こんにちは。デジタル整理＆AI活用を支援しているらくらスタイルです。
みなさん、お仕事でお礼のメールを送る機会、多いですよね。商談の後や、ちょっとしたアドバイスをもらった時、あるいは今の時期ならバレンタインのちょっとした贈り物のお礼なんてのもあるかもしれません。
でも、正直なところ「一から文章を考えるのが面倒だな」と思ってしまうことはありませんか。私はしょっちゅう思います。「失礼がないように」と気を使えば使うほど、キーボードを打つ手が止まってしまうんですよね。
そこで最近話題の生成AIに「お礼メール書いて」と頼んでみるわけです。数秒で完璧な敬語のメールが出来上がります。とても便利です。でも、それを読み返してみると「うーん、なんか冷たい」「いかにもテンプレ」と感じてしまうこと、ありませんか。
これをそのまま送ったら、相手に「AIに書かせたな」とバレてしまいそうで怖い。かといって全部自分で書くのはしんどい。
今日は、AIに面倒な「土台作り」を任せつつ、ほんの少しの「ひと手間」を加えるだけで、相手に「おっ、丁寧だな」と思わせるメール作成術をご紹介します。私が普段やっている、一番楽をして、かつ評価も下げない絶妙なラインのテクニックです。
AIの文章が「どこか冷たい」理由
GeminiやChatGPTなどのAIが書く文章は、文法的に完璧です。誤字脱字もありませんし、敬語も教科書通りです。でも、だからこそ「体温」を感じないんですよね。
料理で例えるなら、高級な冷凍食品をそのままお皿に出したようなものです。味は美味しいけれど、「私のために作ってくれた」という感じがしない。受け取った相手も、無意識にそれを感じ取ります。
私たちが目指すのは、その冷凍食品に「刻んだネギを乗せる」とか「器を変える」といった、ほんの少しのアレンジです。それだけで、一気に手料理感が出ます。メールも同じで、全体の8割はAIに任せて、残りの2割に自分の色を足せばいいんです。
「自分の言葉」に変える魔法の3ステップ
では、実際に私がやっている修正手順を見ていきましょう。AIが出してきた「完璧すぎるメール」を、人間味のあるメールに変える作業です。
ステップ1：具体的なエピソードを一つだけ足す
AIは、その日の打ち合わせの内容や、相手との細かいやり取りまでは知りません。だから、どうしても「本日はありがとうございました。勉強になりました」といった、誰にでも当てはまる総当りな表現になりがちです。
ここで、自分にしか書けない「具体的なエピソード」を一つだけ挿入します。
例えば、「勉強になりました」の部分を、
「特に、〇〇の事例についてのお話は目から鱗でした」
「おすすめしていただいた〇〇という本、さっそく帰りの電車で注文しました」
という風に変えます。
この「固有名詞」や「具体的なアクション」が入るだけで、相手は「ああ、ちゃんと話を聞いてくれていたんだな」と嬉しくなるものです。ここはAIには代筆できない、あなただけの領域です。
ステップ2：過剰な敬語と定型句を削る
AIは礼儀正しいので、どうしても「ご多忙の折」「厚く御礼申し上げます」「何卒よろしくお願い申し上げます」といった、堅苦しい言葉を使いがちです。
相手が重役クラスならそれでも良いですが、普段やり取りしている相手なら、少し崩した方が親しみが湧きます。
- 「ご多忙の折」 → 削除、または「お忙しい中」
- 「厚く御礼申し上げます」 → 「本当にありがとうございました」
- 「何卒」 → 「引き続き」
このように、自分が普段話しているトーンに近づくように言葉を置き換えます。音読してみて、口が回らないような言葉は削ってしまってOKです。
ステップ3：AIへの指示（プロンプト）を工夫する
そもそも、最初に出てくるAIの文章をできるだけ自然にするために、指示の出し方を少し工夫するのも手です。
私はいつも、こんな風に指示を出しています。
「〇〇さんにお礼のメールを書きたいです。あまり堅苦しくなく、少し親しみのあるトーンで書いて。要点は〇〇と〇〇です」
ポイントは「親しみのあるトーンで」と付け加えることです。これだけで、AIは「拝啓」から始まるようなガチガチのビジネス文書を避けてくれます。最近のAIは優秀なので、こちらの意図を汲み取って調整してくれますよ。
以下のGoogleのサイトでも、効果的なプロンプトのヒントが見つかるかもしれません。AIを使いこなすには、どんな言葉で話しかけるかが鍵になります。
実際にやってみました（Before/After）
では、実際の違いを見てみましょう。あるセミナーに参加した後、講師にお礼を送る想定です。
【AIが作ったそのままの文章】
件名：本日のセミナーの御礼
〇〇様
拝啓
時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
本日はご多忙の折、貴重なセミナーを開催していただき、誠にありがとうございました。
非常に有意義な時間を過ごすことができ、厚く御礼申し上げます。
今後ともご指導ご鞭撻のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
立派ですが、ちょっと堅いですよね。これを「ひと手間」修正します。
【らくらスタイル流 修正後】
件名：本日のセミナーのお礼（〇〇）
〇〇様
お世話になっております、〇〇です。
本日はお忙しい中、貴重なお話をありがとうございました。
特に、後半にお話しされていた「デジタル整理の優先順位」については、今の自分の課題そのもので、ハッとさせられました。まずはデスクトップの整理から始めてみようと思います。
また次回のセミナーも楽しみにしております。
引き続きよろしくお願いいたします。
いかがでしょうか。「拝啓/敬具」を取り払い、具体的な感想（後半の話、デスクトップの整理）を入れ、語尾をマイルドにしました。これなら、数分もかからずに修正できます。
デジタルツールで楽をするということ
今回のような「AI＋人間」のハイブリッドな使い方は、私が普段から提唱している「デジタル整理」の考え方そのものです。
全てを自動化する必要はありませんし、全てを自分やる必要もありません。面倒な骨組み作りはデジタルに任せて、一番おいしいところ、つまり「相手への気持ち」の部分だけ自分でやる。これが一番効率的で、精神的にも楽な方法だと思います。
もし、「そもそもAIの使い方がよく分からない」「メール以外にも業務を効率化したい」というお悩みがあれば、私のブログ（https://rakura.net/blog/）でも様々な時短術を紹介していますので、ぜひ覗いてみてください。新潟を拠点に活動していますが、デジタルのお悩みは全国どこからでも解決できます。
まとめ
AIにお礼メールを書かせるときは、そのまま送らずに「ひと手間」加えましょう。
- AIは「土台作り」のツールと割り切る。
- あなただけの「具体的なエピソード」を1行追加する。
- 堅苦しい「AI語」を、普段の自分の言葉に書き換える。
この3つを意識するだけで、相手に響くメールが、これまでの半分の時間で作れるようになります。楽できるところは楽をして、大切なコミュニケーションに時間を使っていきましょう。
今日のひとこと
メール作成画面で、過去のメールから「いつもの挨拶」をコピペしていませんか？ 単語登録辞書に「いつもの」で登録しておくと、3秒短縮できますよ。チリも積もれば山となります。
らくらスタイルは「日常をもっと楽に、楽しく」を目指して、ご相談内容に合わせてお手伝いをいたします。気軽にご連絡ください。
明日のタイトルは
「自分の書いた文章をAIに添削してもらうのは安全？情報抜かれない？」
です。お楽しみに！ ※内容が変更になった場合はご容赦ください。
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