「メールや報告書を書いた後、誤字脱字がないか不安になる…」「もっと分かりやすい表現にしたいけど、どう直せばいいか分からない」。文章を作成する上で、このような悩みはつきものですよね。
こんにちは！デジタル整理アドバイザーの「らくらスタイル」です。新潟を拠点に、AIやITを活用して、皆さんのデジタル業務とデータを整理し、毎日をもっと「楽」に、もっと「楽しく」するお手伝いをしています。
完璧主義者でありながら根はめんどくさがりな私が、どうすればもっと楽に、快適に仕事ができるかを日々追求しています。
今日のテーマは、文章作成の強い味方、生成AIを使った「校正・校閲」です。これまで人の目で何度もチェックしていた作業をAIに任せることで、時間と手間を大幅に削減し、文章のクオリティを格段にアップさせることができます。
なぜAIによる校正・校閲が有効なのか？
自分で書いた文章は、内容が頭に入っているため、客観的に見ることが難しく、間違いに気づきにくいものです。かといって、毎回他の人にチェックをお願いするのも気が引けますよね。
そこで活躍するのが生成AIです。
- 客観的な視点: AIは、文章の内容に対する先入観なく、文法的な間違いや不自然な表現を客観的に指摘してくれます。
- 圧倒的なスピード: 人間が数十分かけて行うチェック作業を、AIはわずか数秒で完了させます。
- 多様な提案力: 単純な誤字脱字の指摘だけでなく、「もっと丁寧な表現」「より簡潔な言い回し」など、様々な改善案を提案してくれます。
これまで文章のチェックにかけていた時間を、より創造的な作業に使えるようになる。これこそ、AIを活用した「デジタル整理」の大きなメリットです。
生成AIに賢く校正・校閲してもらうステップ
今回は、無料で利用できるChatGPTやGoogleのGeminiなどを想定して、具体的なステップとコツをご紹介します。
【ステップ1】AIに役割を与える（プロンプトの基本）
まず大切なのは、AIに「あなたは何をするべきか」を明確に伝えることです。これを「役割設定」や「ペルソナ設定」と呼びます。
基本的なプロンプト例:
「あなたはプロの編集者です。以下の文章を校正してください。」
このように最初に役割を与えるだけで、AIは「編集者として振る舞うべきだ」と認識し、より精度の高い回答を返してくれるようになります。
【ステップ2】具体的な指示を追加する
次に、どのような観点でチェックしてほしいのか、具体的な指示を加えます。指示が具体的であればあるほど、得られる結果の質も高まります。
指示の追加例:
「あなたはプロの編集者です。以下の文章について、下記の観点で校正・校閲をしてください。
# チェックしてほしい観点
- 誤字脱字がないか
- 文法的に不自然な点はないか
- より分かりやすく、簡潔な表現への修正案
- 小学生にも伝わるような、平易な言葉への言い換え提案
# 元の文章
（ここにあなたの書いた文章を貼り付ける）」
このように、箇条書きで指示を出すと、AIもれなく対応しやすくなります。昨日ご紹介した「ワンスライド・ワンメッセージ」のように、AIへの指示も「ワンプロンプト・ワンタスク」を意識すると良いでしょう。
【ステップ3】出力形式を指定する
AIからの回答を、自分が使いやすい形式で出力させることも可能です。例えば、どこがどのように修正されたのか分かりやすく示すように指示します。
出力形式の指定例:
「修正案は、元の文章と並べて比較できるように、表形式で出力してください。」
「変更箇所は、太字で示してください。」
こうすることで、修正前と修正後を比較しやすくなり、AIの提案を吟味し、自分の文章力を高めるための学習にも繋がります。
まとめ：AIはあなたの専属編集者
今回は、生成AIを活用して文章のクオリティを劇的に向上させる方法について解説しました。
- ポイント1: 「あなたはプロの編集者です」のように、AIに役割を与える。
- ポイント2: 「誤字脱字」「簡潔な表現」など、チェックしてほしい観点を具体的に指示する。
- ポイント3: 表形式や変更箇所のハイライトなど、自分が見やすい出力形式を指定する。
AIは、24時間365日、文句も言わずにあなたの文章をチェックしてくれる、まさに「専属編集者」です。もちろん、最終的にその文章を採用するかどうかを決めるのは人間ですが、AIという強力なパートナーを得ることで、文章作成のハードルはぐっと下がります。
ぜひ、このテクニックを使って、日々のメールや資料作成を「楽」に、そしてクオリティの高いものにしていきましょう。
今日のひとこと
最近では、文章作成ツール自体にAI校正機能が組み込まれていることも増えてきました。例えば、GoogleドキュメントやMicrosoft Wordにも、標準で文法チェックやスペルチェック機能が備わっています。まずは身近なツールの機能を試してみるのも、AI活用の第一歩としておすすめです。
らくらスタイルは「日常をもっと楽に、楽しく」を目指して、ご相談内容に合わせてオーダーメイドのお手伝いをいたします。気軽にご相談ください。
明日のタイトルは
「スマホ連携：スマホをPCのサブディスプレイに！作業領域を広げるアプリ紹介（難易度★★★☆☆）」
です。お楽しみに！
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