こんにちは。AI活用＆デジタル整理アドバイザーのらくらスタイルです。
仕事中に「このメールの返信、AIに考えてもらったら楽だろうな」と思う瞬間、ありますよね。私も毎日そう思います。でも、入力画面を前にしてふと手が止まることはありませんか。
「あれ、取引先の会社名とか、ここに入れてしまって大丈夫なんだっけ？」
一度送信ボタンを押してしまったら、情報はどこかへ行ってしまうような不安。でも、いちいち上司やシステム管理者に聞くのも面倒くさい。結局、怖くて手動でメールを打つ羽目になり、時間は過ぎていくばかり。
今日は、そんなモヤモヤを解消するために、AIに入力していい情報とダメな情報の「境界線」について、一番シンプルな考え方をお話しします。これを覚えれば、ビクビクせずにAIという優秀なアシスタントを使い倒せるようになりますよ。
AIの向こう側には誰がいる？
まず、私たちがGeminiやChatGPTに入力したデータがどうなるか、ざっくりイメージしてみましょう。
基本設定のままだと、私たちの会話データはAIの「学習」に使われる可能性があります。つまり、AIがより賢くなるための教科書として、入力した内容が読み込まれてしまうかもしれないのです。
例えば、あなたが「株式会社〇〇の山田さん（電話番号090-xxxx-xxxx）から、来月の極秘プロジェクトAについてクレームが来ました。謝罪文を書いて」と入力したとします。
もしAIがこれを学習してしまうと、将来、全く別の人がAIに「株式会社〇〇のプロジェクトAについて教えて」と聞いたときに、「過去にクレームがあったようです」なんて答えを返してしまうリスクがゼロではありません。
もちろん、AI各社もセキュリティには力を入れていますが、私たちは「万が一」を考えて自衛する必要があります。
入力していいか迷った時の「カフェ基準」
では、具体的にどう判断すればいいのでしょうか。難しいセキュリティガイドラインを読むのは疲れますよね。
私がいつも使っている判断基準はこれです。「カフェで大声で話しても大丈夫な内容か？」
カフェ基準のチェックリスト
- 会社の住所や代表電話番号これはカフェで話しても大丈夫ですよね。なぜなら、会社のホームページを見れば誰でも知ることができる情報（公開情報）だからです。AIに入力しても基本的には問題ありません。
- 自分の名前や部署名これも、名刺交換で多くの人に渡している情報なら、そこまで神経質にならなくても良いケースが多いです。ただ、個人のプライベートな携帯番号などは避けたほうが無難です。
- 取引先の担当者名と直通連絡先これはNGです。カフェで「A社の田中さんの携帯番号はね…」と大声で話していたら、コンプライアンス的にアウトですよね。AIへの入力も同じです。
- 未発表の新製品情報や売上データ絶対にNGです。これが漏れたら、始末書では済みません。
迷ったら「今この画面を、隣の席の見知らぬ人に見せても平気か？」と問いかけてみてください。平気ならAIに入力してもOK、少しでも嫌ならNGです。
固有名詞は「仮名」に置き換えるのが一番楽
「でも、具体的な名前を入れないと、AIが良い文章を作ってくれないじゃないか」
そうなんです。そこが悩ましいところです。
そこで私が実践している、安全かつ楽なテクニックをご紹介します。それは「伏せ字」と「置き換え」です。
情報を守りつつAIを使う手順
- 文章を作成する際、固有の名称をすべて記号に置き換えます。
- 取引先名 → 「A社」
- 担当者名 → 「B様」
- 具体的な商品名 → 「新商品」
- 具体的な金額 → 「〇〇円」
- 置き換えた状態でAIに指示を出します。「A社のB様から、新商品の不具合について連絡がありました。〇〇円の返金を提案する丁寧な謝罪メールを作ってください」
- AIが作った文章をコピーして、メールソフトやWordに貼り付けます。
- 最後に、自分で「A社」を「株式会社〇〇」に、「B様」を「田中様」に書き換えます。
これなら、AIには「A社でトラブルがあった」という抽象的な情報しか渡りません。これなら仮に学習されても、どこの誰の話か特定できないので安全です。
最初は面倒に感じるかもしれませんが、慣れると「A社」「B様」と打つ方がタイピング数も減って、むしろ楽になります。私はこの方法で、機密情報を守りつつ、面倒なメール作成の9割をAIに任せています。
外部ツールを使う時の注意点
最近は、Webブラウザだけでなく、Excelやブラウザの拡張機能でAIが使えるツールも増えています。これらを使う時も、基本的には「入力したデータは相手のサーバーに送られる」と考えてください。
特に、「利用規約」や「プライバシーポリシー」に同意するボタンを押す時、私たちはあまり深く考えずにクリックしがちです。でも、仕事で使うなら一度は目を通しておくか、会社の詳しい人に聞くのが吉です。
詳しくは、IPA（情報処理推進機構）などが公開している生成AIの利用ガイドラインのような公的な指針を参考にするのも良いでしょう。難しい言葉が多いですが、「機密情報は入力しない」という原則はどこも同じです。
今日のまとめ
AIを使う時に不安を感じたら、以下のポイントを思い出してください。
- AIに入力した情報は、学習される可能性があると心得る。
- 「カフェで大声で話せる内容か？」を判断基準にする。
- 固有名詞は「A社」「B様」に置き換えてから入力する。
- 出力された文章を、最後に自分の手で正しい名前に戻す。
この「置き換えテクニック」さえ身につければ、情報漏洩のリスクを限りなくゼロに近づけながら、面倒な仕事をAIに丸投げできます。
デジタル整理やPC業務の効率化について、もっと知りたい方は、ぜひらくらスタイルのブログを覗いてみてください。過去の記事でも、楽をするための小技をたくさん紹介しています。
今日のひとこと
Chromeのブラウザ、実は「Ctrl + Shift + T」を押すと、間違って閉じたタブが復活します。「あ！閉じちゃった！」という時の絶望感が、一瞬で救われますよ。
らくらスタイルは「日常をもっと楽に、楽しく」を目指して、ご相談内容に合わせてお手伝いをいたします。気軽にご連絡ください。
明日のタイトルは
「AIが作った文章、そのまま上司に送って平気？バレない＆失礼にならないコツ」
です。お楽しみに！ ※内容が変更になった場合はご容赦ください。
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