「はじめまして」の挨拶、自己紹介。新しい職場やコミュニティに参加するとき、意外と頭を悩ませるものですよね。「何を書けばいいんだろう…」「失礼のないように、でも自分らしさも伝えたい…」そんな風に、パソコンの前で固まってしまった経験はありませんか？実はそれ、あなたが思っている以上に多くの人が経験している悩みであり、貴重な時間をロスしてしまっているかもしれません。
こんにちは！デジタル整理アドバイザーの「らくらスタイル」です。
完璧主義者なのに、根はめんどくさがり。新しいものが大好きな私が、どうすればもっと楽に、快適にデジタル業務をこなせるか、日々研究しています。
今回は、そんな文章作成の悩みを一瞬で解決してくれる、今話題の**生成AI「ChatGPT」**を使って、自己紹介文やビジネスメールのたたき台をサクッと作ってもらう方法を、初心者の方にも分かりやすくご紹介します。これさえ覚えれば、もう文章作成で悩む時間はなくなりますよ！
AIはあなたの「優秀な秘書」になる
「AIに文章を考えてもらうなんて、難しそう…」と感じるかもしれませんが、まったくそんなことはありません。ChatGPTは、まるで優秀な秘書のように、あなたのざっくりとしたお願いを、丁寧で分かりやすい文章に仕上げてくれます。
大切なのは、**「何をしてほしいか」「どんな情報が必要か」**を、人間にお願いするように伝えること。今回は、その具体的な手順をステップ・バイ・ステップで見ていきましょう。
【ケース1】転職先での自己紹介文を考えてもらう
まずは、新しい職場での挨拶を想定した自己紹介文をChatGPTに作成してもらいましょう。
【ステップ1】ChatGPTに役割と目的を伝える
まず、ChatGPTに「あなたは誰で、何をしてほしいのか」を伝えます。これにより、AIはより的確な文章を生成してくれます。
（入力例）
「あなたは、企業の広報担当者です。以下の情報を元に、新しい職場で使う丁寧で好印象を与える自己紹介文を作成してください。」
【ステップ2】自分の情報を箇条書きで伝える
次に、自己紹介に盛り込んでほしいあなたの情報を、箇条書きで簡潔に伝えます。AIはこの情報を元に文章を組み立てます。
（入力例）
- 名前：らくら 花子
- 配属部署：営業部
- 前職：IT企業の事務職（5年間）
- 趣味：週末のカフェ巡り、最近はデジタル整理にハマっている
- 意気込み：一日も早く戦力になれるよう頑張ります。気軽に声をかけてもらえると嬉しいです。
【ステップ3】文字数や雰囲気など、追加の要望を伝える
最後に、文章の長さや、どんな雰囲気にしてほしいかを伝えます。
（入力例）
「文字数は300字程度で、親しみやすさを感じられる文章にしてください。」
【生成される文章の例】
皆さま、はじめまして。
本日より営業部に配属となりました、らくら花子と申します。
前職では5年間、IT企業で事務職として経験を積んでまいりました。業界は異なりますが、これまでの経験を活かし、一日も早く皆さまのお力になれるよう、精一杯努力いたします。
週末はカフェでのんびり過ごすのが好きで、最近は身の回りのデジタルデータを整理することに夢中です。もしオススメのカフェや、便利なデジタル活用術がありましたら、ぜひ教えてください。
まだまだ至らない点ばかりかと思いますが、ご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願いいたします。気軽に「らくらさん」と声をかけていただけると、とても嬉しいです。
いかがでしょうか？箇条書きの情報を伝えただけで、こんなに自然で丁寧な自己紹介文が完成しました。これなら、朝の挨拶でそのまま使えそうですね。
【ケース2】取引先へのアポイント依頼メールを考えてもらう
次に、少し難易度が上がるビジネスメールの作成をお願いしてみましょう。業務効率を上げるためにも、メール作成の時間はできるだけ短縮したいものですよね。
【ステップ1】状況と目的を具体的に伝える
誰に、何を目的としたメールなのか、背景を詳しく説明します。
（入力例）
「あなたは、新潟に本社を置く株式会社らくらの営業担当者です。以下の状況で、取引先の担当者へ送る、新商品紹介のためのアポイント依頼メールを作成してください。」
