こんにちは。デジタル整理＆AI活用を支援しているらくらスタイルです。
待ちに待った土曜日の朝。
ゆっくり起きて、お気に入りのコーヒーを淹れながらホッと一息。
「今週もなんとか乗り切ったな」という安堵感の裏で、「でも来週もまた、あの面倒な作業が待っているのか……」と、心のどこかで少し憂鬱な気持ちを抱えていませんか。
月曜日に提出する週報の作成、Excelへのひたすら地道なデータ入力、あちこちのフォルダに散らばったファイルを探す時間。
「仕事だから仕方ない」と割り切ってはいるものの、できればもう二度とやりたくない。
誰もがそんな「めんどくさい業務」を一つや二つは抱えているはず。
平日は目の前のタスクをこなすだけで精一杯。
だからこそ、時間に少しゆとりのある休日こそがチャンス。
今日は、コーヒーを飲みながらリラックスした頭でできる、AIを使った「来週の自分をもっと楽にするための振り返り術」をご紹介します。
全力疾走中は「自転車のメンテナンス」ができない
なぜ、わざわざ休日に仕事の振り返りをするのか。
「休みの日くらい仕事のことは忘れたい！」と思うかもしれません。
でも、ちょっと想像してみてください。
あなたは今、ボロボロの自転車に乗って、汗だくになりながら急な坂道を登っています。
チェーンは錆びてキイキイ鳴っているし、タイヤの空気も少し抜けている。
「油を差して、空気を入れたほうが絶対に楽になる」と頭では分かっている。
けれど、今ここでペダルを漕ぐのをやめたら、自転車は後ろに下がってしまう。だから、苦しいけれどそのまま力任せに漕ぎ続けるしかない。
平日の私たちの業務は、まさにこの状態。
「この作業、絶対に自動化できるはず」「もっと楽な方法があるはず」と薄々気づいていても、目の前に締め切りが迫っていると、新しい方法を調べる時間すらもったいない。
結局、いつもの面倒なやり方で気合と根性で乗り切ってしまうというわけです。
だからこそ、自転車から降りて、安全な場所で深呼吸できる休日の朝が必要。
一度ペダルを漕ぐのをやめて、「今週、どこが一番しんどかったかな？」「どこに油を差せば、来週はもっと楽に走れるかな？」と考える。
この数十分のメンテナンスの時間が、今後のあなたの働き方を劇的に変えてくれます。
AIを「無料の業務改善コンサルタント」として使う
「どこを改善すればいいかは分かっても、どうやって自動化するのか分からない」
パソコンに苦手意識がある方は、ここで立ち止まってしまうことが多いですよね。
「マクロを組む？」「RPAツールを導入する？」
そんな難しい専門用語を聞いただけで、拒絶反応が出てしまう気持ち、痛いほど分かります。
ここで頼るべきなのがAIです。
AIを単なる「文章作成ツール」としてだけ使うのは、本当にもったいない。
彼らは、あなたの仕事の悩みを聞いて、中学生でもできるような簡単な解決策を提案してくれる「超優秀な業務改善コンサルタント」でもあるのです。
しかも、相談料は無料。文句も言わずに何度でも付き合ってくれます。
私が普段、自分自身の業務をサボるため……いや、効率化するためにやっている、AIへの相談のステップをこっそりお教えします。
実践！AIと振り返る「もっと楽できたかも」の3ステップ
用意するのは、スマートフォンかパソコンだけ。
Google Gemini などの使い慣れたAIを開いて、対話しながら進めていきましょう。
ステップ1：今週、一番「めんどくさかった作業」を思い出す
まずは今週の仕事を振り返って、もっとも「ため息が出た瞬間」を一つだけ思い出してください。
・Aというシステムの画面を見ながら、BというExcelファイルに数字を手打ちした
・毎月送られてくるPDFの請求書を、一枚ずつ開いてファイル名を「会社名_日付」に変更した
・「お世話になっております」から始まる似たようなメールを、1日に10通も手で打った
部屋の掃除で言えば、「毎回ここの隙間にホコリが溜まって、掃除機が入りにくくてイライラするんだよな」というポイントを見つけるのと同じ。
この「めんどくさい」「イライラする」という感情こそが、業務改善の最大のヒントになります。
ステップ2：AIに「これ、もっと楽になりませんか？」とそのまま聞く
改善したいポイントが見つかったら、それをそのままAIにぶつけます。
専門用語は一切不要。友達に愚痴をこぼすような、素の言葉で構いません。
