「あ！間違えて上書き保存しちゃった…前の状態に戻したいのに！」「部長から『やっぱり昨日のバージョンで進めて』と言われたけど、どれが最新だっけ…？」こんな経験、ありませんか？一つのファイルを何度も修正していると、どれが最新版で、どれが一つ前のものなのか、分からなくなってしまいますよね。
こんにちは！デジタル整理アドバイザーの「らくらスタイル」です。完璧主義者だけど、根はめんどくさがり。そんな私が、あなたのデジタル業務を「もっと楽に、もっと楽しく」するお手伝いをします。
今回は、そんな「上書き保存の悲劇」を防ぎ、いつでも安心して過去のバージョンに戻せる、超入門の「バージョン管理」という考え方をご紹介します。これは、パソコン初心者でも今日から始められる、とてもシンプルなルールです。このルールを知っているだけで、あなたの業務効率は格段に上がり、無駄な手戻りやストレスから解放されますよ。新潟にお住まいの方も、そうでない方も、ぜひこのデジタル整理術を身につけてください。
なぜバージョン管理が必要なの？
ファイルを更新するたびに「上書き保存」を繰り返していると、過去のデータは完全に消えてしまいます。これでは、後から「やっぱり前のアイデアの方が良かったかも…」と思っても、もう二度と戻ることはできません。
バージョン管理とは、ファイルの更新履歴をきちんと残しておくための仕組みです。これを行うことで、
- いつでも過去の状態に戻れる安心感： 間違えても大丈夫、という安心感が生まれます。
- 変更内容の比較が容易になる： 「昨日と今日でどこが変わったのか」が一目でわかります。
- チームでの共同作業がスムーズになる： 誰がいつ、どのバージョンを編集したのかが明確になります。
AIに学習させるデータセットを管理する際など、将来的にますます重要になる考え方です。まずは簡単なルールから始めて、大切なファイルを守る習慣をつけましょう。
【ステップ1】ファイル名の最後に「日付」と「バージョン番号」を付ける
一番簡単で、今日からすぐに始められるのが、ファイル名にルールを持たせることです。具体的には、ファイル名の最後に「_YYYYMMDD」や「_v1」といった情報を付け加えるだけです。
命名ルールの例
- A社向け提案書_20250723.pptx （日付で管理する）
- Bプロジェクト計画書_v1.docx （バージョン番号で管理する）
- Cデザイン案_v1_2.jpg （メジャーバージョンとマイナーバージョンで管理する）
操作手順
- ファイルを保存する際に、「名前を付けて保存」を選びます。
- 元のファイル名（例：「A社向け提案書」）の後ろに、アンダーバー「_」と、その日の日付（例：「20250723」）やバージョン番号（例：「v1」）を付け加えます。
- ファイルを修正したら、また「名前を付けて保存」を選び、日付やバージョン番号を更新して保存します。（例：「A社向け提案書_20250724.pptx」や「A社向け提案書_v2.pptx」）
たったこれだけです。「上書き保存」ではなく、常に「名前を付けて保存」で新しいバージョンとして残していく、ということを意識するだけで、あなたのファイルは安全に履歴を積み重ねていきます。
【ステップ2】「完了」や「最新」フォルダを作って、ファイルを移動させる
ファイル名のルールに慣れてきたら、次はフォルダ分けでさらに分かりやすく管理しましょう。「作業中」のファイルと、「完成版」のファイルを置く場所を分けるのです。
フォルダ構成の例
└ A社向け提案書
├ 01_作業中
│ ├ A社向け提案書_v1.pptx
│ └ A社向け提案書_v2.pptx
└ 02_最新版
└ A社向け提案書_v3_fix.pptx
このように、「作業中」フォルダに修正途中のものをすべて保存し、最終的に完成したバージョンだけを「最新版」や「完了」といった名前のフォルダに移動させます。こうすることで、他の人がファイルを開くときに、どれが最終的な成果物なのか一目で分かり、混乱を防ぐことができます。
まとめ
複雑そうに聞こえる「バージョン管理」ですが、初心者の方がまずやるべきことはとてもシンプルです。
- 「上書き保存」は卒業！「名前を付けて保存」で履歴を残す。
- ファイル名の最後に「_日付」や「_v1」を付けるルールを作る。
- 「作業中」と「最新版」のフォルダを分けて、ファイルのステータスを明確にする。
この簡単なルールを守るだけで、ファイルの先祖返りや手戻りといった無駄な作業が劇的に減ります。後悔しないために、今日からあなたのデジタル整理術に「バージョン管理」を取り入れてみませんか？
今日のひとこと
実は、GoogleドライブやDropboxといったクラウドストレージサービスには、標準で「変更履歴」を自動的に保存してくれる機能が備わっています。ファイルを右クリックして「変更履歴」や「バージョン履歴」といったメニューを選ぶと、過去のバージョンが一覧表示され、いつでも復元できます。ファイル名のルールと組み合わせれば、まさに鬼に金棒ですね！
らくらスタイルは「日常をもっと楽に、楽しく」を目指して、ご相談内容に合わせてオーダーメイドのお手伝いをいたします。気軽にご相談ください。
明日のタイトルは
「エクセル時短術：【合計は一瞬で】SUM関数を使って数字を合計する方法（難易度★☆☆☆☆）」
です。お楽しみに！
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