こんにちは！デジタル整理アドバイザーの「らくらスタイル」です。
Excelで一生懸命に作成したグラフや表、PowerPointに貼り付けただけで満足してしまっていませんか？せっかく分析した貴重なデータも、その「見せ方」ひとつで、相手への伝わり方が驚くほど変わってしまいます。それどころか、分かりにくいグラフは、かえってプレゼンの説得力を下げてしまう原因にもなりかねません。
実は、ほんの少しデザインのコツを知るだけで、あなたの資料は「ただのデータの羅列」から「メッセージが明確に伝わる武器」へと生まれ変わります。今回は、新潟の企業でもよく使われるExcelのグラフを、もっと効果的に見せるためのデザインのコツを、初心者の方にも分かりやすく解説していきます。AIに頼りっきりになる前に、まずは基本をしっかり押さえましょう。
なぜグラフのデザインが重要なのか？
プレゼンの目的は、データを見せること自体ではなく、そのデータを使って相手を説得し、行動を促すことですよね。ごちゃごちゃした分かりにくいグラフは、見る人の思考を停止させてしまいます。
一方で、シンプルで洗練されたグラフは、一瞬で要点を伝え、聞き手の理解を助け、あなたのメッセージに説得力をもたらします。これからご紹介するコツは、パソコンが苦手な方でもすぐに実践できるものばかりです。少しの工夫で、あなたのプレゼン資料をレベルアップさせていきましょう。
Excelグラフをパワポで輝かせる5つのステップ
それでは、具体的にExcelで作成したグラフをPowerPointに貼り付けた後、どのような工夫をすれば良いのかをステップ・バイ・ステップで見ていきましょう。
【ステップ1】貼り付け方が肝心！「リンク貼り付け」を活用しよう
まず最初のポイントは、ExcelからPowerPointへのグラフの貼り付け方です。ただコピー＆ペーストするだけでは、後でExcelの元データを修正した際に、PowerPointのグラフに反映されず、手作業で修正する二度手間が発生してしまいます。
そこで活用したいのが**「形式を選択して貼り付け」**機能です。
- Excelでグラフを選択し、
Ctrl + Cでコピーします。 - PowerPointのスライド上で右クリックし、「貼り付けのオプション」の中から**「元の書式を保持し、データをリンク」または「貼り付け先のテーマを使用し、データをリンク」**を選びます。
こうすることで、Excelの数値を変更すれば、PowerPointのグラフも自動で更新されるようになります。これにより、急なデータ修正にも慌てず対応でき、作業がぐっと「楽」になりますよ。
【ステップ2】情報を「捨てる」勇気！グラフ要素の断捨離
グラフを分かりやすくする秘訣は、「足し算」ではなく「引き算」の発想を持つことです。伝えたいメッセージに関係のない情報は、思い切って削除しましょう。
- 不要な罫線（グリッド線）は削除：背景の目盛り線は、グラフを複雑に見せる原因になります。特に理由がなければ、削除してしまいましょう。
- 凡例の位置を工夫する：グラフの下や右側に配置されることが多い凡例ですが、グラフの近くに直接テキストボックスで書き込んでしまう方が、視線の移動が少なくなり分かりやすい場合があります。
- データラベルを活用する：各項目の数値が重要である場合は、縦軸のメモリを消して、代わりに各グラフの棒や点に「データラベル」を表示させると、よりダイレクトに情報が伝わります。
【ステップ3】タイトルで「結論」を語る
グラフのタイトルを「〇〇の売上推移」のように、ただ内容を説明するだけものにしていませんか？これは非常にもったいないです！
タイトルは、**「このグラフから何が言えるのか」というメッセージ（結論）**を書きましょう。
- （悪い例）「商品Aと商品Bの売上比較」
- （良い例）「新商品Bの投入により、全体の売上が前月比120%に向上」
このように結論を先に示すことで、聞き手は何に注目してグラフを見れば良いのかが一目瞭然となり、あなたの主張がストレートに伝わります。
【ステップ4】色は「3色まで」が基本ルール！強調したい場所だけ目立たせる
カラフルなグラフは一見すると華やかに見えますが、多すぎる色使いは、どこが重要なのかを分かりにくくしてしまいます。基本は、以下の3色を意識して配色しましょう。
- ベースカラー（70%）：資料全体の背景色や基本となる色です。（例：白、薄いグレー）
- メインカラー（25%）：グラフの基本となる色です。企業のロゴカラーなどを使うと統一感が出ます。（例：落ち着いた青）
- アクセントカラー（5%）: 最も強調したいデータポイントにだけ使う、目を引く色です。（例：赤、オレンジ）
色選びに迷ったら、Adobeが提供している無料の配色ツール「Adobe Color」などを参考にするのもおすすめです。デジタル整理の一環として、自分のお気に入りの配色パターンを持っておくと、資料作成がスムーズになります。
【ステップ5】仕上げは「神は細部に宿る」フォントと配置の調整
最後の仕上げとして、テキストの読みやすさと配置の美しさにこだわりましょう。
- フォントの統一：グラフ内で使うフォントは、プレゼン資料全体で使っているフォント（例えば「メイリオ」や「游ゴシック」）に統一しましょう。
- 文字サイズの調整：タイトル、軸ラベル、データラベルなど、役割に応じて文字の大きさにメリハリをつけると、ぐっと見やすくなります。
- 配置を揃える：グラフやテキストボックスがスライドの中心からずれていたり、間隔がバラバラだったりすると、それだけで素人っぽい印象を与えてしまいます。PowerPointの「配置」機能を活用して、オブジェクトをきれいに整列させましょう。
これらの細かい調整が、資料全体のクオリティを大きく左右します。ぜひ一手間を惜しまずに実践してみてください。関連するテクニックは、らくらスタイルのブログでも紹介していますので、ぜひご覧ください。
まとめ
いかがでしたでしょうか。今回は、ExcelのグラフをPowerPointで効果的に見せるためのデザインのコツをご紹介しました。
- ステップ1： 後々の修正を楽にするため、Excelからは「リンク貼り付け」をする。
- ステップ2： 不要な線や凡例は削除し、情報をシンプルにする。
- ステップ3： グラフのタイトルには「結論」や「メッセージ」を記述する。
- ステップ4： 色は3色を基本とし、強調したい箇所にアクセントカラーを使う。
- ステップ5： フォントや配置を整え、資料全体の質を高める。
いきなり全てを完璧にこなす必要はありません。まずは一つでも二つでも、次の資料作成から取り入れてみてください。その小さな積み重ねが、あなたのプレゼンの説得力を大きく向上させるはずです。
今日のひとこと
最近、プレゼン資料作成ツール「Canva」のAI機能がさらに進化し、簡単な指示だけでグラフデザインの提案をしてくれるようになりました。もちろん便利な機能ですが、なぜそのデザインが良いのかという「理由」を理解しているかどうかで、応用力に大きな差が生まれます。まずは今回ご紹介したような基本の型をしっかり身につけることが、AIを賢く使いこなすための第一歩になりますよ。
らくらスタイルは「日常をもっと楽に、楽しく」を目指して、ご相談内容に合わせてオーダーメイドのお手伝いをいたします。気軽にご相談ください。
次回の予告
明日のタイトルは
「生成AI入門：生成AIで文章を「要約」するテクニック。長文読解の時間を短縮しよう（難易度★★☆☆☆）」
です。お楽しみに！
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