Excelの表を眺めているとき、「売上目標を達成した担当者を一目で把握したい」「在庫が少なくなっている商品にすぐ気づきたい」「膨大なデータの中から、特定の日付だけをハイライトしたい」…そんな風に思ったことはありませんか？一つ一つセルを手作業で塗りつぶしていくのは、時間がかかる上に、見落としや間違いのもと。
こんにちは！あなたのデジタル業務効率化をサポートする、デジタル整理アドバイザーの「らくらスタイル」です。
根はめんどくさがりだからこそ、「もっと楽に、楽しく」仕事を進める方法を常に探求しています。
今回は、そんなあなたの願いを叶えるExcelの魔法、「条件付き書式」をご紹介します。この機能をマスターすれば、データの中の重要なポイントが自動で浮かび上がってくる、まるでAIがアシストしてくれているかのような、視覚的に分かりやすい表を作成できます。パソコン初心者の方でも大丈夫。ステップバイステップで、丁寧に解説していきますね！
「条件付き書式」とは？Excelが見やすくなる自動色塗り機能
「条件付き書式」とは、その名の通り、**「あらかじめ設定した条件（ルール）に一致したセルの書式（色、文字の太さなど）を自動で変更する」**機能です。
例えば、
- 「もし、数値が100以上なら、セルを緑色にする」
- 「もし、テキストに”重要”という文字が含まれていたら、文字を赤色の太字にする」
- 「もし、日付が今日より前なら、打ち消し線を引く」
といったルールを設定しておけば、あとはExcelが自動でデータをチェックし、条件に合うセルの見た目を変えてくれるのです。手作業での色付けとは異なり、セルの値が変われば、書式もリアルタイムで自動的に更新されます。これで、ヒューマンエラーを防ぎ、誰が見ても分かりやすい資料を作成できるわけです。
【実践】売上目標を達成したセルに色を付けてみよう！
言葉で説明するよりも、実際に手を動かしてみるのが一番です。今回は、営業成績のリストを例に、「売上金額が目標の50万円以上だったら、セルを緑色に塗りつぶす」という条件付き書式を設定してみましょう。
【ステップ1】ルールを適用したい範囲を選択する
まず、条件付き書式を設定したいセル範囲を、マウスでドラッグして選択します。今回は、売上金額が入力されている列（例：C2セルからC10セルまで）を選択します。
【ステップ2】「条件付き書式」のメニューを開く
次に、Excelの上部メニューから「ホーム」タブをクリックし、リボンの中にある「条件付き書式」というボタンを探してクリックします。
【ステップ3】ルールを選ぶ（セルの強調表示ルール）
「条件付き書式」ボタンを押すと、様々なルールの選択肢が表示されます。今回は「数値が〇〇より大きい」という条件なので、「セルの強調表示ルール」にマウスを合わせ、さらに表示されるメニューから「指定の値より大きい」を選びます。
【ステップ4】条件と書式を設定する
小さなウィンドウが表示されるので、ここで具体的な条件と書式を設定します。
- 左側のボックスに、条件となる数値「500000」と入力します。（※実際には「499999」と入力するのが正確ですが、今回は分かりやすさを優先します）
- 右側のドロップダウンリストから、適用したい書式を選びます。今回は「濃い緑の文字、緑の背景」を選んでみましょう。
- 「OK」ボタンをクリックします。
さあ、どうでしょうか？一瞬で、売上が50万円以上の担当者のセルだけが、美しい緑色にハイライトされたはずです！試しに、50万円未満のセルの数値を60万円などに変更してみてください。自動で色がつくのが確認できるはずです。これが条件付き書式のパワーです。
もっと色々できる！条件付き書式の活用例
「指定の値より大きい」以外にも、条件付き書式にはたくさんのルールが用意されています。
- 特定のテキストを含む： 「”新潟”という文字が含まれるセルを目立たせる」
- 重複する値： 「重複して入力されている顧客名に色を付けて、入力ミスを発見する」
- データバー： 「数値の大小を、セル内のバーの長さで視覚的に表現する」
これらのルールを組み合わせることで、あなたのデータはもっと雄弁に、多くの情報を語り始めてくれるでしょう。らくらスタイルが目指すのは、このようなツールを使いこなし、データと対話できる状態を作ることです。より詳しい使い方や応用テクニックは、ブログの他の記事でもご紹介していますので、ぜひご覧ください。
まとめ
今回は、Excelのデータを劇的に見やすくする「条件付き書式」の基本をご紹介しました。
- 条件付き書式は、設定したルールに応じて自動でセルの見た目を変える機能
- 適用したい範囲を選び、「ホーム」タブの「条件付き書式」からルールを設定する
- 数値の大小、特定のテキスト、重複など、様々な条件でセルを目立たせることができる
- 一度設定すれば、値が変わっても書式は自動で更新されるので、ミスが減り時短に繋がる
この機能を使いこなせば、もう大量のデータとにらめっこする必要はありません。重要なポイントが一目でわかる、スマートな資料作りを目指しましょう！
今日のひとこと
条件付き書式を複数設定した場合、「ルールの管理」画面でどのルールを優先するか、順番を入れ替えることができます。例えば、「50万円以上は緑」だけど「100万円以上なら金色！」といった、より高度な設定も可能です。まるでゲームのレベルアップのように、少しずつ機能を覚えていくとExcelがもっと楽しくなりますよ。
らくらスタイルは「日常をもっと楽に、楽しく」を目指して、ご相談内容に合わせてオーダーメイドのお手伝いをいたします。気軽にご相談ください。
次回の予告
明日のタイトルは
「パワポプレゼン作成：説得力がアップする！グラフや表を効果的に見せるデザインのコツ（難易度★★★☆☆）」
です。お楽しみに！
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