新潟の皆さん、こんにちは！あなたのデジタル整理アドバイザー、「らくらスタイル」です。
大勢の前でのプレゼンテーション。「頭が真っ白になって、話す内容を忘れてしまった…」「次のスライドが何だったか、思い出せない…」なんて、冷や汗をかくような経験はありませんか？
実はPowerPointには、そんなプレゼン本番の強い味方になってくれる「発表者ツール」という機能があります。これを使えば、聞き手に見せているスライドとは別に、手元のパソコン画面にだけ「台本」や「次のスライド」などを表示できるんです。
今回は、この便利な発表者ツールの基本的な使い方をご紹介します。もうこれで、プレゼン本番で慌てることはありません。スマートに、落ち着いて、あなたの伝えたいことをしっかりと届けましょう！
発表者ツールって、何ができるの？
発表者ツールは、プロジェクターや外部モニターに接続してプレゼンを行う際に真価を発揮します。聞き手側のスクリーンには通常のスライドショーが表示されますが、発表者の手元のPC画面には、以下のような情報が詰まった専用のコントロールパネルが表示されるのです。
- 現在のスライド: 聞き手に見えているスライド。
- 次のスライド: 次に表示されるスライドが小さく表示されます。話の流れを意識しながら話せます。
- 発表者ノート: 各スライドに事前に書いておいた「台本」や「メモ」が表示されます。
- 経過時間タイマー: プレゼンの開始からの経過時間が表示され、時間管理に役立ちます。
- その他の便利ツール: スライドの一部を拡大したり、ペンで書き込んだり、レーザーポインターのように使えたりする機能もあります。
これだけの情報が手元にあれば、心に余裕が生まれますよね。まさに、完璧主義だけどめんどくさがりな「らくらスタイル」にぴったりの「楽して成功する」ための機能です。
【ステップ1】発表者ノートに「台本」を書き込む
まずは、各スライドで話したい内容を「発表者ノート」に書き込んでいきましょう。
- PowerPointの通常編集画面を開きます。
- 各スライドの下部に「クリックしてノートを追加」または「ノート」と表示されているエリアがあります。もし表示されていなければ、画面下部のステータスバーにある「ノート」ボタンをクリックしてください。
- ここに、そのスライドで話す内容の要点や、忘れたくないキーワード、具体的なセリフなどを自由に入力します。
【らくらスタイル的ポイント】
ここに長文をびっしり書き込むと、かえって読みにくくなってしまいます。話の「キーワード」や「要点」だけを箇条書きにしておくのがおすすめです。
【ステップ2】発表者ツールを有効にする
次に、スライドショーを開始したときに発表者ツールが自動で表示されるように設定します。
- PowerPointの上部メニューから「スライドショー」タブをクリックします。
- 「モニター」グループにある「発表者ツールを使用する」というチェックボックスにチェックを入れます。
（画像引用：Microsoft サポート）
この設定は一度行えば保存されるので、毎回設定する必要はありません。
【ステップ3】スライドショーを開始してみよう！
さあ、いよいよ本番です。PCにプロジェクターや外部モニターを接続した状態で、スライドショーを開始します。（キーボードのF5キーを押すのが簡単です）
すると、聞き手側のスクリーンにはスライドだけが大きく表示され、手元のPCには発表者ツールが表示されるはずです。
もし、手元のPCとプロジェクターの表示が逆になってしまった場合は、発表者ツールの上部にある「表示設定」から「発表者ビューとスライドショーの切り替え」をクリックすれば、簡単に入れ替えることができます。
まとめ
プレゼン本番の緊張を和らげ、自信を与えてくれる「発表者ツール」。
- 事前に各スライドの「ノート」に話す要点を書き込んでおく
- 「スライドショー」タブで「発表者ツールを使用する」にチェックを入れる
- モニターを接続してスライドショーを開始すれば、手元にだけ秘密のカンペが表示される
この機能を使いこなせば、話す内容に詰まることなく、スムーズで説得力のあるプレゼンテーションが実現できます。ぜひ、次の発表の機会に試してみてください。あなたのプレゼンが、きっとワンランクアップしますよ。より詳しい使い方は、Microsoftの公式サイトでも確認できます。
今日のひとこと
オンライン会議で発表者ツールを使いたい時、設定に少し戸惑うことがあります。そんな時は、画面共有の際に「デスクトップ」全体を共有するのではなく、PowerPointの「ウィンドウ」を共有することで、うまくいく場合があります。デジタルツールは日々進化しているので、色々と試してみるのが上達への近道ですね！
らくらスタイルは「日常をもっと楽に、楽しく」を目指して、ご相談内容に合わせてオーダーメイドのお手伝いをいたします。気軽にご相談ください。
次回の予告:
明日のタイトルは
「生成AI入門：【無料画像生成】ChatGPTでブログ用の画像を作ってみよう（難易度★★☆☆☆）」
です。お楽しみに！
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