机の上に、いつの間にか溜まっていく会議の資料、領収書、名刺…。紙の書類はかさばるし、いざという時に「あれ、どこに置いたっけ？」と探すのも一苦労ですよね。スキャナがあれば便利だけど、そのためだけに機械を買うのも…と躊躇していませんか？
こんにちは！デジタル整理アドバイザーの「らくらスタイル」です。完璧主義者なのに根はめんどくさがりな私が、あなたのデジタル業務を「もっと楽に、もっと楽しく」するお手伝いをします。
実は、あなたのその手の中にあるスマートフォンが、高性能なスキャナに早変わりするんです。今回は、特別なアプリをインストールする必要さえない、「Googleドライブ」アプリを使った書類のPDF化テクニックをご紹介します。これさえ覚えれば、紙の書類の山から解放され、ペーパーレス化、そして本格的なデジタル整理への大きな一歩を踏み出すことができますよ。新潟にお住まいの方も、そうでない方も、ぜひこの手軽さを体験してください。
なぜスマホでのPDF化が便利なの？
専用のスキャナがなくても、スマホのカメラさえあれば、
- いつでもどこでも書類をデータ化できる： 外出先で受け取った書類も、その場でスキャンして関係者に共有できます。
- コストがかからない： Googleドライブアプリは無料です。
- 画質がキレイ： ただ写真を撮るのとは違い、アプリが書類のフチを自動で認識し、文字が読みやすいように明るさやコントラストを補正してくれるため、驚くほどキレイなPDFが作成できます。
- 検索できるようになる： PDF化された書類は、後からGoogleドライブの強力な検索機能で、ファイル名はもちろん、書類の中の文字でさえ検索できるようになります。（※文字認識の精度によります）
紙の情報をデジタルの情報に変えることは、業務効率化の基本です。AIにデータを読み込ませて分析してもらう、なんて未来も、まずはこの一手間から始まります。
【ステップ1】Googleドライブアプリを開き、スキャン機能を選択
まず、お使いのスマートフォンに「Googleドライブ」アプリがインストールされているか確認してください。もしなければ、App StoreやGoogle Playから無料でインストールできます。
操作手順
- スマートフォンのホーム画面から「Googleドライブ」アプリをタップして開きます。
- 画面の右下にある、カラフルな「＋」ボタンをタップします。
- メニューが表示されるので、その中から「スキャン」をタップします。
【ステップ2】書類を撮影し、調整する
「スキャン」を選択すると、カメラが起動します。ここからの操作が、ただ写真を撮るのとは少し違います。
操作手順
- PDF化したい書類を、平らな場所に置きます。できるだけ明るい場所で撮影するのがキレイに仕上げるコツです。
- 書類全体が画面に収まるように、カメラをかざします。すると、アプリが自動で書類の四隅を認識し、青い枠で囲んでくれます。
- うまく認識されたら、シャッターボタンをタップします。
- 撮影した画像のプレビューが表示されます。もし、書類の範囲がうまく切り取れていない場合は、右下にある「切り抜き」アイコンをタップして、青い枠の丸い部分をドラッグし、範囲を微調整します。
- 複数ページの書類を1つのPDFにまとめたい場合は、左下にある「＋」アイコンをタップして、次のページを同じように撮影します。
- すべてのページの撮影が終わったら、右下にある「保存」をタップします。
【ステップ3】ファイル名と保存先を決める
最後に、作成したPDFファイルの情報を設定します。
操作手順
- 「ドキュメントのタイトル」の欄に、後から見て分かりやすいファイル名を入力します。（例：「20250727_A社議事録.pdf」）
- 「アカウント」と「フォルダ」が、保存したい場所になっているか確認します。もし違うフォルダに保存したい場合は、フォルダ名をタップして保存先を選択します。
- 右上の「保存」をタップします。
これで、あなたのスマホでスキャンした紙の書類が、PDFファイルとしてGoogleドライブに保存されました。PCからもすぐに確認できるはずです。
まとめ
もう、紙の書類を溜め込む必要はありません。
- スマホの「Googleドライブ」アプリが、高性能な無料スキャナになる。
- 「＋」ボタンから「スキャン」を選び、書類を撮影するだけ。
- 複数ページも1つのPDFにまとめられ、ファイル名も自由につけられる。
受け取った書類はその場でスキャンしてPDF化する、という習慣をつけるだけで、あなたの机の上も、頭の中も、驚くほどスッキリします。ぜひ、この「手のひらスキャナ」で、快適なペーパーレス生活を始めてみてください。
今日のひとこと
スキャンしたPDFは、Googleドライブ上で他の人と簡単に共有できます。ファイル名の横にある「…」メニューから「共有」を選び、相手のメールアドレスを入力するだけ。重たい紙の束を郵送したり、FAXを送ったりする手間とコストが一気に削減できますよ。
らくらスタイルは「日常をもっと楽に、楽しく」を目指して、ご相談内容に合わせてオーダーメイドのお手伝いをいたします。気軽にご相談ください。
明日のタイトルは
「パソコン設定：ファイル探しを高速化！エクスプローラーの「検索」機能とコツ（難易度★★☆☆☆）」
です。お楽しみに！
※内容が変更になった場合はご容赦ください。
※曜日ごとのブログテーマは下記の通りです。
月曜日：パソコン設定
火曜日：Google活用術
水曜日：データ整理法
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金曜日：パワポプレゼン作成
土曜日：生成AI入門
日曜日：スマホ連携
