こんにちは。デジタル整理＆AI活用を支援しているらくらスタイルです。
最近、周りでAIの話題が本当に増えましたね。
テレビのニュースやネットの記事でも、毎日のように取り上げられています。
でも、いざ自分の職場で使おうと思うと、戸惑ってしまう方も多いのではないでしょうか。
会社にまだAI利用の明確なルールがない。
勝手に使って怒られないか心配。
情報漏洩とか難しそうで、なんだか手が出せない。
こんなお悩み、実によく耳にします。
私が住んでいる新潟市内のカフェでパソコンを開いていると、隣の席のビジネスマンからそんなボヤキが聞こえてくることもあるくらいです。
私自身、根はかなりのめんどくさがりです。
完璧に仕事をこなしたい気持ちはあるものの、手作業ばかりだと日が暮れてしまいます。
だからこそ新しいツールはとりあえず試してみて、どうすれば自分の仕事が楽になるか、快適になるかということばかり考えています。
会社にルールがないからといって、こんなに便利な道具を一切使わずに封印してしまうのはもったいない。
今回は、ルール未整備の職場で安全に、そしてこっそりとAIを活用して定時退社を目指す方法をお伝えします。
ルールがないのは不安？それともチャンス？
会社から明確なガイドラインが提示されていない状態。
これは確かに不安を感じる状況かもしれません。
何がOKで何がNGなのか、誰も責任を持って教えてくれないからです。
自分で安全基準を持てば怖くない
ルールがないなら、自分で絶対に安全な最低限の基準を作ればいいだけのことです。
何もかもAIに丸投げするのではなく、安全な領域だけでこっそり使う。
これだけで日々の業務時間は劇的に減らせます。
完璧主義の私としては、自分の目で最終確認する工程は外せません。
だからこそ、面倒な下ごしらえの部分だけをAIに任せて楽しようという魂胆です。
使い方を間違えると大事故に
とはいえ、適当に使うのはやっぱり危険です。
大事な機密情報をそのまま入力してしまうと、思わぬところで情報漏洩につながる可能性があります。
ここだけは絶対に押さえておきたいというポイントがあります。
こっそり安全に使うための3つの掟
会社に内緒で、でも絶対に迷惑をかけずにAIを味方につける。
そのためには、以下の3つのルールを自分自身に課してください。
1. 会社の情報は絶対に入力しない
これが一番重要です。
顧客の個人情報、未発表のプロジェクト名、売上データなどの数字。
これらは絶対にAIの入力欄に入れないでください。
AIを、少し口の軽い近所のおしゃべりな人だと想像してみてください。
内緒話をしてしまうと、どこで誰にポロリと漏らしてしまうかわかりません。
ステップ1：固有名詞を伏せ字にする
取引先の名前はA社、担当者はBさんといった具合に、アルファベットなどに置き換えます。
プロジェクト名も、一般的な抽象的な言葉に変更してから入力しましょう。
ステップ2：具体的な数値は抜いておく
売上金額や具体的なデータは、AIに文章を作ってもらった後で、自分でエクセルやワードに手入力します。
AIには文章の枠組みだけを作ってもらうイメージです。
2. 学習させない設定を必ずオンにする
AIには、入力されたデータを取り込んで賢くなるための学習機能があります。
仕事で使うなら、この機能は必ずオフにしてください。
ステップ1：設定画面を開く
お使いのAIツールの設定メニューを探します。
大抵は画面の隅にある歯車マークや、自分のプロフィールアイコンの中に隠れています。
ステップ2：データコントロールを変更する
チャット履歴やモデルの学習に関する項目を見つけます。
ここをオフにするだけで、あなたの入力内容がAIの学習に使われなくなります。
Geminiのプライバシーポリシーなどの公式ヘルプページ（ https://support.google.com/gemini/answer/13594961 ）でも、データ管理の重要性が解説されていますので、一度目を通しておくと安心です。
