会議の議事録、みんなで練る企画書、報告書のドラフト…。「このファイル、メールに添付して送るので、確認お願いします！」「修正版を送ります！(ver.3)」なんてやり取り、毎日繰り返していませんか？誰かの返信を待っている間に別の人が古いファイルで作業を進めてしまったり、最終的にどのファイルが最新版なのか分からなくなったり…。
こんにちは！デジタル整理アドバイザーの「らくらスタイル」です。めんどくさがりだけど新しいものが大好きな私が、あなたのデジタル業務を「もっと楽に、もっと楽しく」するお手伝いをします。
今回は、そんなファイルが行ったり来たりする非効率な状況から抜け出すための強力なツール、「Googleドキュメント」の基本的な使い方と「共有」機能について解説します。これさえマスターすれば、チームでの共同作業が驚くほどスムーズになります。パソコン初心者の方でも大丈夫。この業務効率化のテクニックは、新潟で働くあなたも、遠くの仲間と仕事をするあなたも、きっと助けてくれますよ。
Googleドキュメントって何がすごいの？
Googleドキュメントは、一言でいえば「インターネット上で使えるWord」のようなものです。Googleアカウントさえあれば、誰でも無料で利用できます。
最大の特徴は、**「一つのファイルを、複数人で同時に編集できる」**という点です。
- メールでファイルを添付する必要がなくなります。
- 「どれが最新版だっけ？」と悩むことがなくなります。
- 誰かがどこを編集しているかがリアルタイムで見えるため、作業の重複が防げます。
これは、まさに共同作業の革命です。AIに文章のたたき台を作ってもらった後、チームでブラッシュアップする、なんて使い方もできますね。さあ、未来の働き方を体験してみましょう。
【ステップ1】Googleドキュメントを作成する
まずは、白紙の文書を一枚用意するところから始めます。
操作手順
- WebブラウザでGoogleドライブを開きます。
- 左上にある「＋新規」ボタンをクリックします。
- メニューの中から「Googleドキュメント」を選択します。
- 新しいタブで、Wordによく似た白紙の文書作成画面が開きます。
- 左上の「無題のドキュメント」と書かれている部分をクリックして、分かりやすいファイル名（例：「新商品企画会議議事録」）に変更しておきましょう。
【ステップ2】文章を作成する
使い方はWordとほとんど同じです。文字を入力し、太字にしたり、文字の大きさを変えたり、箇条書きにしたりと、直感的に操作できるはずです。まずは自由に文章を書いてみましょう。
【ステップ3】他の人と「共有」する
ここがGoogleドキュメントの真骨頂です。作成したファイルを他の人が見たり、編集したりできるように設定しましょう。
操作手順
- 画面の右上にある、青い「共有」ボタンをクリックします。
- 「ユーザーやグループを追加」の欄に、共有したい相手のメールアドレス（Gmailアドレスなど）を入力します。
- メールアドレスの右側に「編集者」と書かれたボタンが表示されます。ここが非常に重要なポイントです。このボタンをクリックして、相手に与える権限を選びます。
- 閲覧者： ファイルを見るだけ。編集は一切できません。完成した資料を「見ておいてください」と伝える時に使います。
- 閲覧者（コメント可）： 編集はできませんが、文書に対して「ここはこうした方が良いのでは？」といったコメントを残せます。文章のレビューをお願いする時に最適です。
- 編集者： あなたと同じように、文章を自由に編集できます。一緒に議事録を作成したり、企画書を練ったりする時に使います。
- 権限を選んだら、「送信」ボタンをクリックします。相手に「あなたとドキュメントを共有しました」という通知メールが届きます。
【おまけ】リンクを知っている全員と共有する方法
不特定多数の人に広く見てもらいたい場合は、「リンク共有」が便利です。
- 「共有」ボタンをクリックした後、下の方にある「一般的なアクセス」の項目を確認します。
- 「制限付き」となっている部分をクリックし、「リンクを知っている全員」に変更します。
- ここでも右側で「閲覧者」「閲覧者（コメント可）」「編集者」の権限を設定できます。
- 「リンクをコピー」ボタンを押し、そのリンクをチャットやメールで知らせれば、メールアドレスを知らない相手ともファイルを共有できます。
まとめ
もう、ファイルをメールに添付して送る日々とはお別れです。
- Googleドキュメントは、複数人で同時に編集できるWeb上のWord。
- 右上の青い「共有」ボタンが、共同作業の入り口。
- 相手に与える権限（閲覧者、コメント可、編集者）を正しく設定することが超重要！
この「共有」という概念を理解することが、デジタル時代の業務効率化、そしてスマートなデジタル整理の第一歩です。ぜひ、チームの次の議事録から試してみてください。
今日のひとこと
文書のレビューをお願いする時は、「コメント機能」が非常に便利です。文章中の気になる部分をマウスで選択すると、右側に「＋」（コメントを追加）アイコンが表示されます。これをクリックすると、元の文章を汚さずにフィードバックを書き込めます。相手に通知したい時は、コメント内で「@相手のメールアドレス」と入力すると、メンションを飛ばすこともできますよ。
らくらスタイルは「日常をもっと楽に、楽しく」を目指して、ご相談内容に合わせてオーダーメイドのお手伝いをいたします。気軽にご相談ください。
明日のタイトルは
「データ整理法：毎日の習慣に！「ダウンロード」フォルダを1日の終わりに空にするルール（難易度★★☆☆☆）」
です。お楽しみに！
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