作る手順を見ていきましょう。
中学生でもできる、簡単な3ステップです。
ステップ1：今の作業を「思いつくまま」書き出す
まずは、今月実際に経費精算やルーチンワークをやりながら、やったことをメモ帳やWordなどに書き出していきます。
・領収書を日付順に並べる
・エクセルに金額を入力
・交通費はICカードの履歴を見る
・入力終わったらPDFにする
・部長にチャットで連絡する
・原本は青いファイルに綴じる
こんな感じで、言葉遣いは気にせず、とにかく思いついた順に箇条書きにするのがコツ。
文章をきれいに整えようとすると面倒になって挫折するので、とにかく雑でOKです。
ステップ2：AIに「リストにして」と投げる
メモができたら、Geminiの入力欄に以下のように指示（プロンプト）を出します。
「以下のメモは、私が毎月行っている月末の経費精算の手順です。
思いつくままに書いたので順番がバラバラかもしれません。
これを、来月の私が迷わず作業できるような、順番通りの分かりやすいチェックリストに整理してください。」
この文章の下に、ステップ1で作ったメモを貼り付けて送信します。
ステップ3：出てきたリストを保存する
数秒後、AIが「準備編」「入力編」「事後処理編」のように、見やすくカテゴリ分けされたチェックリストを提案してくれます。
もし「あ、PDFにする前に印刷も必要だった」と思い出したら、「印刷する手順も追加して」とAIに伝えて修正してもらえば完了。
あとは、完成したリストをExcelやスプレッドシート、お使いのメモアプリに貼り付けて保存しておくだけ。
これで、来月の月末は「このリストの通りに手を動かすだけ」の無敵モードに突入です。
らくらスタイル流・作ったリストを「腐らせない」コツ
せっかくAIに作ってもらったチェックリスト。
ファイルに保存したまま、来月になったら存在を忘れていた…なんてことになったら悲しいですよね。
デジタル業務をいかに自動化するかを考える「らくらスタイル」として、おすすめの運用方法があります。
それは、Googleの「ToDo リスト」という機能に組み込んでしまうこと。
GmailやGoogleカレンダーの右側にあるサイドパネルから、すぐにToDoリストを開くことができます。
ここに、AIが作ってくれた手順を登録しておくのです。
Google ToDo リストには、特定のタスクを「毎月最終日」などに繰り返し設定する機能があります。
（詳しい使い方はGoogleの公式ヘルプも参考にしてみてくださいね）
こうしておけば、月末になると自動で「経費精算の手順」がタスクとして表示されます。
リストを探す手間すら省ける仕組み。
当ブログでも、こうしたGoogle Workspaceを使った「忘れないための仕組みづくり」を過去に紹介しています。
自分が頑張らなくても、システムが勝手に教えてくれる環境を作ることが、一番の時短に繋がります。
まとめ
毎月の面倒な月末業務を、AIの力で楽にする方法をお伝えしました。
- 月末のルーチンワークは「たまに作るカレー」。レシピがないと迷う。
- 完璧なリストを自分で作ろうとしない。AIに整理を丸投げする。
- 作業しながら「思いつくまま」メモして、Geminiに渡すだけ。
- 完成したリストはToDoアプリの「繰り返し機能」で自動表示させる。
面倒な作業こそ、今のうちに「仕組み」を作ってしまえば、未来の自分がずっと楽になります。
新潟でデジタル整理のサポートをしていますが、「リスト化したら月末の残業が1時間減りました！」という嬉しいお声もよくいただきます。
今月のルーチンワークが終わったら、その熱が冷めないうちに、ぜひ5分だけ時間を作ってAIにリストを作らせてみてください。
来月の自分から、きっと感謝されるはずです。
今日のひとこと
チェックリストの項目にチェックを入れていく瞬間って、パズルがパチッとハマるような小さな快感がありますよね。
この快感を味わうために、私は今日もリストを作っています。
らくらスタイルは「日常をもっと楽に、楽しく」を目指して、ご相談内容に合わせてお手伝いをいたします。気軽にご連絡ください。
明日のタイトルは『1ヶ月の振り返り：今月AIに聞いた履歴を見直して、よく使う指示を「テンプレート（単語登録）」化する』です。お楽しみに！ ※内容が変更になった場合はご容赦ください。
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