3. AIの回答は必ず自分の目で確認する
AIはとても優秀ですが、たまに堂々と嘘をつくことがあります。
ちょっと知ったかぶりをする後輩のようなものです。
ステップ1：事実関係を裏付けする
AIが提示したデータや法律などの情報は、必ず別の手段でネット検索して確認します。
もっともらしい文章だからといって、そのまま鵜呑みにするのは危険です。
ステップ2：自分の言葉に手直しする
いかにもAIが書きました、というような機械的な冷たい文章になることがあります。
語尾を少し柔らかく調整したり、普段自分が使う言い回しに変えたりしましょう。
このひと手間で、誰にもバレずに自然な文章が完成します。
こっそり楽できるおすすめの業務
安全な使い方がわかったところで、実際にどんな業務を任せればいいのでしょうか。
私が日常的にやっている、おすすめの活用法を紹介します。
長いメールの要約をお願いする
取引先から届く、スクロールしてもなかなか終わらない長いメール。
読むだけでどっと疲れてしまいますよね。
機密情報が含まれていないかサッと確認した上で、AIに箇条書きでまとめてもらいます。
これだけで、相手が結局何を言いたいのか一瞬で把握できます。
角が立たない断りの文面を作る
お断りのメールを書くのは、言葉選びに気を遣うので精神的にも負担がかかります。
そんな時こそAIの出番です。
状況だけを簡単に伝えて、丁寧な断りの文章を作ってと指示します。
いくつか候補を出してもらい、一番しっくりくるものを選ぶだけ。
これだけで気持ちがぐっと楽になります。
エクセルの面倒な関数を聞く
パソコン作業の中でも、エクセルの関数調べは意外と時間を食う泥棒です。
こういう条件の時に使える関数を教えて、とAIに聞けば一発で答えが返ってきます。
これは個人情報も会社の秘密も何も関係ないので、一番安全で手っ取り早い使い方です。
デジタル整理という観点からも、調べ物の時間を減らすのは非常に効果的です。
私のサイト（ https://rakura.net ）でも、こうしたちょっとしたパソコン作業の時短テクニックをまとめていますので、お時間のある時にでもぜひ覗いてみてください。
もし会社でルールができたら
あなたがこっそりAIを使って涼しい顔で定時退社を続けるうち、いつか会社でも正式なルールができる日が来るかもしれません。
素直に会社のルールに従う
ルールができたら、それに従うのが一番楽です。
自分で作った厳しい安全基準で運用していたあなたなら、会社のルールにも難なく適応できるはずです。
むしろ、周りの人よりもずっとスムーズに使いこなせるようになっているでしょう。
ルール作りの担当者に立候補するのもアリ
どうせなら、自分が一番使いやすいようにルール作りの側に回ってしまうのも一つの手です。
AIの便利さと危険性を両方知っているあなたなら、きっと現場の役に立つ現実的なガイドラインが作れるはずです。
まとめ
今日お伝えした内容のおさらいです。
会社の機密情報や個人情報は絶対に入力しない
AIの学習機能は必ずオフに設定して自分の身を守る
出力された結果は鵜呑みにせず必ず自分の目で確認する
当たり障りのない文章作成やエクセルの関数調べに活用する
ルールがないからと怯えるのではなく、自分で安全な枠を作って賢く使う。
これが、めんどくさがりな私がたどり着いた一番楽な働き方です。
今日から少しだけ、AIに仕事を手伝ってもらいませんか。
今日のひとこと
ブラウザのタブは開きすぎるとパソコンの動作が遅くなります。
一日一回、不要なタブを閉じるだけで頭もパソコンもスッキリしますよ。
らくらスタイルは「日常をもっと楽に、楽しく」を目指して、ご相談内容に合わせてお手伝いをいたします。気軽にご連絡ください
明日のタイトルは
「ネットのプロンプト（指示文）をコピペする時のセキュリティ注意点」
です。お楽しみに！ ※内容が変更になった場合はご容赦ください。
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