AIの入力欄に、こんな風に打ち込んでみてください。
「今週の仕事で、Aのシステムから数値をコピーして、BのExcelに貼り付ける作業に毎日30分もかかって、すごく疲れました。
私はパソコンがあまり得意ではありません。
プログラミングなどの難しい技術を使わずに、この作業をもっと楽にする、または自動化するアイデアを3つ教えてください。」
ポイントは、「パソコンが得意ではない」「難しい技術を使わずに」と条件をつけること。
これを入れないと、AIは良かれと思って複雑なプログラミングのコードなどを提案してくることがあります。
ステップ3：提案された中から「来週1つだけ」試してみる
AIは数秒で、あなたの悩みに寄り添った解決策をいくつか提示してくれます。
たとえば先ほどのExcel転記の悩みなら、こんな答えが返ってくるかもしれません。
- Excelの標準機能である「データの取得」を使って、システムから出力したCSVファイルを自動で読み込ませる方法
- 画面を並べて表示するショートカットキー（Windowsキー＋矢印）を使って、目線の移動を減らす方法
- クリップボードの履歴機能を使って、複数回のコピー＆ペーストを一度に行う方法
これを見て、「あ、これなら私にもできそうかも？」と思えるものを1つだけ選びます。
全部をやろうとする必要はありません。
「来週の月曜日、このショートカットキーだけ試してみようかな」
それだけで十分。
もしAIの提案が難しすぎたら、「もう少し簡単な方法はない？」「その『データの取得』ってどこをクリックすればいいの？」と、さらに質問を重ねていけばいいのです。
「気合と根性」を捨てて、「楽をするズルさ」を手に入れる
日本人は本当に真面目で、仕事に対して「苦労してこそ価値がある」と思いがち。
手作業で時間をかけて作った資料のほうが、なんとなく「頑張った感」が出ますよね。
でも、時代は変わりました。
「どれだけ時間をかけたか」ではなく、「いかにツールを使って楽に結果を出すか」が求められる時代。
言い換えれば、「いかに賢くサボるか」という少しのズルさを持った人が、仕事のストレスから解放されていくのです。
「こんな簡単なこと、誰かに聞くのは恥ずかしい」
「こんな面倒な作業をしているのは自分だけかもしれない」
そんな風に一人で抱え込む必要はありません。
AIはどんなに初歩的な質問でも、絶対に馬鹿にしたり、呆れたりしません。
休日の朝の15分。
「どうすれば自分が楽できるか」をテーマに、AIとおしゃべりしてみる。
それは、あなたの貴重な人生の時間を、面倒な作業から取り戻すための第一歩です。
らくらスタイルのブログでも、新潟で働く皆さんが「もっと楽に、楽しく」仕事ができるようなITの小技をたくさん紹介しています。
休日の読み物として、ぜひ他の記事も眺めてみてくださいね。
まとめ
休日に頭の体操として行う「業務の振り返り」のポイントです。
・走りながらの改善は無理。休日に一度「自転車」から降りてメンテナンスの時間をとる
・今週一番「めんどくさい」「イライラした」作業を一つだけ思い出す
・AIに「パソコンが苦手」と前置きした上で、楽になるアイデアを提案してもらう
・提案された解決策の中から、来週試せそうなものを「1つだけ」選ぶ
ほんの少しの工夫で、来週からの景色が少しだけ明るく見えるはず。
肩の力を抜いて、AIという新しい相棒と一緒に、仕事のやり方をアップデートしていきましょう。
今日のひとこと
休日のリラックスした脳の状態（デフォルト・モード・ネットワークと呼ばれます）は、平日の緊張した状態よりも、斬新なアイデアや解決策がひらめきやすいと言われています。「仕事のことを考えるぞ！」と意気込むのではなく、散歩中や入浴中など、ボーッとしている時にふと思い浮かんだ「めんどくさい」をスマホにメモしておくのがおすすめです。
らくらスタイルは「日常をもっと楽に、楽しく」を目指して、ご相談内容に合わせてお手伝いをいたします。気軽にご連絡ください。
明日のタイトルは『AIに「要約」をお願いする時のベストな指示の出し方（長すぎる・短すぎるを防ぐ）』です。お楽しみに！ ※内容が変更になった場合はご容赦ください。
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