【ステップ2】メールに盛り込むべき要点を伝える
メールで伝えたい内容を、箇条書きで整理してAIに渡します。
（入力例）
- 宛先：株式会社デジタル 代表取締役 整理主（せいり おさむ）様
- 差出人：株式会社らくら 営業部 らくら花子
- 用件：AIを活用した新業務効率化ツール「サクサク」のご紹介
- 目的：「サクサク」のデモンストレーションを行うため、30分ほどお時間をいただきたい
- 補足：整理様には、前任の田中が大変お世話になっておりました。
【ステップ3】希望の訪問日時を複数提示する
相手が日程を選びやすいように、候補日時をいくつか伝えます。
（入力例）
「以下の日程でご都合の良い時間帯がないか、伺ってください。
・来週の月曜日（7月28日）の午後
・来週の火曜日（7月29日）の午前中
・来週の水曜日（7月30日）の15時以降」
【生成されるメールの例】
件名：【株式会社らくら】新商品「サクサク」のご案とアポイントのお願い（らくら花子）
株式会社デジタル
代表取締役 整理 主 様
いつも大変お世話になっております。
株式会社らくらのらくら花子と申します。
前任の田中より引き継ぎ、ご連絡させていただきました。
この度は、弊社が新たに開発いたしました、AIを活用した業務効率化ツール「サクサク」について、ぜひご紹介させていただきたく、ご連絡いたしました。
「サクサク」は、貴社の現在の業務フローをAIが分析し、最適なデジタル整理術を提案することで、大幅な時間短縮と生産性向上を実現する画期的なツールです。
つきましては、一度貴社へお伺いし、30分ほどお時間を頂戴して、実際のデモンストレーションを交えながら、本ツールの魅力をお伝えできればと存じます。
大変恐縮ではございますが、以下の日程でご都合のよろしい時間帯はございますでしょうか。
・7月28日（月）午後
・7月29日（火）午前中
・7月30日（水）15:00以降
もちろん、上記以外でも整理様のご都合の良い日時がございましたら、お気軽にお申し付けください。
ご多忙中とは存じますが、ご検討いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
目次株式会社らくら 営業部 らくら 花子 （以下、署名）
どうでしょう。少し修正するだけで、すぐにでも送信できるレベルのメールが完成しました。AIを上手に使えば、文章作成にかかる時間を大幅に削減し、本来の業務にもっと集中できるようになります。
まとめ
今回は、ChatGPTを使って自己紹介文やビジネスメールを作成する方法をご紹介しました。
- ポイント1：AIに役割と目的を明確に伝える
- ポイント2：必要な情報は箇条書きで分かりやすく整理して渡す
- ポイント3：文字数やトーンなど、具体的な要望を追加で伝える
- ポイント4：生成された文章は必ず自分で確認し、必要に応じて修正する
AIはあくまで「たたき台」を作るのが得意な秘書です。最後は自分の言葉で、心を込めて仕上げることが大切です。この方法をマスターして、日々の業務効率をどんどん上げていきましょう！
今日のひとこと
最近、ChatGPTに「音声会話機能」が強化され、より人間らしい自然なトーンで会話できるようになりました。まるでSF映画のように、AIと雑談しながらアイデアを練る…なんて働き方が当たり前になる日も、そう遠くないかもしれませんね。新しい技術を楽しみながら、自分の「楽」に繋げていきましょう！
らくらスタイルは「日常をもっと楽に、楽しく」を目指して、ご相談内容に合わせてオーダーメイドのお手伝いをいたします。気軽にご相談ください。
明日のタイトルは
「スマホ連携：PCのメモがスマホで見れる！Google Keepでアイデアを同期する方法（難易度★★☆☆☆）」
です。お楽しみに！
※内容が変更になった場合はご容赦ください。
※曜日ごとのブログテーマは下記の通りです。
月曜日：パソコン設定
火曜日：Google活用術
水曜日：データ整理法
木曜日：エクセル時短術
金曜日：パワポプレゼン作成
土曜日：生成AI入門
日曜日：スマホ連携
