こんにちは。デジタル整理アドバイザーのらくらスタイルです。
皆さんは「ピボットテーブル」という言葉を聞いて、どんな印象を持ちますか。
「名前が必殺技みたいで強そう」
「難しそうだから見なかったことにしている」
「エクセル上級者だけが使う魔法のツールでしょ？」
もしそう思っているなら、本当にもったいないです。実は私も最初はそうでした。カタカナ用語が出てくると、途端にアレルギー反応が出てしまうタイプなんです。でも、この機能を知ってからは、これ無しでは仕事ができない体になってしまいました。
新潟の冬は寒いですから、面倒な集計作業はサクッと終わらせて、温かいココアでも飲みながらゆっくりしたいですよね。
今日は、数式を一切使わずに、マウス操作だけであっという間に複雑な集計が完了してしまう「ピボットテーブル」の魅力を、初心者の方にも分かりやすくお伝えします。
これを読めば、あなたの「食わず嫌い」が「大好物」に変わるはずです。
ピボットテーブルは「大人のパズル」です
ピボットテーブルを一言で言うと、「膨大なデータを、マウスでカチャカチャ動かすだけで、好きな形に集計できる機能」です。
通常、売上表から「担当者ごとの合計」を出したいときはSUMIF関数を使ったり、「商品ごとの個数」を知りたいときはCOUNTIF関数を使ったりしますよね。でも、関数を書くのは面倒ですし、間違えるとエラーが出ます。
ピボットテーブルなら、関数は不要です。
「担当者」のブロックと「売上」のブロックを、パズルのようにはめ込むだけで、エクセルが勝手に計算してくれます。
まずは準備！「きれいなリスト」を用意する
ピボットテーブルを使う前に、一つだけ絶対条件があります。それは「集計の元となる表（リスト）が整っていること」です。
料理で言えば下ごしらえです。ここさえしっかりしていれば、あとは煮込むだけ。以下の3点を確認してください。
- 1行目に必ず「見出し（タイトル）」があること「日付」「商品名」「担当者」「金額」といった項目名が必要です。これがないと、ピボットテーブルは何をどう集計していいか分かりません。
- 空白の行や列がないこと表の途中に空っぽの行があると、そこでデータが途切れていると判断されてしまいます。
- セルの結合をしていないこと見た目を気にしてセルを結合していると、正しく集計できません。これはデータベースとしての鉄則ですね。
これらが整った「明細データ」があれば、準備完了です。
ステップ1：ピボットテーブルを挿入する
では、実際にやってみましょう。
- 用意した表の中の、どこでもいいのでセルを一つクリックします（範囲選択しなくても、エクセルが自動で表全体を認識してくれます）。
- 画面上部の「挿入」タブをクリックします。
- 一番左にある「ピボットテーブル」というボタンをクリックします。
- 小さな画面が出てきますが、そのまま「OK」を押してください。
すると、新しいシートが作成され、左側に「ピボットテーブルのレポート」、右側に「ピボットテーブルのフィールド」という作業エリアが現れます。
ステップ2：右側のエリアで「ドラッグ＆ドロップ」
ここからが楽しい時間の始まりです。右側の「フィールド」という場所に、先ほどの表の「見出し（日付、商品名など）」が並んでいるはずです。
その下には、4つの四角いエリアがあります。
- フィルター
- 列（れつ）
- 行（ぎょう）
- 値（あたい）
ここに、項目をマウスでつかんで、ポイッと放り込む（ドラッグ＆ドロップする）だけです。
実際の操作例：担当者ごとの売上合計を出したい場合
例えば、「誰がどれくらい売り上げたか知りたい」とします。
- 「担当者」という項目をつかんで、「行」のエリアに落とします。→ すると、左側の表に担当者の名前がズラッと縦に並びます。
- 「金額」という項目をつかんで、「値」のエリアに落とします。→ すると、担当者の横に、それぞれの売上合計金額が瞬時に表示されます。
たったこれだけです。関数も電卓も使っていません。これこそが、らくらスタイルが推奨する「楽をするための技術」です。
配置を変えれば、視点が変わる
ピボットテーブルの凄いところは、やり直しが何度でも一瞬でできることです。
「やっぱり、商品ごとの売上が見たいな」と思ったら、「担当者」をエリアから外して、代わりに「商品名」を「行」に入れるだけ。
「担当者ごとの、商品別の売上が見たい」と思ったら、「担当者」の下に「商品名」を入れてみてください。すると、担当者の名前の下に、その人が売った商品が内訳として表示されます。
これを「列」の方に「商品名」を持っていくと、縦軸に担当者、横軸に商品名が並ぶ「クロス集計表（マトリクス表）」があっという間に完成します。
手作業でやろうとしたら1時間はかかる作業が、ものの数秒です。空いた時間で、他の業務を進めるもよし、少し休憩するもよし。
集計方法も自由自在
「値」エリアに入れた数字は、通常は自動的に「合計」されますが、設定を変えれば「データの個数（何回売れたか）」や「平均値」「最大値」などに変更することも可能です。
「値」エリアにある項目をクリックして、「値フィールドの設定」を選ぶだけで変更できます。
テストの点数表なら「平均」を見たいですし、来店者名簿なら「個数（来店回数）」を見たいですよね。状況に合わせて使い分けてみてください。
実際に使ってみて感じること
私自身、この機能を知るまでは「自分なりに工夫して」関数を組み合わせて表を作っていました。でも、それは「自己満足の苦労」だったと気づきました。
パソコンは、人間が楽をするためにある道具です。
エクセルという優秀な助手が「計算は任せてください！」と言っているのに、わざわざ自分で電卓を叩く必要はありません。
特に、毎月の売上報告やアンケート集計など、ルーチンワークになっている業務こそ、ピボットテーブルの出番です。一度この便利さを味わうと、元のやり方には戻れません。
詳しい使い方は、Microsoftの公式サイトなどでも紹介されていますので、さらに深く知りたい方は参考にしてみてください。
ピボットテーブルを作成してワークシート データを分析する – Microsoft サポート
今日のまとめ
- ピボットテーブルは難しくない：ただの「データの並べ替えごっこ」です。
- 準備が9割：1行目に見出しがあり、空白のないきれいなリストを用意しましょう。
- ドラッグ＆ドロップだけ：「行」と「値」に項目を入れるだけで集計完了。
- 何度でもやり直せる：壊れることはないので、いろいろな配置を試してみましょう。
食わず嫌いをやめて、まずは「挿入」タブのボタンをポチッと押すところから始めてみませんか？
もし、「自分の持っているデータでピボットテーブルがうまく作れない」「元の表がぐちゃぐちゃで整理できない」という方がいらっしゃいましたら、ぜひ私たちにご相談ください。
らくらスタイルでは、あなたのデータを「使える資産」に変えるお手伝いをしています。
今日のひとこと
ピボットテーブルで作った表は、元のデータが変更されても自動では更新されません。データが変わったら、ピボットテーブルの上で右クリックして「更新」を押すのをお忘れなく。これ、意外とハマる落とし穴なんです。
らくらスタイルは「日常をもっと楽に、楽しく」を目指して、ご相談内容に合わせてお手伝いをいたします。気軽にご連絡ください。
明日のタイトルは
「ピボットテーブルとセットで使いたい「スライサー」でカチカチ分析」
です。お楽しみに！ ※内容が変更になった場合はご容赦ください。
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