パソコンのデスクトップやドキュメントフォルダが、整理されていないファイルで溢れかえっていませんか？「とりあえずデスクトップに保存」を繰り返した結果、どこに何があるのか分からなくなり、ファイルを探すだけで貴重な時間を浪費してしまう…。これは、多くの人が抱える共通の悩みです。
こんにちは！デジタル整理アドバイザーの「らくらスタイル」です。
完璧主義者だけどめんどくさがり、新しいものが大好きな私が、あなたのデジタル業務を「もっと楽に、もっと楽しく」するお手伝いをします。
今回は、そんな「ファイル迷子」から卒業するための第一歩として、GoogleドライブやOneDriveといったクラウドストレージで使える、基本的なフォルダ構成のテンプレートをご紹介します。最初にしっかりとした「骨組み」を作っておけば、あとはルールに従ってファイルを放り込むだけ。誰でも、いつでも、必要な情報にすぐにアクセスできる、快適なデジタル環境を構築できます。
なぜ、最初にフォルダ構成を決めるのが大事なの？
家を建てる時に、いきなり壁や屋根から作り始める人はいませんよね。まずは基礎を作り、柱を立てて、骨組みをしっかりと作ります。データ整理もそれと全く同じです。
- 探す時間がゼロになる: ルールが決まっていれば、どこに何があるか迷いません。「あのファイルは、確かあのフォルダに入っているはず」と、瞬時にたどり着けます。
- 保存するときに迷わない: 新しいファイルを作成したり、ダウンロードしたりしたときに、「さて、どこに保存しようか…」と悩む時間がなくなります。
- 共同作業がスムーズになる: チームでファイルを共有する場合、共通のルールがあれば、誰が見ても分かりやすく、情報の属人化を防げます。
最初に少しだけ頑張って「仕組み」を作ってしまえば、あとは驚くほど「楽」になるのです。
【テンプレート】多くの人に応用できる基本のフォルダ構成
では、具体的なフォルダ構成の例を見ていきましょう。これは、仕事でもプライベートでも応用できる、非常にシンプルなテンプレートです。まずはこれを基本形として、あなたの使い方に合わせてカスタマイズしていくのがおすすめです。
クラウドストレージの最上位に、まずは大きく分けて4つのフォルダを作成します。
1. 01_業務
2. 02_資料
3. 03_プライベート
4. 99_アーカイブ
【らくらスタイル的ポイント】
フォルダ名の先頭に「01_」のような数字を付けているのがミソです。こうすることで、パソコンはフォルダを名前順（数字順）に並べてくれるため、あなたが意図した通りの順番で、常にフォルダが表示されるようになります。見た目もスッキリし、探したいフォルダをすぐに見つけられますよ。
では、それぞれのフォルダの役割を詳しく見ていきましょう。
1. 01_業務 フォルダ
現在進行形で動いている、仕事関連のファイルはすべてここに入れます。このフォルダの中は、さらに「顧客別」や「プロジェクト別」で細かく分けていくのが基本です。
例：
01_業務
├─ A社
│ ├─ 20250806_見積書
│ └─ 20250720_打ち合わせ議事録
├─ Bプロジェクト
│ ├─ 01_企画書
│ └─ 02_設計図
└─ Cセミナー
└─ プレゼン資料.pptx
このように、取引先やプロジェクトごとにフォルダを分けることで、関連する情報がまとまり、非常に管理しやすくなります。
2. 02_資料 フォルダ
特定のプロジェクトには属さないけれど、仕事で繰り返し参照するような資料やデータを保管する場所です。いわば、あなたの「仕事用の本棚」のようなイメージです。
例：
02_資料
├─ 01_テンプレート
│ ├─ 見積書フォーマット.xlsx
│ └─ 議事録フォーマット.docx
├─ 02_マニュアル
├─ 03_参考資料
└─ 04_画像素材
よく使う書類のテンプレートや、操作マニュアル、参考にしたWeb記事のPDFなどをここに入れておくと、必要な時にすぐに取り出せて便利です。
3. 03_プライベート フォルダ
仕事とは関係のない、個人的なファイルを保管する場所です。仕事とプライベートのファイルが混ざってしまうと、管理が煩雑になるだけでなく、情報漏洩のリスクにも繋がります。公私の区別をきっちりつけるためにも、このフォルダは重要です。
例：
03_プライベート
├─ 01_写真
│ └─ 2025_沖縄旅行
├─ 02_学習
│ └─ 資格試験
└─ 03_家計簿
4. 99_アーカイブ フォルダ
「アーカイブ」とは、「記録保管庫」という意味です。完了したプロジェクトや、もう使わないけれど、記録として残しておく必要があるファイルを移動させるための場所です。
01_業務 フォルダの中が、終わった仕事のファイルで溢れかえってくると、本当に必要な情報が見つけにくくなります。プロジェクトが完了したら、そのフォルダを丸ごとこの 99_アーカイブ フォルダに移動させる、というルールを決めておきましょう。これにより、01_業務 フォルダは常に「現在進行中の案件」だけがあるスッキリした状態に保たれます。
まとめ
今回は、クラウドストレージを整理整頓するための、基本的なフォルダ構成テンプレートをご紹介しました。
- データ整理は、家を建てるのと同じ。最初に骨組み（フォルダ構成）を作ることが最も重要。
- 基本のテンプレートは**「01_業務」「02_資料」「03_プライベート」「99_アーカイブ」**の4つ。
- フォルダ名の先頭に数字を付けると、意図した順番に並んでくれるので管理が楽になる。
- 終わった仕事のファイルは「アーカイブ」フォルダに移動させ、進行中の業務フォルダは常にスッキリ保つ。
このテンプレートは、あくまで一つのたたき台です。ぜひ、今日ご紹介した考え方をベースに、あなた自身の仕事やライフスタイルに合った、最適なフォルダ構成を育てていってください。新潟の豊かな自然のように、整然と、そして美しくデータを整理することで、日々の業務効率は劇的に向上するはずです。
今日のひとこと
フォルダ構成を一度決めても、運用していくうちに「こっちの方が使いやすいかも」という改善点が見つかることがあります。そんなときは、ためらわずに構成を見直してOKです。家もリフォームするように、デジタル環境も定期的にメンテナンスし、常に「今の自分」にとって一番使いやすい状態を保つことが、継続的な業務効率化の秘訣ですよ。
らくらスタイルは「日常をもっと楽に、楽しく」を目指して、ご相談内容に合わせてオーダーメイドのお手伝いをいたします。気軽にご相談ください。
明日のタイトルは
「エクセル時短術：【データ整理の基本】Excelの「並べ替え」機能で情報を整理する方法（難易度★★☆☆☆）」
です。お楽しみに！
※内容が変更になった場合はご容赦ください。
※曜日ごとのブログテーマは下記の通りです。
月曜日：パソコン設定
火曜日：Google活用術
水曜日：データ整理法
木曜日：エクセル時短術
金曜日：パワポプレゼン作成
土曜日：生成AI入門
日曜日：スマホ連携
