「よし、PowerPointで資料を作るぞ！」と意気込んで開いたはいいものの、最初の真っ白なスライドを前に、どこから手をつけていいか分からず固まってしまった…なんて経験はありませんか？プレゼン資料作りは、家を建てるのに似ています。まずは「部屋（スライド）」を用意し、その部屋の「間取り（レイアウト）」を決めるところから始めないと、話が進みません。
こんにちは！デジタル整理アドバイザーの「らくらスタイル」です。完璧主義者だけどめんどくさがり、新しいものが大好きな私が、あなたのデジタル業務を「もっと楽に、もっと楽しく」するお手伝いをします。
今回は、PowerPointの本当に最初の第一歩、「スライドの追加」と「レイアウトの選択」という、プレゼン資料の骨格作りの基本操作を丁寧にご紹介します。この基本さえ押さえれば、資料作成のスピードもクオリティも格段にアップしますよ。新潟の初心者の方にも分かりやすく解説しますので、ぜひついてきてくださいね。
なぜ最初にレイアウトを選ぶのが重要なのか？
いきなり文字を打ち始めたり、画像を貼り付けたりしたくなる気持ちはよく分かります。ですが、ぐっとこらえて、まずは「このスライドで何を伝えたいか」を考え、それに合った「レイアウト」を選ぶことが、見やすい資料への一番の近道です。
PowerPointには、あらかじめ「タイトルだけ」「タイトルと箇条書き」「写真と説明文」など、様々な目的別のレイアウトが用意されています。これを使わずに、白紙のスライドに毎回手作業でテキストボックスを配置していると、
- 時間がかかる：毎回、文字の大きさや配置を調整するのは大変な手間です。
- 見た目がバラバラになる：スライドごとに文字の位置や大きさが微妙にずれてしまい、統一感のない資料になってしまいます。
- 修正が面倒：後からデザインを修正しようとすると、全てのスライドを手作業で直さなければならなくなります。
最初に適切なレイアウトを選ぶだけで、これらの問題を未然に防ぎ、業務効率を大きく改善できるのです。
【ステップ1】新しいスライドを追加してみよう
まずは、新しいスライドを追加する方法です。操作はとっても簡単ですよ。
- 「ホーム」タブを確認：PowerPointの上部にあるメニューから「ホーム」タブが選ばれていることを確認します。
- 「新しいスライド」ボタンをクリック：リボン（ボタンが並んでいるエリア）の中にある、「新しいスライド」というアイコン（紙が重なったような絵）をクリックします。
- アイコンの上半分をクリックした場合：現在選択しているスライドと同じレイアウトのスライドが、すぐ下に追加されます。
- アイコンの下半分（▼がある方）をクリックした場合：レイアウトの選択肢一覧が表示されます。ここから好きなレイアウトを選んでクリックすると、そのレイアウトで新しいスライドが追加されます。
【らくらスタイル的ポイント】
ショートカットキーを覚えると、さらに楽ちんですよ！キーボードの Ctrl + M を押すだけで、ポンっと新しいスライドが追加されます。マウスに持ち替える手間が省けるので、ぜひ試してみてください。
【ステップ2】目的に合ったレイアウトを選ぼう
「新しいスライド」の下半分をクリックすると、様々なレイアウトの選択肢が出てきます。ここでは、特によく使う代表的なレイアウトをご紹介します。
- タイトルスライド：プレゼンの表紙に使うレイアウトです。「タイトル」と「サブタイトル（発表者名など）」を入力する場所が用意されています。
- タイトルとコンテンツ：最もよく使われる万能なレイアウトです。上部にタイトルを入れ、下の大きな枠には箇条書きのテキスト、図、グラフ、写真など、様々な要素を入れることができます。
- セクション見出し：話の区切りや章の扉として使います。本でいう「第1章」のような役割ですね。
- 2つのコンテンツ：2つの事柄を比較したり、並べて説明したりするのに便利です。例えば、メリットとデメリット、写真とそ
- タイトルのみ：大きな画像やグラフを全面に見せたい時に、タイトルだけを上部に表示する場合に使います。
- 白紙：上級者向けです。決まった形にとらわれず、自由にオブジェクトを配置したい場合に使いますが、初心者のうちは、まずは他のレイアウトを使いこなすことをお勧めします。
【らくらスタイル的ポイント】
もし間違ったレイアウトを選んでしまっても、慌てる必要はありません。スライドを選択した状態で、「ホーム」タブの中にある「レイアウト」ボタンをクリックすれば、いつでも後から変更できます。安心して色々試してみてくださいね。
まとめ
さて、今回はPowerPointの基本中の基本、スライドの追加とレイアウトの選択について解説しました。
- 新しいスライドの追加は「ホーム」タブから！ ショートカットキー
Ctrl + Mを使えばもっと楽ちん。 - いきなり書き始めず、まずは「レイアウト」を選ぶのが鉄則。
- 「タイトルとコンテンツ」が基本の万能レイアウト。
- レイアウトは後からいつでも変更可能！
たったこれだけのことですが、この一手間をかけるだけで、あなたのプレゼン資料は格段に分かりやすく、そして美しくなります。面倒な作業をAIのようにサクッと片付けて、本来集中すべき「内容」を考える時間を増やしていきましょう。これがデジタル整理による業務効率化の第一歩です。
今日のひとこと
最近、AIがプレゼン資料を自動で生成してくれるサービスも増えてきましたね。キーワードを入れるだけで、構成案からデザインまで作ってくれるという優れものです。でも、AIが作ったものをそのまま使うのではなく、今回ご紹介したような基本操作を知っていると、「ここのレイアウトだけ変えたいな」という時に自分でサッと修正できます。AIを賢く使いこなすためにも、基本の理解はとっても大切ですよ。
らくらスタイルは「日常をもっと楽に、楽しく」を目指して、ご相談内容に合わせてオーダーメイドのお手伝いをいたします。気軽にご相談ください。
明日のタイトルは
「生成AI入門：ChatGPTに賢く質問するコツ「#1 具体的にお願いする」（難易度★☆☆☆☆）」
です。お楽しみに！
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