毎日開くメールの受信トレイが、大量のメールマガジンや広告、重要度の低いお知らせで埋め尽くされていませんか？「後で読もう」と思っているうちに、どんどん溜まっていき、本当に大切な取引先からのメールや、緊急の連絡を見逃してしまいそうになる…。そんな経験、誰にでもあるはずです。
こんにちは！デジタル整理アドバイザーの「らくらスタイル」です。
完璧主義者だけどめんどくさがり、新しいものが大好きな私が、あなたのデジタル業務を「もっと楽に、もっと楽しく」するお手伝いをします。
これまで、スマホやPCの「通知」というデジタルノイズを整理する方法を見てきました。今回はその続きとして、情報の入り口の代表格である「メール」を整理整頓していきます。Gmailに備わっている「フィルタ」という超便利機能を使えば、まるで優秀な秘書を雇ったかのように、届いたメールを自動で仕分けてくれるようになります。この技を覚えて、探し物ゼロの快適なメール環境を手に入れましょう！
Gmailの「フィルタ」って、そもそも何？
Gmailの「フィルタ」とは、あなたが設定したルール（条件）に基づいて、受信したメールを自動的に処理してくれる機能のことです。
例えば、
「A社から届いたメールは、自動で『A社』という名前のフォルダ（ラベル）に入れる」
「件名に『請求書』と書かれたメールには、自動で★マークを付ける」
「このメールマガジンは、受信トレイには表示せず、後で読めるように別の場所に保管しておく」
といった、細やかな指示をGmailに出しておくことができます。
一度設定してしまえば、あとはGmailが24時間365日、あなたの代わりにメールを整理し続けてくれます。まさに、業務効率化の第一歩であり、究極の「楽する」仕組み作りなのです。
【実践】特定のメルマガを受信トレイから消してみよう
今回は、初心者の方が一番よく使うであろう、「もう受信トレイで見る必要はないけど、一応取っておきたいメールマガジン」を自動で整理するフィルタを作ってみましょう。
【ステップ1】仕分けしたいメールを開く
まずは、自動で振り分けたいメール（例えば、いつも届くお店のセール情報など）をどれか一つ、いつも通りに開いてください。
【ステップ2】「メールの自動振り分け設定」を開始する
メールを開いた状態で、画面右上にある**縦の三点リーダー「︙」（その他）**をクリックします。するとメニューが表示されるので、その中から「メールの自動振り分け設定」を選んでクリックします。
【ステップ3】振り分けるメールの条件を確認する
クリックすると、小さなウィンドウが表示されます。
「From」という欄に、今開いていたメールの送信元アドレスが自動で入力されているはずです。「このアドレスから来たメール」という条件が、すでに入力されている状態ですね。
今回はこのままでOKなので、ウィンドウの右下にある青い文字「フィルタを作成」をクリックします。
【ステップ4】メールに対する処理を選ぶ
ここが一番大事なポイントです。先ほど設定した条件に合うメールが届いたときに、「Gmailに何をしてほしいか」を指示します。
今回は「受信トレイには表示せず、後でまとめて読めるようにしたい」ので、以下の2つにチェックを入れましょう。
- [✓] 受信トレイをスキップ（アーカイブする）→ これにチェックを入れると、メールは受信トレイを通り越して、直接保管庫（すべてのメール）に保存されます。受信トレイがスッキリする一番重要な設定です。
- [✓] ラベルを付ける→ ただ保管するだけだと、後から探すのが大変です。そこで「ラベル」という目印を付けておきます。「ラベルを選択…」をクリックし、「新しいラベル」を選びます。→ 「新しいラベル名を入力してください」という欄に、「メールマガジン」など、分かりやすい名前を入力して「作成」をクリックします。これで、自動で「メールマガジン」というフォルダのようなものが作られ、そこに仕分けられます。
【ステップ5】フィルタの作成を完了する！
最後に、ウィンドウの右下にある青いボタン「フィルタを作成」をクリックします。
これで設定は完了です！
これからは、同じ送信元からメールが届いても、あなたの受信トレイに表示されることはありません。しかし、削除されたわけではなく、Gmailの画面左側にある「メールマガジン」というラベルをクリックすれば、いつでも後から読むことができます。
【らくらスタイル的ポイント】
フィルタ作成の最後の画面で、「一致するスレッドにもフィルタを適用する。」というチェックボックスがあります。これにチェックを入れてからフィルタを作成すると、過去に受信した同じ送信元からのメールも、すべて一括で整理してくれます。ごちゃごちゃになった受信トレイを、一気に片付けたいときに非常に便利ですよ！
まとめ
今回は、Gmailの「フィルタ」機能を使って、受信トレイを自動で整理する方法をご紹介しました。
- 大量のメールに埋もれないために、Gmailの「フィルタ」機能は必須のスキル。
- フィルタは、「もしこの条件のメールが来たら」「こう処理する」というルールをGmailに教える機能。
- 特定のメールを開いた状態から設定を始めると、初心者でも簡単に作れる。
- **「受信トレイをスキップ」と「ラベルを付ける」**の組み合わせが、メルマガ整理の基本テクニック。
このフィルタ機能を応用すれば、「取引先ごとにラベルを付ける」「重要なキーワードが含まれるメールにスターを付ける」など、自分だけの最強のメール整理術を構築できます。新潟の企業で働く方も、フリーランスの方も、このデジタル整理術で、メール処理の時間を大幅に短縮し、より重要な仕事に時間を使えるようになりましょう。
今日のひとこと
フィルタ設定も便利ですが、そもそも「不要だな」と心から思うメールマガジンは、メールの一番下にある「配信停止（Unsubscribe）」のリンクから手続きするのが根本的な解決策です。しかし、中には配信停止リンクが分かりにくかったり、手続きが面倒だったりするものもありますよね。そんな時に、このフィルタ機能が「とりあえず視界から消す」という手軽な解決策として、あなたの心の平穏を守ってくれます。
らくらスタイルは「日常をもっと楽に、楽しく」を目指して、ご相談内容に合わせてオーダーメイドのお手伝いをいたします。気軽にご相談ください。
明日のタイトルは
「データ整理法：クラウドストレージ（Googleドライブ/OneDrive）のフォルダ構成テンプレート（難易度★★☆☆☆）」
です。お楽しみに！
※内容が変更になった場合はご容赦ください。
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