こんにちは。AI活用＆デジタル整理アドバイザーのらくらスタイルです。
上司への報告メールや、日報の作成。「やらなきゃいけないのは分かっているけど、文章を考えるのが億劫だなぁ」と感じること、ありませんか？ 私は毎日感じています。
そんな時、GeminiやChatGPTに「〇〇についての報告メール書いて」と頼むと、一瞬でそれっぽい文章が出来上がります。「やった！これで楽ができる！」と、そのままコピペして送信ボタンを押そうとした瞬間……ふと不安がよぎるわけです。
「これ、いかにも『AIが書きました』ってバレないかな？」
「なんか表現がよそよそしくて、失礼だと思われないかな？」
その勘、正解です。
実は、AIが生成した文章には特有の「癖」があります。そのまま送ると、上司に「君、これ自分で書いてないだろ？」と見抜かれたり、「なんか心がこもってないな」と不信感を持たれたりするリスクがあるんです。
今日は、AIが作った文章を、たった数分で「あなたが一生懸命書いたような文章」に変身させるコツをお伝えします。8割はAIに任せて、最後の2割だけ人間が手を加える。これが一番賢い「楽」なやり方です。
なぜAIの文章は「ロボットっぽい」のか？
まず、AIの文章がなぜ不自然に見えるのか、その正体を知っておきましょう。敵を知れば怖くありません。
AIは「優等生」すぎるんです。文法は完璧ですが、教科書的で隙がありません。具体的にはこんな特徴があります。
- 「～について」「～において」「～に関して」 という言葉をやたらと使う。
- 「させていただきます」 を連呼する（へりくだりすぎ）。
- 「結論から申し上げますと」 と急に堅苦しくなる。
- 感情や体温が感じられない。
例えば、飲み会の誘いを断るメールで「今回は参加を見送らせていただきます」とだけ来たら、ちょっと冷たい感じがしませんか？ 人間なら「すごく行きたかったんですが、あいにく先約があって…残念です！」くらい言いますよね。この「残念感」がAIには欠けているのです。
コピペ前にここだけ直そう！「人間味」を足す3つのスパイス
AIが出してきた文章をベースにしつつ、以下の3点だけ修正してください。これだけで「AI臭」は消え去ります。
1. 語尾をいつもの自分のトーンに変える
AIは基本的に「～です」「～ます」を正確に使いますが、リズムが単調です。普段のあなたの口調に合わせて、少し崩してみましょう。
- AI: 「資料を作成いたしましたので、ご確認をお願いいたします。」↓
- 修正後: 「資料が出来ましたので、お時間ある時に見ていただけますか？」
「～いただけますか？」や「～ですね」といった、相手に語りかけるような語尾を混ぜるだけで、一気に人間らしくなります。
2. 「クッション言葉」と「ねぎらい」を挟む
AIは用件を伝えるのは得意ですが、相手を気遣うのは苦手です。メールの冒頭や文中に、相手への配慮（クッション言葉）をポイッと放り込みましょう。
- 修正例:
- 「お忙しいところ恐縮ですが、」
- 「昨日は遅くまでありがとうございました。」
- 「寒くなってきましたが、体調いかがですか？」
特に新潟のような雪国なら、「今朝の雪、すごかったですね」なんて一言があるだけで、AIには書けない「生きた文章」になります。
3. 「具体的な数字」や「感想」を一箇所だけ入れる
これが最強のテクニックです。AIは現場を見ていません。だから、あなたしか知らない「事実」や「感想」を一つだけ混ぜるのです。
- AI: 「会議の内容をまとめました。」↓
- 修正後: 「会議の内容をまとめました。特に後半のA案についての議論が白熱しましたね。」
この「白熱しましたね」は、その場にいた人間にしか書けません。この一文があるだけで、上司は「おっ、ちゃんと会議に参加して考えているな」と安心します。
上司に「失礼」にならないための最終チェック
「バレない」だけでなく、「失礼にならない」ことも重要です。AIはたまに、目上の人に対して少し偉そうな物言いをすることがあります。
特に注意したいのが「～してください」という表現。
AIは平気で「資料を確認してください」と書きますが、上司相手だと少し命令口調に聞こえますよね。
- 「確認してください」 → 「ご確認いただけますでしょうか」
- 「連絡してください」 → 「ご連絡をお待ちしております」
このように、依頼の表現だけは必ず自分の目でチェックして、丁寧語に書き換えてください。ここさえ守れば、大きなトラブルにはなりません。
ビジネスメールの言い回しに迷ったら、直子の代筆のような老舗の文例サイトを参考にするのも手です。AIと既存のツール、良いとこ取りでいきましょう。
まとめ：AIは「下書き作成マシーン」と割り切る
今日のポイントを整理します。
- そのまま送信はNG：AIは優等生すぎて冷たい印象を与えがち。
- 語尾を直す：いつもの自分の口調に寄せる。
- ねぎらいを足す：「お疲れ様です」「寒くなりましたね」などの人間味をプラス。
- 事実を一言：自分しか知らない現場の感想を一箇所混ぜる。
最初から全部自分で書くと10分かかるメールも、AIに下書きを8割作ってもらえば、修正は2分で終わります。合計2分で、しかも質の高いメールが送れるなら、こんなに楽なことはありません。
「全部AIにやらせよう」と欲張らず、「たたき台を作ってもらう」くらいの気持ちで使うのが、精神衛生上もセキュリティ上も一番良いバランスですよ。
デジタルツールを使った時短術や、もっと楽に仕事をするためのヒントは、らくらスタイルのブログで発信しています。ぜひ覗いてみてください。
今日のひとこと
Gmailを使っている方、メールの「送信取り消し」時間は設定していますか？
デフォルトは5秒ですが、設定で「30秒」まで延ばせます。「あ！添付忘れた！」「今の文章ちょっと変かも！」と気づいた時に、30秒の猶予があるだけで、寿命が3年は伸びる気がします。設定画面の「全般」から変更できますよ。
らくらスタイルは「日常をもっと楽に、楽しく」を目指して、ご相談内容に合わせてお手伝いをいたします。気軽にご連絡ください。
明日のタイトルは
「パスワードをAIに作らせるのはアリ？ナシ？安全な管理術」
です。お楽しみに！ ※内容が変更になった場合はご容赦ください。
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